利用現代信息技術加強檔案信息化建設

呂曉燕

[摘 要]隨著信息技術的迅猛發展，企業檔案信息化建設的大趨勢已越來越明顯，本文就目前企業檔案信息化建設的現狀作簡要分析，提出了加強現代信息技術對檔案信息化建設的主要途徑。

[關鍵詞]信息技術；檔案建設；信息化

企業檔案信息化涉及的方面較多，整個改進過程較為復雜，需要很多方面相互協調，然而，隨著信息技術越來越廣泛的應用，企業檔案的信息化建設事業是勢在必行的，探討信息檔案建設的現狀及改進途徑對企業有及其重要的意義。

1.企業檔案信息化建設的現狀

企業檔案信息化建設是需要運用多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，而不是單一的工程項目，它是企業檔案管理不斷創新的過程。而企業檔案將豐富的信息固化在紙質載體上，限制了企業檔案信息的疏通和傳遞，很不利于檔案功能的發揮，而今檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化，使得企業檔案信息的服務質量水平未得到進一步提升和創新。企業檔案管理現代化與信息化，已經成為現代企業管理的大趨勢，它既是企業管理適應現代企業發展的必然選擇和客觀要求，又是提高企業檔案信息服務水平的必由之路。

2.企業檔案信息化建設

2.1明確的組織制度的保證

實施企業檔案信息化管理需要有明確的組織制度的保證以及其他各方面的配合。其中，領導重視和組織落實是關鍵，標準檔案和制度規范是首要任務，是實施企業檔案信息化建設的根本保證，真正把企業檔案信息化建設作為企業信息管理的財富加以開發利用，加大經費的投入，是加快和推進企業檔案信息化建設的前提。

2.2完善的企業信息檔案系統的建立

企業檔案信息化管理，實際上是將計算機網絡技術運用到企業檔案信息中，通過計算機網絡的建立與運行，突破企業檔案信息資源所有者的局限，建立一個既方便又能控制利用的檔案信息網上查詢系統。企業內部局域網進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護可使本單位內部任何一臺聯機電腦可以根據需要隨時在本機上自動查詢已經錄入并保存在服務器上的檔案信息，并通過局域網進入國際互聯網，形成更大范圍的信息收集和利用。科學的檔案信息化整體規劃要能夠服務于檔案信息單位的發展。應根據檔案單位自身的特點和發展前景進行細致的調查和科學的論證，制定出—套與單位相符合的、切實可行的信息化建設的近期規劃和長遠規劃，明確業務目標和管理流程，打破傳統檔案模式的孤立和分散的建設方式，加快檔案信息建設的速度。

2.3企業軟、硬件設施建設

檔案信息化管理主要體現在電子文件管理系統和數字檔案館的建設與運行。根據功能需要，企業必須建設起大容量的信息資源數據庫、大規模開發用戶的訪問服務管理系統，配置大型高速交換機、路由器、光端設備、并行處理的高性能服務器、便于擴充的規模型集群系統、智能城域網系統、操作系統、高可靠性的信息安全系統和存儲系統、數據庫管理系統和其他相關系統等。另外，企業的系統軟件建設也是不容忽視的，系統軟件是由計算機設計者提供的一類程序，這類程序的著眼點是利用計算機本身的邏輯功能，達到管理計算機系統的各種資源，充分發揮計算機效率，便于用戶使用和管理的目的。應用軟件是用戶利用計算機及其所提供的各種軟件編制的、用來解決某些具體應用問題的程序。如：檔案信息管理軟件、電子文件管理系統軟件、人事管理軟件、財會管理軟件等。

2.4企業檔案信息資源建設

企業應把歷史記錄進行數字化，有效地接收和整合新的信息資源，實現統一管理，做到統一規劃、統一控制，挖掘顯性和隱性知識，完成靜態檔案向動態信息的轉變；搭建統一的軟件平臺，做到統一配置、統一分類、統一流向，保證有價值的信息資源永久珍存，提高企業生產、經營、基建、科研、管理工作的效率和質量，為檔案信息化的實際開展做出科學的定位和選擇。

2.5充分利用現有檔案信息化甚礎

檔案信息化工作并不是一項全新的工作，這項工作的開展不是推倒所有的一切重新開始，而是在原有基礎之上進行的一項創新工作。除了利用電子政務建設的成果之外，檔案信息化還應充分利用原有的信息化基礎。要充分利用檔案計算機管理系統中已有的成果，避免重復性工作，減少不必要的浪費，要預先分析已有的檔案信息化成果，在充分利用已有成果的基礎上規劃和開展檔案信息化建設。

2.6解決數字檔案對設備的依賴

企業常常會面對電子文件和電子檔案管理方面存在的漏失問題，高標準磁介質檔案存儲設備的配置可有效的解決這些問題。電子文件和檔案一體化管理是數字化檔案歸檔的根本方式，主要通過計算機網絡管理來完成，應在完成邏輯歸檔后，把需要歸檔的電子文件集中下載到檔案館脫機保存的存儲介質上，完成物理歸檔，以保證數字化文件的內容、背景、原數據等信息的完整性，使其不至于時過境遷后將文件形成的背景、運行環境等信息丟失或破壞掉。

2.7培養檔案管理人才

檔案管理需要提高檔案管理隊伍的素質，以適應信息化進程的發展。檔案管理人員要對信息化有充分的了解，具有信息化的意識，這種意識的形成會成為推動信息化建設進程的推動力，檔案工作人員要深刻認識檔案信息化建設的重要性，具有強烈的使命感和責任心，認真做好信息化過程中的各項工作。企業可通過項目組的方式推進館內信息化建設，促進工作人員在提高信息化工作能力和水平的同時，進一步加強對檔案業務知識的學習和工作能力的提高，從而保證檔案信息化應用項目建設的質量，爭取檔案信息化工作有新的進展。

3.結語

企業檔案的信息化是信息技術高速發展條件下企業發展的必經之路，人們對信息的需求的高要求必定促使企業檔案管理工作者重新思考新的檔案管理方式放法。檔案資源的信息化、數字化已成為檔案管理的必然趨勢。相關企業應重視這種改進和應用，促進整個企業的良好發展。

參考文獻：

[1]趙國俊，電子政務教程，中國人民大學出版社，2004

[2]劉淑杰，淺談檔案信息化建設及檔案管理，管理觀察，2012