淺析檔案信息化建設與管理

李明宇

[摘 要]經(jīng)濟的發(fā)展有效的帶動了信息技術(shù)的發(fā)展速度，當前信息技術(shù)在各個領域內(nèi)得到廣泛的應用，為各行業(yè)在發(fā)展中帶來了技術(shù)性的革命，對各行業(yè)水平的提高和快速發(fā)展起到了重要的推動作用。信息技術(shù)在檔案行業(yè)中的應用，顛覆了傳統(tǒng)檔案的記錄方式和管理理念，給檔案行業(yè)帶來了天翻地覆的改變。文中分析了檔案信息化建設存在的問題，并進一步對加強檔案信息化建設的具體措施進行了闡述。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化；建設；管理

前言

信息技術(shù)的快速發(fā)展，使檔案行業(yè)開始邁入信息化建設，利用先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和電子信息技術(shù)對檔案信息資源進行有效的管理，并加以開發(fā)和利用，檔案信息化建設使檔案由傳統(tǒng)的以保管檔案實體為主開始向提供社會服務方向轉(zhuǎn)變，對檔案信息資源在社會上的價值得以最大的體現(xiàn)，使其利用者在對檔案利用時更方便、快捷。

1檔案信息化建設存在的問題

1.1數(shù)據(jù)來源的多樣性導致異構(gòu)性的出現(xiàn)

檔案館的檔案多數(shù)為不同的單位和部門所移交過來的，由于各個單位之間的數(shù)據(jù)庫往往是異構(gòu)的，這些電子檔案的數(shù)據(jù)來源不同，各有各的屬性，內(nèi)部結(jié)構(gòu)和處理方式都存在著較大的異構(gòu)性，所這些檔案作為入館資源時則是十分復雜的。

1.2篩選的難度較大

在一個檔案主題中，會有不同相關(guān)部門和單位的資料，這些資料一起移交到檔案館時肯定存在著很大程度上的重復性，在這種時候，檔案館擁有這些資料，如何在這巨量的信息面前篩選出有價值的信息，從而對信息資源進行合理有效的加工和利用，并實現(xiàn)全社會的共享，一直是很難以解決的重要問題。

1.3管理體制落后

在我國的檔案信息化建設進程中，往往更多的是對信息化、電子的關(guān)注，更對檔案管理的重視度卻不夠，其實檔案信息化建設的核心應該是對檔案管理流程的精簡、優(yōu)化和重組。但在我國現(xiàn)在的檔案信息化建設中，卻仍在沿用傳統(tǒng)的管理體制，使檔案的信息化建設與檔案管理明顯脫離，與為公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務具有很大的差距。檔案管理的滯后性很大程度上制約了檔案的信息化建設進程。

2加強檔案管理信息化建設的措施

2.1建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)

在系統(tǒng)內(nèi)建設數(shù)字化綜合應用平臺。建立健全內(nèi)部服務網(wǎng)和公眾服務網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設，根據(jù)系統(tǒng)建設需求，采購必要的硬件設備，為系統(tǒng)提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.2加強電子文件的管理

在我國的檔案中，通常是以不同的載體進行存儲的，如紙、圖片、聲音、圖像、視頻等，檔案信息化建設中需要對這些載體的檔案統(tǒng)一進行數(shù)字化的處理和轉(zhuǎn)換工作，同時還要保證所形成的電子檔案具有真實、有效和完整性，還要做好相關(guān)的管理工作。

隨著檔案信息化建設的進行，許多重要的文件都要求輸入到計算機信息管理網(wǎng)中，這樣在這些重要文件上網(wǎng)前，則需要按統(tǒng)一的要求進行文件格式上的轉(zhuǎn)換，從而保證數(shù)據(jù)具有一定的可靠性和通用性。同時對于那些沒有傳入到計算機信息管理網(wǎng)中的，具有保存價值的電子文檔，則需要其形成部門進行編目的整理，并通過網(wǎng)絡技術(shù)向檔案部門進行傳輸。

2.3采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法

電子檔案需要經(jīng)歷形成、歸檔和信息管理等三個過程，形成部門完成了對電子文件的收集工作，所以其對電子文件的形成規(guī)律和歷史聯(lián)系都較為了解，所以其可以做為電子文件歸檔案時的主要責任者。檔案部門熟悉歸檔文件的原則和方法，可以從全局出發(fā)，做好把關(guān)和統(tǒng)籌安排工作。信息管理部門承擔著更重要的任務，其不僅僅是電子檔案的形成單位，同時還是設計和維護信息管理網(wǎng)絡的技術(shù)部門，在電子文件的歸檔案過程中具有極其重要的位置。這三個部門對在電子文件歸檔過程中相互滲透，各自發(fā)揮著自己的優(yōu)勢，同時又集中成一體，從而完成電子文檔歸檔的全過程，并保證電子文檔的質(zhì)量的可靠性。

2.4做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作。

作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，需要及時的對現(xiàn)行文件的各項工作進行有效的指導，通過有效的技術(shù)手段，把歸檔的電子文件設置為只讀文件，這樣就能有效的保護電子文件的原始信息，從而掌握原始文件的結(jié)構(gòu)和重新組合過程中的緣由，從而保證電子文件的可靠性和原始性，這樣電子文件可以與紙質(zhì)文件一樣具有原始不可復制性，保證了信息的真實性和準確性。

2.5穩(wěn)定檔案隊伍，提高業(yè)務素質(zhì).

目前我國檔案人員中缺乏綜合性的復合型人才，所以需要對檔案從業(yè)人員進行相應的培訓，從而提高其隊伍的整體水平，加強對不同崗位人員知識更新的學習，使其更好的應用新技術(shù)和新知識，同時在檔案行業(yè)中建立有效的競爭機制，充分調(diào)動員工的積極性和主動性，使其為檔案使用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

2.6提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享.

檔案工作要圍繞部門的工作重點、關(guān)注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡化、數(shù)據(jù)化的時代。檔案系統(tǒng)如何認識“網(wǎng)絡化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實現(xiàn)信息共享、共建的目的。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。

3、結(jié)束語

隨著檔案信息化建設的快速發(fā)展，在社會各行各業(yè)及公眾對檔案信息資源的需求不斷的增加，隨之又產(chǎn)生了大量的臨時性的需求，這就對檔案部門的工作帶來了較大的壓力，往往使檔案部門頻于應付這些需求而沒時間顧到其他的事情，所以在信息化建設日益深化的情況下，自動式服務將是有效緩解檔案部門壓力的有效手段，同時也是未來檔案管理服務于社會的主流趨勢。

參考文獻：

[1]王建宇.淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題.蘭臺世界.011.10.

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