檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量控制

王麗曼

[摘 要]檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源建設(shè)的主流組織形式，通過構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)體系及主要基于該體系構(gòu)建的質(zhì)量控制體系，為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)提供具有實(shí)踐意義的指導(dǎo)。

[關(guān)鍵詞]檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；結(jié)構(gòu)；質(zhì)量

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源的高級(jí)組織形式，是適應(yīng)當(dāng)今信息化技術(shù)和管理需求的最佳形式，作為檔案信息資源一個(gè)組成部分。它起著舉足輕重的作用。因此，影響檔案數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的因素也必將從整體上制約著檔案信息資源的質(zhì)量。只有將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量控制好，才能構(gòu)建高質(zhì)量的檔案信息資源，從而加快檔案信息化的進(jìn)程。

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，意味著在信息社會(huì)中檔案管理工作開始涉及各類相關(guān)的技術(shù)問題，檔案工作開始大規(guī)模引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，其間涉及數(shù)字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲(chǔ)、保管、保護(hù)，檢索、傳遞、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀等全過程。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)將對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作產(chǎn)生各種影響，使之在一定程度上發(fā)生某些變化。

怎樣建設(shè)系統(tǒng)性能高、效益好的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的關(guān)鍵，也是保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的重點(diǎn)。筆者主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討：

1、定位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)籌規(guī)劃

建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。首先要明確建設(shè)什么樣的數(shù)據(jù)庫(kù)。明確建庫(kù)的目的和要求。從總體上對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定位，這樣才能有的放矢，從而進(jìn)行具體的、細(xì)節(jié)的規(guī)劃。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的定位也就直接影響了數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的規(guī)模、成本、性能和效益等。所以首先要抓住這個(gè)基本出發(fā)點(diǎn)。其次，應(yīng)當(dāng)采用標(biāo)準(zhǔn)體系來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的綜合質(zhì)量控制。目前我國(guó)國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中尚無(wú)直接針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，而是間接分散在指導(dǎo)類和操作類標(biāo)準(zhǔn)中。有的地方檔案部門自主開發(fā)了各自的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，但標(biāo)準(zhǔn)之間的差異很大，有成為信息孤島的可能。因此，必須就檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過程中所涉及到的各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)管理，構(gòu)建科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)體系。

2、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的選擇

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)采用何種系統(tǒng)組織數(shù)據(jù)直接關(guān)系到檔案信息資源能否被方便的開發(fā)和利用，能否滿足檔案利用者的需求，必須根據(jù)檔案部門的經(jīng)濟(jì)狀況和檔案數(shù)量，合理選擇檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不能盲目追求高標(biāo)準(zhǔn)、高要求。當(dāng)前具有代表性的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)主要有兩種：一是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)；二是Lotus Notes數(shù)據(jù)庫(kù)。Notes數(shù)據(jù)庫(kù)作為面向文檔的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于用戶在網(wǎng)絡(luò)上處理各種不同的文檔信息來(lái)說(shuō)非常方便和快捷，但在開發(fā)檔案管理系統(tǒng)方面不足，容易形成一些信息孤島。目前大多數(shù)檔案部門還是利用關(guān)系型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)組織檔案信息資源，當(dāng)前，應(yīng)用比較廣泛的大中型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)有SQLServer和Oracle，這兩種數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)都具有很好的安全機(jī)制，其中前者是基于Win-dows開發(fā)平臺(tái)上最標(biāo)準(zhǔn)、最普遍的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。開發(fā)人員可以按照用戶的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)選擇數(shù)據(jù)庫(kù)。具體考慮數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的自動(dòng)更新、查詢、統(tǒng)計(jì)功能，構(gòu)建與各部門相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

3、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)選定之后，接下來(lái)的關(guān)鍵步驟就要設(shè)計(jì)合理的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，它對(duì)系統(tǒng)性能的好壞起著決定性的作用。在設(shè)計(jì)的過程中要充分考慮其可行性和實(shí)用性，除了要采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理手段外，更重要的是要立足檔案信息資源的特點(diǎn)，不能片面追求數(shù)據(jù)庫(kù)的功能而忽視檔案的特性。眾所周知，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的響應(yīng)時(shí)間隨著庫(kù)內(nèi)記錄條數(shù)和字段數(shù)量的增加而降低，而記錄的數(shù)量多少與檔案分類標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)。分類中的檔案數(shù)量越少，系統(tǒng)響應(yīng)越快，詳細(xì)劃分檔案的類別可以減少每一類檔案的數(shù)量，但分得太細(xì)又會(huì)給用戶的查找?guī)?lái)困難，大多數(shù)用戶對(duì)檔案的分類還不是很了解。同樣，字段長(zhǎng)度太短，檔案利用比較困難，因此在設(shè)置前需要仔細(xì)分析每個(gè)字段的長(zhǎng)度，力求簡(jiǎn)單實(shí)用。綜合考慮檔案用戶的實(shí)際需求和系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性，找出兩者最佳的結(jié)合點(diǎn)。

4、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全問題

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，也為其帶來(lái)了傳統(tǒng)檔案信息資源管理時(shí)沒有的安全性問題。檔案信息易于修改而不易被發(fā)現(xiàn)，且容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客和計(jì)算機(jī)病毒的入侵，安全如果不能保證，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量也就無(wú)法保證。近年來(lái)信息系統(tǒng)的安全技術(shù)日臻成熟，檔案信息資源也屬于信息資源的范疇，因此，可以相互借鑒，如數(shù)字加密、身份認(rèn)證、數(shù)字簽名、PKI認(rèn)證技術(shù)等。但無(wú)論綜合運(yùn)用多少種信息安全技術(shù)，信息安全隱患依然存在，所以，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過程中和動(dòng)態(tài)的管理過程中都要進(jìn)行安全防范。

5、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量控制

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量問題是目前檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中亟待重視和解決的關(guān)鍵問題。由于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合，本身就是一個(gè)由多種對(duì)象組成的復(fù)雜體，其質(zhì)量問題具有多種來(lái)源和表現(xiàn)形式。從數(shù)據(jù)庫(kù)角度看，一方面應(yīng)采用軟件產(chǎn)品質(zhì)量控制的方法對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行質(zhì)量控制，另一方面需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建依賴的標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行分析把握。

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量評(píng)價(jià)是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量及其運(yùn)行效率和價(jià)值進(jìn)行科學(xué)測(cè)定，它本身也是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)生命周期的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，使得數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)形成螺旋型上升的回路結(jié)構(gòu)，是形成有效的檔案信息系統(tǒng)的必需的工作環(huán)節(jié)。

總之，數(shù)據(jù)庫(kù)是信息資源存儲(chǔ)和開發(fā)利用的基礎(chǔ)，是信息資源共享的先決條件，是信息系統(tǒng)的核心。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。是實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的根本保障。因此把數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為當(dāng)前檔案信息發(fā)布的核心工作，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)越有成效，檔案信息管理與服務(wù)也就越有保證。只有切實(shí)控制好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，才能更好的開發(fā)和利用檔案信息資源，加快檔案的信息化進(jìn)程。