企業檔案管理系統的設計與實現

張麗娟

[摘 要]伴隨著信息技術的盛行，信息技術的快速發展給人們帶來了方便和快捷，企業檔案的管理也不再是枯燥無味，信息化的社會為企業檔案的管理帶來了新的模式，所以根據新時代管理的形勢和發展進行了深刻地研究和探討。企業員工檔案管理是人員管理重要的內容，解決現代企業檔案管理的問題必須要設計一個好的企業檔案管理系統，能更好的解決系統實現過程中數據庫的操作和網絡連接技術的運用。

[關鍵詞]檔案管理；技術開發；機制

本文根據如何對企業檔案管理系統進行設計做了深刻地研究，并提出了具體的方案來實現管理信息化的運行，因此能開拓企業檔案管理的各種優點。檔案管理是企業經營不可缺少的一部分，它對管理和決策有重要的作用，電子檔案系統的運用可以減少傳統紙質檔案在管理上存在的問題，同時也增加了安全的保障，不會因為損壞而失去資料，工作人員查找時也更加方便快捷，因此企業檔案管理系統的設計與實現成了企業工作的重中之重。

1.企業檔案管理的意義

當我們采用新型的計算機技術以后，企業檔案的處理速度大幅度地提高，對于查閱和辨認有重要的意義。計算機管理系統信息容量比較大，對于資料的保存延長資料的使用壽命有相當有效的作用。

實現企業檔案管理的信息化減少了大量的人力，物力，財力，維護了日常的管理工作，大大地節約成本，為國家財政減少了很大的開支，因此檔案管理由傳統的形式轉變成創新型管理方式對企業的發展有重要的意義。

2.檔案管理系統的設計

2.1資料的收集與保存

檔案是企業的信息資源是企業生產，發展，經營時應該真實記錄的資料，全面的收集資料對企業的管理起了重大的作用。檔案收集是全部檔案工作中重要的環節，提高檔案的使用率就要提高企業檔案管理系統的安全性，只有通過行之有效的檔案收集工作，建立完備的檔案管理收集保存的機制才能更好的發揮檔案管理的作用，才更好地體現檔案室的工作程度和質量，才能形成統一的檔案信息保管基地，這樣才可以有效地開展收拾、鑒定、保管、編研等工作，檔案工作才能存在并得到發展。

2.2檔案的查詢

目前在信息化的時代信息是最重要的資源，網上檔案管理平臺較多用于登記、編撰檔案文件目錄等事務，網上查詢、借閱等功能應用率不高，削弱了檔案信息化建設與管理的效能。伴隨著信息化的深入，企業在發展中對數字化越來越重視，檔案管理的核心內容應該是檔案信息資源的建設，傳統的檔案管理已經不能滿足企業檔案保管的需要，在查詢時管理員只要通過計算機操作便可以找到相應的結果，從繁雜的檔案整理工作中解脫出來，提高檔案管理工作效率。所以信息化的時代檔案系統設計必須以查詢檔案方便快捷為主旋律，最近幾年檔案管理的信息化不斷發展，越來越多的企業建立了局域網，以前查找檔案、檢索檔案費時費力的狀況已經明顯改善。檔案信息化管理不僅可以保存各類資料，而且數據一次錄入計算機儲存、備份，可方便以后利用查找。電子文件更容易管理不用擔心文件的丟失，提高了檔案管理的安全性和效率。

2.3功能的設計

企業檔案管理系統的開發是符合時代特征的，它的總體任務是實現企業員工檔案管理的系統化和自動化，檔案管理為企業單位提供人員信息管理，考勤管理，檔案存取，員工考核，依據檔案出具各類證明材料等服務。檔案管理系統還可以錄入和維護企業員工人事資料，例如個人基本信息，家庭成員情況，工作經歷，獎懲情況，職稱評定情況，培訓情況等等。

此外它還可以對部門進行管理，主要記錄的信息有部門名稱，部門負責人以及部門聯系電話等，用于建立公司部門結構信息，還可以增加部門，修改部門，刪除選擇部門。

3.企業檔案管理系統的實現

3.1.檔案管理系統的重要性

為加強檔案管理的進程，首先要強化檔案管理的隊伍，更全面的提供檔案信息化服務，檔案管理的信息化是為工作量大而且種類多的工程服務的，它要求檔案管理工人員必須要具備扎實的理論知識，不斷擴展其自身知識領域，對信息的意識提高，掌握基本的知識，與此同時還要增加業務的水平和計算機的操作技能，只有這樣才能更好的完成檔案管理的重任，滿足新時代對人類信息化技術使用的要求。為了對信息化知識深刻的理解，管理人員還應該積極參加有關方面的講座，實踐是檢驗真正知識的標準，提高對信息的管理能力才能更好的解決所遇到的問題。

由于檔案與人們的生活密切相關，它包括了個人信息等資料，所以管理時要認真核對信息，保證數據的真實性和詳細性，這對推動信息化工作的發展是有優勢的，各地信息的共享和網絡的融合也會加強信息化管理的進程。所以我們要充分認識檔案管理現代化的重要性，緊迫性。

3.2檔案管理的創新

現代企業制度的基本特征是產權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業的檔案管理工作要適應現代企業的制度，所以必須對企業檔案工作進行創新的設計。大量的檔案基礎工作包括繁雜的整理、編目、統計、檢索、信息加工等但是如果僅僅用手工完成是非常困難的，因此要對企業檔案管理進行創新，才能適應當今社會的發展進程。各個部門要協調合作，因此必須創建檔案信息化管理工作運維機制和制度，做到有章可循。

在檔案管理時我們要加強自身素質，檔案信息化管理與應用，不僅要求管理人員要有敬業精神、高度的工作責任感和求真務實的工作態度，吃苦耐勞的精神，還要有檔案信息化管理和計算機操作的技能。

4.結束語

加強檔案管理系統的設計與實現是企業發展所需要的，提高檔案人員的工作積極性，推動檔案工作的進程都是必不可少的。因此我們要樹立先進的管理思想，關注檔案管理工作時所面臨的新形勢和新變化，跟緊時代的步伐加快改革和建設。積極尋找有效的管理手段來提高和完善管理的工作效率，用正確的管理理念培養高素質的人員充分發揮工作人員的工作潛能和積極性。

參考文獻：

[1]徐擁軍，從檔案收集到知識積累[M].工業出版社，2008

[2]張寅瑋，甘肅省電子檔案管理研究[D].蘭州大學，2011