計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究

劉萌

[摘 要]隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種電子產(chǎn)品改變了我們的生活節(jié)奏和工作方式。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展，使計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，促進(jìn)和提高了我國(guó)的檔案管理的水平和工作效率，而且也是未來(lái)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此，文章圍繞計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用展開(kāi)了簡(jiǎn)要的分析。

[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

檔案管理在我國(guó)的發(fā)展歷史是悠久的，它是通過(guò)一定的方法對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的管理，但是在當(dāng)今社會(huì)還沒(méi)有被人們普遍的予以重視。隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷發(fā)展，每年我國(guó)的人員流動(dòng)也是比較頻繁的，如果各行各業(yè)無(wú)法很好的將本單位內(nèi)部的資料加以妥善的整理，這對(duì)于日常工作的發(fā)展存在著極大的弊端，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是無(wú)法滿足這種快捷的社會(huì)發(fā)展需求的，因此，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理是一個(gè)很大的突破，它打破了人們對(duì)傳統(tǒng)的檔案的理解，以電子檔的形式取締了紙質(zhì)檔案，不僅提高了工作效率，同時(shí)還節(jié)省了許多資源和儲(chǔ)存空間，這對(duì)于檔案管理的發(fā)展具有重大的影響。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的必要性

在當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展中，信息化是必然的趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)則完全符合了信息化發(fā)展的要求，快捷、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，這些都是傳統(tǒng)的人工檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件，可以進(jìn)行快速的信息檢索，而且無(wú)需大量人力進(jìn)行翻閱，無(wú)需專設(shè)檔案室進(jìn)行儲(chǔ)存，僅需小小的芯片就可以實(shí)現(xiàn)大容量的信息儲(chǔ)存。它對(duì)于檔案管理的可靠性和保密性也是比較突出的，同時(shí)還能很快的實(shí)現(xiàn)信息化的管理，快速、準(zhǔn)確的查找出人們所需求的資料信息，這對(duì)于檔案管理工作的發(fā)展具有極其明顯的促進(jìn)和推動(dòng)作用，由此可見(jiàn)，計(jì)算機(jī)檔案管理是未來(lái)信息化、系統(tǒng)化檔案管理的必然趨勢(shì)。

二、計(jì)算機(jī)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作具有較強(qiáng)的促進(jìn)作用，能夠節(jié)省很多的資源，但是在實(shí)際的應(yīng)用中還是存在一定的缺陷，因此為了更好的實(shí)現(xiàn)信息化、系統(tǒng)化的計(jì)算機(jī)檔案管理，我們應(yīng)該對(duì)這些現(xiàn)狀加以全面的分析，并提出改進(jìn)措施。

1.缺乏計(jì)算機(jī)檔案管理的專業(yè)人才。檔案管理對(duì)于技術(shù)人員的要求是比較高的，不僅要具備豐富的計(jì)算機(jī)技能，同時(shí)還要對(duì)檔案管理的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)能力有一個(gè)全面的了解，同時(shí)較好的系統(tǒng)性的管理水平、和較高的文學(xué)素養(yǎng)也是必不可少的。在各大高校，檔案管理專業(yè)不太受到人們的追捧，專業(yè)性能較強(qiáng)的技術(shù)人員也大都流失到其它的行業(yè)，這些對(duì)于我國(guó)檔案管理的發(fā)展是極為不利的。

2.對(duì)于檔案管理的重視不足。在市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)的沖擊下，各單位和企業(yè)更多的注重的是各部門帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，而實(shí)質(zhì)上，檔案管理部門的工作性質(zhì)決定了自身是無(wú)法實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的特征，因此沒(méi)有受到人們的關(guān)注，因而在硬件設(shè)備和人員的配置上也無(wú)法實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。

3.檔案管理的軟件無(wú)明確的版本。在市場(chǎng)上所研發(fā)出的檔案管理軟件是比較多的，但是各軟件之間沒(méi)有明確的界定，同時(shí)還有部分的軟件存在格式不兼容的情況，造成了數(shù)據(jù)共享、交換無(wú)法實(shí)現(xiàn)，各企業(yè)盲目的選用，這樣是無(wú)法很好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一管理的。

4.電子檔案的弊端，由于檔案的性質(zhì)要求其具備較強(qiáng)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，但是電子檔案是無(wú)法去判斷的，尤其是在資源共享比較頻繁的互聯(lián)網(wǎng)上，經(jīng)過(guò)各網(wǎng)站之間的傳播，它的源頭和真實(shí)性是無(wú)法確定的。同時(shí)，它對(duì)于計(jì)算機(jī)的依賴是比較大的，因而在管理的時(shí)候，是沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)每日全面的系統(tǒng)性的檢查的，同時(shí)文檔誤刪、病毒入侵等現(xiàn)象出現(xiàn)后，是沒(méi)有辦法短期內(nèi)將這些文件檔案復(fù)原的。

二、規(guī)范和完善計(jì)算機(jī)檔案管理工作的對(duì)策

1.更新檔案管理觀念，改革檔案管理模式。檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，隨著人類文明的進(jìn)展，檔案載體的形式也在發(fā)生著改變。人們所稱檔案是人類歷史的真實(shí)記錄，這既是概括了檔案作為原生信息的價(jià)值，也包含了檔案自身的物質(zhì)形態(tài)。在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，現(xiàn)有的檔案管理模式在某些方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的需要。調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、調(diào)用的管理，逐步過(guò)渡到包括電子技術(shù)、管理和以人為本的管理方式中來(lái)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作開(kāi)辟了一個(gè)全新的領(lǐng)域，同時(shí)也為檔案工作帶來(lái)了一定的影響，但這種影響是可以通過(guò)技術(shù)、管理、協(xié)調(diào)等手段加以解決的，可以將不利因素轉(zhuǎn)化為有利因素。

2.提高計(jì)算機(jī)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。工作人員是檔案管理工作的操作者，他們的認(rèn)識(shí)水平和綜合素質(zhì)關(guān)系到歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，定期為相關(guān)人員舉辦一些檔案管理制度知識(shí)講座，使操作人員及行政管理人員都能自覺(jué)按檔案管理的基本要求進(jìn)行相關(guān)工作。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)維護(hù)的相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，盡量消除辦公自動(dòng)化對(duì)文件歸檔帶來(lái)的負(fù)面影響，使現(xiàn)代化的辦公設(shè)備充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.建立健全計(jì)算機(jī)檔案管理制度。檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該由地方檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和組織，由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度和辦法，使用統(tǒng)一檔案管理軟件，以便于信息交流與系統(tǒng)升級(jí)。統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的掃描、制作、收集和歸檔辦法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，使各級(jí)檔案部門和基層檔案工作者有法可依、有章可循。同時(shí)，對(duì)電子檔案要定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過(guò)程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保電子檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。

4.提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，解決檔案管理軟件的通用性。檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化，計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用中涉及的每個(gè)問(wèn)題，如數(shù)據(jù)著錄、應(yīng)用軟件推廣、設(shè)備兼容、信息聯(lián)網(wǎng)等，都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。一方面使通用性的檔案管理軟件從質(zhì)量上得到保證，另一方面使用戶以盡量少的投人得到滿意的應(yīng)用效果。還需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理的長(zhǎng)期規(guī)劃，形成計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化和現(xiàn)代化。

綜上所述，在檔案管理中融入計(jì)算計(jì)算技術(shù)，對(duì)于檔案管理信息化和數(shù)字化意義是重大的，我們應(yīng)該不斷地進(jìn)行改善，通過(guò)意識(shí)的轉(zhuǎn)變，讓人們重視這一行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)建立健全監(jiān)督管理機(jī)制，著重培養(yǎng)相關(guān)的技術(shù)人員，為我國(guó)的檔案管理水平的提高和發(fā)展增加更多的動(dòng)力和信心。

參考文獻(xiàn)：

[1]沈崇茵.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品.2011（14）