試論加強檔案安全工作

姚秀杰

[摘 要]檔案是黨和國家的寶貴財富，是不可再生的珍稀資源，又涉及大量的國家機密、商業秘密和個人隱私，一旦損毀、泄密或被不當利用，將造成難以估量的損失。檔案的安全是檔案工作的重中之重，檔案安全得不到保障，其它工作就無從談起，如何確保檔案的安全，杜絕各類事故的發生。筆者認為應從加強檔案安全管理制度建設入手。

[關鍵詞]檔案安全；制度；管理措施

檔案是歷史的真實記錄，是重要的知識積累和科技儲備，是寶貴的信息資源。有效保護檔案資源是所有檔案工作者都應承擔的責任和義務。隨著社會的發展，信息技術的普及，檔案資源的開發力度逐漸增大，檔案利用的頻率逐漸提高，檔案的開放性逐漸增強，因而檔案如何被及時、有效地保護成為從業人員面臨的重要課題。

一、樹立安全第一理念，健全安全制度

做好檔案安全保護工作，應貫徹“以防為主，防治結合”的原則，建立和健全各種行之有效的保護制度，避免泄密、丟失等事故的發生。一是建立健全檔案保密制度。檔案的庫房管理是檔案保密的重點。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，模范地遵守保密制度，嚴守保密紀律，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。二是建立健全檔案材料接收制度。接收檔案應當由交接雙方當面清點核對，確認無誤后填寫交接清單，并由雙方經手人簽字。入庫前要通過機械或手工方式進行除塵，入庫后要在總帳、分類帳及其它登記表和檢索工具上及時登記，確保數據一致、方便查詢。三是建立健全檔案借閱制度。借閱檔案，應當填寫借閱登論表。查閱完畢，需及時歸還，如有特殊原因需延長借閱期限者，應向檔案管理人員辦理續借手續。檔案管理人員應及時催還，避免檔案遺失。涉密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按照規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行相關登記手續。涉密檔案使用完畢后應及時清隊、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。四是建立健全檔案統計制度。按照規定的統一格式，對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等情況進行認真統計，綜合分析，準確及時地反映檔案管理工作中的變化情況。

二、加強安全管理，完善安全措施

隨著社會的發展和技術的進步，影響檔案安全的因素越來越復雜，要求我們不斷完善、提高檔案安全保護措施。一是控制溫濕度，檔案庫房應控制在規定的溫濕度范圍內，庫房安設溫濕度記錄儀，建立記錄本，對庫房溫濕度進行測量，根據測定結果及時進行調節。二是防蟲鼠，庫房內嚴禁存放食品、雜物；檔案材料，入庫前進行消毒；檔案柜架應放置驅蟲藥，并按要求定期更換，發現蟲害及時采取措施消除。三是防塵，庫房要保持清潔，經常清掃；工作人員進入庫房穿專用拖鞋、外來人員入庫穿鞋套；庫房要采取密閉措施，防止或減少有害氣體進入。四是防水，庫房屋頂要防正漏水，地面要有防止水浸入措施；檔案不得堆放在庫房地面上；庫

房內有水管、暖氣片及管線時，要及時檢查、及時搶修，防止損壞檔案。五是防火，根據檔案館規模，在不同角落，配備一定數量的滅火器，并確定專人管理。要安全使用電器設備，定期檢查電器線路。庫房內不得有明火裝置，不得吸煙和存放易燃易爆物品。六是防盜，庫房門應包鐵皮，上保險鎖；平房或樓房的一層庫房的窗戶應安裝鐵柵欄；隨時檢查門窗，如有損壞，及時修理。七是防光，庫房應避免陽光直射，有外窗的應安置窗簾或窗板；采用白熾燈作光源，防止損傷檔案材料。

三、強化應急管理，切實落實安全責任

檔案館要根據應對突發事件相應法律，結合自己本單位的實際情況，制定相應的應急制度，并保證各項制度跟上突發事件發展要求。面對突發事件，完備的設施建設、先進的技術裝備、科學的技術手段，將對處理突發事件起到事半功信的作用。建設檔案異地存儲庫、加快館藏檔案備份工作步伐以及購進必要的運輸、轉移設備，能有效地減輕突發事件對檔案造成的損失。同時，做好危機后的重建工作，盡快使檔案工作走向正常軌道，盡快恢復檔案服務社會、服務民生的功能。

四、注重電子檔案保護，推進檔案信息化

隨著檔案信息化建設水平的不斷提高，電子檔案的比重逐漸增大，這對檔案保護工作提出了更高的要求，檔案工作人員要做好防消磁、防泄漏、防病毒等保護措施。①軟盤、錄音（像）帶等磁性載體的保護：存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40%-50%，溫度控制在14-24℃。每2年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。②光盤的保護：光盤存放的溫度宜控制在14-24℃，相對濕度40%-65%，每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。光盤叱磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備刻錄機，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。

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