充分發揮檔案作用 服務學校各項工作

張洪達

[摘 要]本著“以貢獻求支持，以服務求發展”的思想，緊緊圍繞學校中心工作，不斷更新檔案工作發展理念，創新檔案工作機制，強化業務基礎，優化利用服務，深化學校檔案功能開發，在服務學校改革與發展大局的同時，取得了檔案工作的新進展。

[關鍵詞]學校檔案作用；服務學校；各項工作

學校檔案是在學校的各項管理活動中形成的，真實記錄了學校的教學、科研、改革等工作的歷史和現狀，是學校師生員工勞動智慧和經驗的結晶，是知識信息儲備的一種形式。因此，學校檔案在學校開展教學、科研和各項管理工作中有重要的利用價值，也是學校發展的合力之一。

一、轉變觀念，狠抓基礎建設

我們堅決克服孤軍奮戰、孤陋寡聞和孤芳自賞“三孤”的檔案工作陳舊觀念，樹立起大檔案意識，狠抓檔案工作的基本建設，逐步實現制度化、規范化、科學化，努力使檔案工作達到上級要求標準。為此，我們做了以下三件事：一是深入學習。我們反復學習了《檔案法》和有關檔案工作的方針政策，明確了檔案工作不僅要服務于各項中心工作，還要服務于基層日常工作，要克服保守思想，不等不靠，增強責任感，積極搜集活的信息，不斷擴大服務領域；要解放思想，大膽創新，推動檔案工作上水平。檔案工作人員要不斷提高業務素質，積極參加業務培訓，與外校開展多種形式的交流，爭取上級領導對工作的指導。我們還定期召開如何做好檔案工作的研討會，開拓檔案工作的新局面。二是發動群眾把檔案工作落實到處室。檔案工作既服務于基層，又要依靠基層，群策群力，工作才會有聲有色，因此我們發動各處室及時通報信息，搜集整理相關資料；平時注意各處室之間的信息溝通，發現問題及時調整；我們還和各處室共同匯編了多種專題文件目錄，便于工作中及時查找利用。我校規定每年6月底之前各處室將有關材料歸檔交卷，歸檔率達到了100%，真正做到了平時立卷，不搞突擊。更可喜的是各處室整理的資料，利用率也相當高，解決了不少新問題。三是保持整理檔案的高質量。我們力求做到材料數據準確，事實清楚，卷面整齊、美觀、結實，不掉頁、不倒頁，不壓文件和材料字跡，不損壞文件和材料，不妨礙閱讀，卷面目錄規范，一目了然。

二、規范管理，開創新的局面

我們在校領導大力支持下，正式建立了檔案室，并逐步實現了規范化，檔案工作不斷改進管理方法，管理水平迅速提升。目前我校檔案室設有黨群類、教學類、會計類、設備類、實物類、照片類、聲像類、教師業務類、基建類等九大門類。已經編寫出檔案分類方案、編號方案、立卷類目、立卷說明及多種專題文件目錄和人名卡片等檢索工具，制定了各項規章制度，如：檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案統計制度、檔案工作管理網絡等。長期以來我們堅持“有工作必有檔案”的原則，重要工作都記錄在案，有據可查，為學校各項工作決策提供了具體詳細的檔案材料。

三、利用學校檔案信息，促進教育教學工作

（一）學校檔案有利于指導學校培養人才，促進學校可持續發展

檔案的本質是知識和信息的載體，而如何正確地運用這些信息，來幫助開辟教育成功之路，這是學校檔案工作的重要功能之一。學校檔案中保存有歷屆畢業生的分布情況、用人單位的情況反饋及優秀畢業生的典型材料等，利用這些資料信息，可了解畢業生和用人單位對學校的培養要求，有利于學校不斷修改制定新的教學計劃、教學大綱，正確及時地調整專業設置，以更有效地培養社會所需人才，使學生更容易就業，并會極大調動學生學習的積極性、主動性，促進全面發展。

（二）學校檔案可以為改進教學方法、進行教學改革提供依據

學校的教學檔案真實地記錄了學校教學工作的內容、方法、途徑和效果，反映了教育工作的全過程，是衡量一所學校工作水平和質量的標志。而學校改進教學方法、探索教學改革的新路子時，需要利用大量的資料，不斷總結經驗，研究解決新問題，這就需要借鑒和參考以往工作中形成的材料。因此，學校可充分發揮教學檔案獨特的作用，利用齊全完整的教學檔案，為指導正常教學、提高管理水平、促進教學方法的交流，提供真實可靠的依據。

（三）學校檔案工作有助于開發人力資源，調動教職工的工作積極性

作為人才信息縮影的人事檔案，在開發人才資源、調動教職工工作積極性方面起著重要作用。其一，學校可以根據提供的人事檔案信息，使各種人才揚其長、避其短、司其職、用其智，最大限度地發揮人才效益，避免人才積壓和學非所用現象的產生；第二，可以使部門之間、系統之間、單位之間的人才得到合理流動，促進教職工隊伍的優化配置，促進教育教學工作的開展；第三，學校干部人事檔案在為落實干部政策、調整工資級別、評聘專業技術職稱、評先選優、晉級晉職、解決生活待遇等問題時，可提供重要憑證，以便做到公平公正。

四、提升品位，打造優良環境

檔案工作者要提高人文品味，樹立優質服務觀念，要做到對所需資料“查找迅速，信手拈來”。因為領導和教職工到檔案室查詢資料都是急需，不允許有時間上的拖延。還要做到“百找不厭，百問不煩”。這就要求檔案工作者對舊檔要十分熟悉，業務要過硬，態度要熱情耐心，要做到群眾的急需就是我的急需，認真做好服務工作。另外、要給查檔者打造一個優雅舒適的環境也十分必要。我校檔案室面積雖小，但我們進行了精心設計，檔案柜擺放整齊，桌椅煥然一新，環境布置大方清爽，營造了一個良好的氛圍。有不少老師說：“到檔案室感到心情舒暢愉快，檔案室為學校和諧的主旋律增添了動人的音符。”

五、結論

通過上述分析，充分證明檔案工作是不可或缺的工作，它的使用價值越來越廣泛。隨著學校管理的規范化、現代化，檔案工作也急需加強，要不斷拓展服務范圍，探索新的工作領域，將工作做深、做細、做實。

參考文獻：

[1]賈京蘭.檔案在學校德育工作中的作用[J].浙江檔案，2009（03）.

[2]許慧珍.基于集成的高等學校檔案信息管理與服務研究[D].浙江大學，2005年.