淺談醫院文書檔案管理的辦公自動化

郭君南

[摘 要]在醫院檔案管理進程中，文書檔案一直扮演著重要角色，它記載著醫院發展歷程以及在對重大事項的領導決策、基本建設、研究開發等方面有一個客觀反映。隨著新時期發展，辦公自動化的出現為醫院文書檔案帶來了種種優勢，如何合理利用辦公自動化來管理醫院文書檔案，提高當前醫院檔案管理水平顯得尤為重要。

[關鍵詞]醫院文書；檔案管理；辦公自動化

前言

與其他新生事物一樣，先進的管理模式是實現現代化管理的重要手段，是鞏固和完善社會主義市場經濟體制下規章制度的必然。加強醫院檔案信息自動化建設，實現檔案工作各個環節的計算機操作化，是提高檔案系統整體功能適應時代發展的重要手段。檔案信息自動化系統是一項需要運用多學科知識、多專業配合、多部門協作的復雜工程。研究這方面的工作進展和科學決策，是十分必要的。如何正確審視、有效發揮信息自動化管理問題，需要深入細致的探究自動化系統相關的諸多方面的情況，分析所存在的問題，進而尋求和探索解決該問題的有效舉措。

1.醫院文書檔案管理的辦公自動化存在的問題

1.1文書檔案管理不夠規范

當前有很多醫院都存在文書檔案管理規范程度過低的問題，這些不規范之處通常體現在文件檔號、卷宗分類、案卷名稱不規范等，還有很多檔案文件內缺少卷內目錄，一些卷宗組卷不規范等也是常常發生的現象。

文件檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題之一，一般基層醫院所采用的檢索方式一般分為人工檢索和電子檢索兩種類型，但人工檢索的方法目前仍然被多數基層醫院所選擇，一些文書檔案管理人員經過多年的工作實踐自己已經研制出了很多檢索工具，他們錯誤的認為檢索工具運用得越多更能夠提升檔案管理質量，追求多而不求精。

1.2基礎設施沒有完善

目前不少醫院已經開始對檔案進入電子自動化管理狀態，但基本仍處于初級階段。

基礎設施不完善主要表現在缺乏檔案電子化建設需要的高性能軟、硬件基礎實施，這樣就無法形成醫院辦公系統高級自動化運作，無法建立局域網內的數字檔案接收站，在線接收數字文件信息工作也難以實現，形成醫院檔案管理的專門體系也會因此變得非常困難。

1.3檔案管理人員的自身素質和管理水平并不是很高

醫院檔案信息自動化管理工作是一項較為復雜的系統工程，需要既有知識才能又有專業才能的技術人員來完成。但現實是檔案管理人員的專業技術不到位，從編排信息到病毒防范等必須的專業知識普遍掌握不起來，甚至相當生疏。

2.提高醫院文書檔案管理辦公自動化的措施

2.1逐步推動文書檔案信息化管理

在醫院推出總體規劃條件下，堅持從實際出發制定符合要求的分期方案。重視所有檔案管理的關鍵環節，確定它們的特殊性與安全性，由此構建完善的系統平臺。除此之外，還要規范管理模式，達到實現內部自動化辦公的要求。最后，需要注意的一點是文書檔案數據的積累，而且要做到長期堅持這個過程。

2.2加強對管理人員的培養

做好醫院檔案管理工作，最為基礎的就是管理人才隊伍的建設。檔案自動化管理需要具有計算機和檔案專業的復合型人才，根據目前這類的專業人才嚴重匱乏的現狀，急需培養一大批專業技術人員是一項相當重要的任務。

首先，醫院應該有計劃、有步驟地往有關學校輸送這方面的人才，讓他們在學校中去學習、去鍛煉、去汲取知識營養；然后，醫院需要引進這方面專業的管理人才，積極營造干事創業的平臺，為醫院檔案管理部門增加活力，真正實現醫院檔案自動化管理。

總而言之，只有從實際出發，根據醫院現有的資源并加以充分利用，明確階段性的目標，從現在醫院檔案管理信息化的現狀出發，逐步推進，最終實現文書檔案信息化管理。

2.3領導要高度重視檔案信息自動化管理

醫院的領導要實質性認識和體察到，檔案管理工作要適應時代的發展要求，否則，就要落伍，就要被動挨打，更談不上實現資源共享的特性。假如使本來就極為有限的檔案信息資源長期處于自我束縛的傳統運行模式的被動性工作狀態，必定會影響到全院整體工作的管理質量和效益。

無論從哪個角度分析，醫院檔案管理工作的最佳手段就是實行信息自動化管理。而且只有讓領導高度重視檔案信息自動化管理，才能全面開展檔案信息自動化管理，并從根本上提高上檔案信息自動化管理水平。

3.實施醫院文書檔案管理辦公自動化的優點

實施醫院文書檔案管理辦公自動化的優點如下：第一點，提高檔案管理工作時效。辦公自動化網絡系統的應用提供了便捷操作的手段，對免除立卷歸檔、檢索查找等基本檔案服務可以減少繁難程度；第二點，實現檔案信息資源共享。實施醫院文書檔案管理辦公自動化，進一步規范了文件歸檔、利用流程及審批權限，既能夠較好的為醫院領導提供信息資源，又確保了信息的保密性；第三點，受外部的環境影響小，增強了文件保存的穩定性。

結語

辦公自動化在醫院文書檔案管理中的應用有著十分明顯的優勢，為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機，不論是時間上還是物質上，它都能夠極大地改善文書檔案管理工作，提高工作效率，節省相關開支，提高資金的有效利用率。在文書檔案管理中靈活地使用辦公自動化系統，注重規范管理體制，統一相關流程和標準，就能充分地體現辦公自動化的優越性，真正地提高文書檔案管理的質量。醫院檔案管理部門應當抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，通過不斷的技術創新，為文書檔案管理開創新局面。

相關文獻：

[1]陳文珊.簡述檔案管理與辦公自動化的融合[J].信息與電腦（理論版），2012，（01）.

[2]張芃.檔案管理的辦公自動化初探[J].辦公室業務，2012（01）.

[3]宋自珍.辦公自動化給檔案管理帶來的新挑戰[J].廣東檔案，2011（06）.