小議醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化管理

徐秀萍

[摘 要]醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理作為管理工作的一個重要組成部分對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展有著極其重要的作用。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的逐漸完善以及醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)發(fā)展的需求，長久以來形成的檔案管理方法已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代化條件下的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)發(fā)展的需求。檔案的規(guī)范化管理是我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展的迫切要求，本文主要闡述了醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化管理的重要性，存在的一些問題以及改進(jìn)的措施。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)；檔案；規(guī)范化；管理

前言

當(dāng)前，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理作為其管理工作的一個重要組成部分對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的影響，它在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的各個方面起著重要的作用。尤其隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的逐步進(jìn)步，如何更加科學(xué)合理的開發(fā)并利用檔案資源，使它更好的服務(wù)社會大眾也越來越受到我們的重視。因此，如何有效的做好醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，是當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)發(fā)展中亟待解決的一個重要問題。

一、檔案規(guī)范化管理的重要性

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在各種職能活動過程中逐漸形成的，這些檔案具有保存的價值的多種文字和圖表等各種形式的歷史記錄。這些記錄基本上在工作活動中由于客觀需要而逐漸形成的，因此，不管是在形式上或者是在內(nèi)容上，這些檔案都有著明顯的確鑿性。除此之外，由于檔案在一定程度上能夠真實地反映醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程和現(xiàn)狀，因而有著無可替代的見證作用。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的管理離不開科學(xué)完整的檔案資料，這很好的體現(xiàn)出了檔案信息的借鑒以及科研價值。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案的保存價值以及科研價值決定了醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案實施規(guī)范化管理的必要性以及重要性。

二、檔案規(guī)范化管理中出現(xiàn)的問題

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，這是由于目前一些在職的檔案管理人員是從其他的崗位通過工作輪換或者轉(zhuǎn)崗過來的，在專業(yè)技能方面比較欠缺，這批人的文化水平不高、專業(yè)知識掌握不扎實，因而專業(yè)的管理人才非常少，這致使當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員的構(gòu)成結(jié)構(gòu)趨于老化，知識面較為狹窄，管理觀念和管理模式存在滯后性，這給醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案的規(guī)范化管理但來了消極的影響醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的格局凌亂，管理機(jī)構(gòu)不夠健全。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理主要是由檔案室來負(fù)責(zé)。由于一些歷史性的原因以及醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理主要要求，檔案室只是管理文字、會計、音像檔案等，而醫(yī)療的文書、病理切片結(jié)果以及各種檢查的影像檔案等則是分屬到各個部門進(jìn)行管理，這就形成在單位內(nèi)有多個部門重復(fù)進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)象。雖然目前大多數(shù)的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)都形成了較為健全的檔案管理制度，但是有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度、考核標(biāo)準(zhǔn)缺是少之又少。由于檔案管理在制度上的嚴(yán)重缺失，造成檔案的收集效率偏低，管理出現(xiàn)分散化，信息資源嚴(yán)重缺乏整體性。而醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的信息資源如果缺乏整合性，將跟嚴(yán)重滯后于新形勢發(fā)展的需要，將對醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化的管理產(chǎn)生阻礙。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)認(rèn)識。當(dāng)前的實際情況是，許多領(lǐng)導(dǎo)干部和部分的管理人員在執(zhí)行具體的檔案管理時，嚴(yán)重忽視檔案管理工作，這就造成了醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案信息的利用率不高，不利于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的長期健康發(fā)展。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理硬件落后。在新形勢下，隨著人民對醫(yī)療衛(wèi)生工作重視程度越來越高，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)快速發(fā)展給醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案的規(guī)范化管理增加了許多的負(fù)擔(dān)，由于一些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理室很簡陋，檔案管理設(shè)施太過陳舊，達(dá)不到規(guī)范化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。隨著科技的不斷更新，計算機(jī)管理已普遍應(yīng)用到了我們的日常管理中，但是一些醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作仍舊停留在手工操作上，且大多數(shù)的檔案管理工作人員對計算機(jī)技術(shù)了解不夠，使得醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理水平停留在傳統(tǒng)的水平上，難以有較快的提升。

三、規(guī)范化管理的具體措施

強(qiáng)化對檔案規(guī)范化管理的重視性的認(rèn)識。提高對檔案工作重要性認(rèn)識是有效實施檔案規(guī)范化管理的前提條件，對這一管理的重視是工作人員信心的來源。必須意識到醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理作為管理的一個重要組成部分對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展有著極其重要的作用，是非常重要的信息資源。應(yīng)該及時掌握全局的狀況，在決策時作出科學(xué)的分析，為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供有效的依據(jù)，進(jìn)而促使業(yè)務(wù)人員的工作效率不斷提高。通過各項檔案資料為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的科研教學(xué)以及醫(yī)療預(yù)防工作提供服務(wù)，這樣也有利于科研信息的交流與溝通。只有不斷強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，才能做好檔案管理工作。提高檔案管理人員的素質(zhì)，加大對于硬件的投入。不斷提高檔案管理人員的者的素質(zhì)并加大隊硬件設(shè)施的資金投入是有效實施檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)條件。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作人員是檔案規(guī)范化管理的真正執(zhí)行者，是檔案規(guī)范化管理的決定性因素，這就要求不斷提高這類工作人員的的各項素質(zhì)。《檔案法》中作出了明確的規(guī)定“檔案管理的工作人員必須忠于職守，嚴(yán)格遵守各項紀(jì)律，不斷充實自己的專業(yè)知識”。應(yīng)該對檔案的工作人員進(jìn)行有關(guān)檔案管理現(xiàn)代化的培訓(xùn)教育，通過恰當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)工作逐漸提高他們學(xué)習(xí)具體檔案管理業(yè)務(wù)的熱情，熟悉相關(guān)的知識，熟練掌握檔案管理的業(yè)務(wù)程序和方法，推行檔案管理崗位的責(zé)任制，加強(qiáng)工作業(yè)績考核，以此來檔案管理工作的完整與持續(xù)性。檔案管理硬件資金投入以及建設(shè)水平是否合理，對于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化管理的效果有著直接的關(guān)系，能夠在一定程度上反映了當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的發(fā)展水平。當(dāng)前，現(xiàn)代化的檔案室是應(yīng)該符合防盜、防火、防潮等多種要求的檔案專用庫房。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)從自己的實際情況出發(fā)，逐步配齊計算機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)機(jī)以及預(yù)警系統(tǒng)等設(shè)備，并為檔案的規(guī)范化管理提供所必需的硬件支持，檔案管理經(jīng)費(fèi)支出方面提供較為寬松的環(huán)境。意愿檔案規(guī)范化管理發(fā)展的總體趨勢應(yīng)該是實現(xiàn)檔案辦公的現(xiàn)代化。建立并健全意愿的檔案管理體系。由于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作有著明顯的條理性和嚴(yán)肅性，因此要想不斷提高醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的水平，就應(yīng)該建立一套較為全面的而且是與之相匹配的檔案管理的規(guī)章紀(jì)律。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)必須認(rèn)真開展調(diào)研并建立起檔案管理的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，將醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)內(nèi)部以不同載體存儲的檔案統(tǒng)一起來進(jìn)行監(jiān)管，進(jìn)而降低檔案管理的主觀隨意性，有效確保檔案管理的健康有序發(fā)展，這樣做也能夠提高對于檔案資源的開發(fā)和利用。有效提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作本身的復(fù)雜性要求需要有專業(yè)技能的工作人員來實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。因此，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)該重視對具有專用知識和專業(yè)技能的人才隊伍的建設(shè)。與此同時，要強(qiáng)化對在職工作人員的培訓(xùn)教育，采取開辦輔導(dǎo)班、專家講座等多種形式，并積極引進(jìn)相關(guān)的高素質(zhì)人才，并鼓勵工作人員主動自學(xué)，將他們的學(xué)習(xí)情況與其晉升以及聘任相掛鉤，進(jìn)而為檔案的規(guī)范化管理儲備更多的專業(yè)技能型人才。

結(jié)語

總之，在新時期，作為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層以及各級管理人員要不斷的更新觀念，探索研究，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，盡快建立健全檔案管理的規(guī)范化體系，更好的當(dāng)前適應(yīng)社會發(fā)展的新需要。并通過多種途徑有效地開發(fā)現(xiàn)有的檔案資源，加快實現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案資源的共享。因此，我們要抓住當(dāng)前的發(fā)展的新機(jī)遇，加強(qiáng)對高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的長期健康發(fā)展提供重要的保障。

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