淺談檔案信息資源的開發利用

王麗曼

[摘 要]檔案資源信息化是新世紀檔案事業發展的必然趨勢，是事關檔案事業全局發展的戰略，我們要站在戰略發展的高度，加快檔案資源的信息化步伐，從而推動社會全方位的發展與進步。

[關鍵詞]檔案資源；開發利用；設想；影響

檔案是記錄著各種各類經濟和社會發展的信息，是“強化應用技術的開發和推廣”的重要中介，也是“促進科技成果向現實生產力轉化”的橋梁。我們要站在戰略發展的高度，從理論上分析信息化對檔案事業的影響，研究檔案資源信息化的主要內涵和發展規律，從而進一步明確檔案資源信息化的必要性和緊迫性，明確檔案資源信息化的具體任務和要求，為今后檔案資源信息化戰略的規劃和構想提供科學的理論依據。

1.當前檔案信息資源開發利用工作存在的問題

1.1結構性缺陷，基礎薄弱。當前檔案館館藏的主要問題是反映經濟、文化和公民生活方面的檔案太少，不能完整地反映社會生活的真實面貌。這使很多利用者和潛在利用者因求無所供而失去了利用檔案的意向和興趣，也使一些有價值的開發項目因缺少足夠的資源支持而難以進行。這個問題可以在以下幾個方面進一步加強：一是歸檔的文件材料應注意完整性：二是信息收集渠道有待拓寬：三是檔案人員開發信息的業務素質需要提高。從檔案信息開發利用工作的實踐來看，沒有完善的基礎建設，檔案信息開發工作很難堅持，也必將成為無源之水，無本之木。

1.2數字化程度低。檔案信息資源有實體和數字化兩種存在形態。從發展趨勢看，數字資源日漸成為信息傳播的主要形式，因此，它應成為檔案信息資源建設的重點。與發達國家比，與其他信息資源比，與社會需求比，我國數字檔案資源（尤其是網上資源）的數量還很少，質量也不高。

1.3可檢索性差。優質的信息資源不僅內容豐富，還應該便于查詢。但是，長期以來我國對檔案檢索重視不夠，無論是紙質檔案還是數字檔案，檢索入口少、檢索功能差是普遍現象，利用者面對檔案常常會有一種云深不知處的無奈。據人民大學教師2004年5月的調查，從總體上看，目前我國檔案網站檢索功能簡陋、質量不高、易用性差，絕大多數不支持布爾邏輯檢索、二次檢索和全文檢索，得到的檢索結果大多過于簡單，難以令人滿意。近年來一些檔案館實施檔案數字化工程，但大多是再掃描輕檢索，即使把這些數字資源送上網，利用者也很難順利獲取，不同檔案機構之間的跨庫檢索和門戶網站更是尚未啟動。

2.檔案信息資源開發利用的設想

2.1轉變思想，更新觀念。迎接知識經濟的挑戰。知識經濟是以知識的生產、傳播以及知識在商業中的運用為特征的經濟。知識經濟中處于支配地位的是人力資源和技術資源，而計算機、通訊等高新技術的廣泛應用是它的主要特點。檔案工作人員要轉變思想。更新觀念，不斷提高自身素質，使自己的觀念跟上時代的發展，要培養創造性的思維方式，樹立強烈的檔案服務意識。檔案服務意識也體現在檔案人員知識與行為規范方面，因此要及時了解現代科學和檔案學領域發展的新成果、新動態，以堅實的業務基礎迎接知識經濟的挑戰。從我國的實際情況和世界各國的發展來看，筆者以為檔案部門聯入因特網是擴大檔案部門影響，開發利用檔案信息的有效途徑。聯入因特網可以給檔案部門、檔案信息用戶帶來許多便利，給檔案工作發展帶來新的契機，因特網不受時空限制，可全天候開放，任何用戶只要擁有一臺網絡終端，便可隨時隨地瀏覽網上全球各類檔案信息。這些信息不僅包括文本型文獻，而且還包括聲音、圖像等多媒體信息。因特網提供的各種功能強大、靈活、實用的檢索工具，使檢索成為一項輕松而愉快的工作，從而促進檔案管理現代化水平的提高。

2.2優化檔案工作人員知識結構，提高檔案工作者的素質。隨著時代的發展，檔案內容及載體的變化，檔案信息量的驟增，檔案信息服務對象不斷發生變化，使檔案工作涉及的學科領域更廣。管理技術的復雜性，管理方法的不斷改革，給檔案工作者在業務知識、科學技術知識以及管理操作能力等方面提出了新要求。這就要求檔案工作者不僅要愛崗敬業，有堅定的服務思想，樂于奉獻的精神和良好的服務態度，還要有過硬的業務技能。因此，檔案人員需要不斷擴大知識面、充實新知識，增強他們的工作能力，以適應新時期檔案事業發展的要求。

2.3加大科技檔案工作的宣傳力度，強化科技人員的檔案利用意識。必須緊緊圍繞科學研究和科技成果產業化工作的需要，主動出擊，宣傳館藏科技檔案的內容、利用方式等，不斷地強化科技人員對檔案信息重要性的認知程度，引導他們從被動逐步轉變到主動利用科技檔案的軌道上來。可以通過舉辦檔案信息發布會的方式，向廣大科技人員提供科技檔案信息，這不僅可以有效地促進檔案信息交流及利用，還有利于廣大科技人員了解國內外研究動態，把握研究方向，避免重復研究。促進科技工作的良性循環。

3.檔案信息資源開發利用對未來產生的影響

從古代編史修志到今天的檔案信息資源開發，其生命力旺盛可見一斑，只是不同的時代，決定了它以不同的面貌扮演著同一個角色產生不可磨滅的作用。檔案信息資源開發利用促使檔案館自身不斷轉變觀念。跟上社會發展的形勢，能及時、適時地滿足社會對檔案匯編成果的一種希冀，同時也使得館藏質量進一步得到提升，豐富海量存儲中的含金量。檔案信息資源開發利用對于全社會而言，可以有效地增強社會檔案意識，對社會大眾產生文化輻射效應。總之。檔案見證和延續了人類創造的文化，檔案信息資源開發利用使文明得以煥發璀璨的知識光芒。它具有生生不息的生命力。

當前，我國把發展技術市場和信息市場列為完善市場體系的重點。這對于推動檔案信息資源的開發利用工作將起到積極作用。檔案工作者要抓住機遇。積極尋找為企業服務的新途徑、新方法，大力開發檔案信息資源，為經濟社會發展和構建社會主義和諧社會作出更大貢獻。