綜述檔案信息化管理的必要性

賈文琴

[摘 要]本文通過對檔案信息化管理的相關內容進行簡要的介紹，討論了當前我國社會主義市場經濟發展過程中，檔案信息化管理工作的必要性，提出了加強檔案信息化管理的相關措施，以供參考。

[關鍵詞]檔案管理；計算機信息化；必要性

在當前我國社會主義市場經濟發展的過程中，人們已經將計算機信息化管理技術應用到各個行業當中，從而有效的促進我國國民經濟的發展。而在檔案管理工作中，計算機信息化管理技術的應用，不僅有效的提高了檔案管理的工作效率，還進一步的提高了檔案管理的質量，從而使得檔案信息的完整性、可靠性和合理性得到提升。

一、檔案信息化管理的含義

所謂的檔案信息化管理也被人們稱之為電子檔案管理，它是在計算機信息技術的基礎上，對檔案管理工作中所涉及到的相關信息數據進行采集、處理和儲存等方面的工作。目前，在我國檔案管理工作中，檔案信息化管理技術已經得到了人們的廣泛的應用，它不僅有效的提高了檔案管理的效率，還將許多創新理念應用到檔案管理工作當中，從而使得現階段的檔案管理工作逐漸向著現代化、創新化的方向發展。可見，在當前社會發展的過程中，檔案信息化管理技術的應用有責十分重要的意義，人們可以通過它來對相關的檔案信息進行快速的信息儲存和管理，進而保障檔案信息資料的完整性、可靠性和真實性。

二、檔案信息化管理的內容

目前，在我國現代化社會經濟發展的過程中，檔案信息化管理已經得到了人們的廣泛應用。其中檔案信息化管理在應用時，所涉及到的工作內容主要表現為以下幾個方面：

1、數據資料信息化。

隨著21世紀的到來電子信息化技術已經被人們廣泛的應用到生活、工作和學習當中，而對于檔案信息資料的管理，人們也通過計算機信息技術按照一定的數據格式來對其進行存檔。

2、工作流程信息化。

近年來，我們在檔案信息化管理的過程中，也將許多先進的科學技術應用到了其中，從而使得檔案管理工作的規范性得到進一步的加強。而且我們為了保障檔案信息資料的整體性和真實性，我們除了要對工作人員的專業能力進行嚴格的要求以外，還要對其工作標準進行確定。

3、檔案檢索信息化。

目前人們在檔案信息管理的過程中，也將網絡信息技術應用到了其中，這就使得人們在對其檔案信息進行收集的過程中，可以通過網絡來對其所需要的現象資料進行收集。

三、檔案信息化管理的條件

1、人們在對檔案信息化管理的過程中，就要將計算機查詢系統應用到其中，從而使得檔案信息管理的效率得到進一步的提升。

2、局域網建設的范圍更加開闊

3、需要建立檔案用戶信息庫，及時分析、了解用戶對檔案的需求，有針對性地編輯完整的系統檔案信息，提高檔案利用率。

4、要緊緊圍繞中心工作，多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。

四、檔案信息化管理的重要性及必要性

檔案工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于各部門、各個層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的各類檔案，是市場經濟條件下的一筆無形資產，是重要的信息和動力之源，它的開發利用及安全保密對興衰成敗有著不可估量的意義。

1、適應社會發展的需要現代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，對利用網絡實現檔案資源共享的要求越來越強，對檔案工作服務信息化的要求也相應地越來越高，傳統的檔案管理模式及各業務環節已不斷受到新的挑戰。

2、提升檔案管理水平的需要。從總體上來看，檔案管理現代化程度不高，甚至還比較落后，這就需要不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的設備與技術，提高工作效率，實現管理的現代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。

3、確保可持續發展的需要。檔案信息化管理不僅有利于發現、培養和造就大批人才為發展服務，而且將會大大提高工作效率，使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。

五、加強檔案信息化的建設

1、檔案信息化的問題所在

（1）基礎設施有待完善。大部分的局域網有待建設和完善，有的辦公自動化系統尚未實施，形成不了檔案專業體系，檔案信息化管理也由此受到制約。

（2）技術保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術措施還有待于相關法律、法規、規章和標準的引導，電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術問題也缺乏明確的管理性、業務性和技術性標準。

（3）相關體系規范有待健全。檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。目前雖然已有一些標準規范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發展。

2、檔案信息化的措施

（1）加強基礎設施建設。包括軟硬件方面的設施，即各種機器設備、各種檔案自動化處理程序、檔案數據庫建設等。

（2）重視人才培養。檔案信息化建設涉及的技術性較強，要采用各種措施，培養既掌握檔案管理知識，又通曉計算機和網絡技術，又熟悉業務的復合型人才，以滿足檔案信息化建設的需要。

（3）加強安全管理。一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保密制度，強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能，另一方面要完善檔案管理系統和嚴密的流程化處理機制，引入科學實用的網絡安全應對策略，加強監控。

六、結束語

由此可見，在當前我國社會經濟發展的過程中，實現檔案信息化管理有著十分重要的意義，它不僅有效的提高了檔案管理的工作效率，還使其管理質量得到進一步的提升，從而促進我國社會經濟的發展。不過從當前我國檔案管理工作的實際情況來看，檔案信息化管理在實際應用的過程中，還存在著許多的問題，這就對檔案信息管理有著一定的影響，為此我們就要采用相關的技術措施，來加強檔案信息化建設。

參考文獻：

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