淺談企業檔案管理存在的問題及對策

鄭丹

[摘 要]檔案是信息的重要載體，為了提高檔案管理水平，發揮檔案的作用，及時解決檔案管理工作中遇到的問題。本文從檔案管理中出現的問題入手，對如何做好檔案管理工作進行了詳細的探討。

[關鍵詞]企業；檔案管理；問題；對策

在服務型社會大環境下，檔案管理工作要加強對檔案的管理，全面規范管理，解決企業檔案材料缺失、整理不規范等問題。檔案是企業各項日常工作中形成的第一手資料，是企業研究改進、提高企業管理的不可多得的寶貴史料。檔案工作規范化是實現企業檔案管理的重要環節。檔案對資源開發起著重要作用，建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。強化系統思維意識，把文書處理作為標準化的入口關，建立社會化的檔案公共服務系統，正確處理檔案保密和開放之間的關系，滿足社會化利用需求等。

一、檔案管理工作中存在的問題

1、企業檔案管理人員能力的不適應

企業檔案管理人員普遍具有年齡相對偏大，學歷低：接受新技術和新知識能力較差的特點，難以適應計算機工作環境，不具備運用信息技術對檔案進行篩選、加工和開發的能力，難以為企業提供各種增值的檔案信息服務。

2、檔案管理意識淡薄

檔案管理工作機構不健全。有的企業沒有把檔案管理列入企業的重要日程，造成很多相關檔案資料歸檔不同步。檔案材料缺失、信息不準、整理不規范。檔案管理設施陳舊制約了檔案管理升級。同時檔案材料收集困難，材料形成過程中工作拖沓，檔案部門意識不強。企業管理者忽視檔案工作不能適應現在的管理需求，管理機構工作領導小組配備不完善，對檔案的利用等情況記錄不詳實，企業中的很多資料出現修復或復制。

3、檔案管理設施的缺失

企業職能部門雖然對檔案管理制訂了一系列法規政策，但是沒有完善檔案的基礎設施建設，沒有專用檔案庫房、鐵質柜，檔案裝訂不及時。各級各部門對檔案管理工作的不重視，檔案工作規范化、標準化質量的操作性不強。

4、檔案管理手段落后。

在市場化和資訊化的基礎上，缺乏完善檔案的法律管理制度，檔案征信體系和力度不明確。有的企業檔案沒有有效實現資源共享，管理工作不透明公開。同時檔案管理沒有采取分段治理的辦法，對含涉密文件的原卷，缺少嚴密密封等措施。對重點保護檔案，沒有采取科學有效的現代化信息管理技術。

二、做好企業檔案管理工作的對策

1.提高管理意識

1.1提升管理人員業務素質。舉辦檔案管理員培訓，利用先進技術設備，培養提高檔案工作者素質。檔案管理者要結合自己的崗位工作，加強檔案管理業務學習，加強計算機知識、信息技術的學習和掌握，學習資料鑒定和編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，注重信息技術的學習。抓好每年歸檔工作，各類文件、材料完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個基礎。

1.2強化服務意識。檔案管理要樹立高度的服務觀念，以主動服務作為工作的出發點，要樹立創新意識，提高服務質量。充分利用現代信息化技術提供遠程服務，實現檔案信息資源共享，不斷改變以往被動服務的局面，檔案管理工作者嚴格執行國家的保密政策，為企業提供準確、周到的服務。

2.改進和完善檔案功能

2.1.健全管理體制，健全規章制度。規章制度要建立健全管理機構和網絡，層層配備人員以保證檔案管理工作順利開展，充分發揮制度的指導和規范作用。檔案管理人員必須有較強的責任心，每月核對查檔次數，并做好有關的保密制度，檔案工作人員不得向無關人員泄露檔案內容，違反者應視情節輕重予紀律處分。檔案規章要采取征編結合的方法，提高查找利用檔案的效率。檔案已破損和字跡褪色的檔案及時修復或復制。

2.2采用信息化管理手段。掌握現代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理信息化是信息社會對檔案工作的新要求。信息化管理對檔案工作提出了新的要求，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。檔案管理工作者要邊學習邊操作，注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，運用當代科技新成果和管理新手段，學會利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。按文件形成的先后順序排列打印，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

2.3加強檔案的服務信息建設。需要把同類文件材料歸檔在一個卷內，不斷探索檔案數字化管理，建好檔案信息管理系統，一些有保存價值的檔案必須通過讓它發揮經濟效益。檔案收集可以進一步了解企業對檔案利用的需求，注重使用者對利用效果的反饋，并把相關的信息進行綜合性的分析。

2.4確保檔案管理質量的提高。質量是決定檔案規范化、標準化問題的關鍵，檔案擬制格式要規范，行文不要使用不規范日期等。檔案字跡要鮮明、清晰，要求排版形式為橫寫橫排，公文幅面尺寸規格要統一，文件制法要左側裝訂，達到標準化和規范化管理。使用文種不要濫用不規范的字，完善檔案材料收集工作的協調機制，檔案要確保內容真實可靠，對檔案管理工作者要強化系統意識。

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