淺談國內(nèi)重點工程建設項目檔案收集與整理

涂淳

[摘 要]隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的招商引資規(guī)模不斷擴大。重點建設項目的不斷出現(xiàn)，促進了我國經(jīng)濟的快速發(fā)展。而這些建設項目通常會經(jīng)過大量的工作階段，如：前期工作、施工、竣工和驗收等，這些階段會留下大量的項目檔案，對這些檔案進行合理的收集與整理，是重點工程項目建設的重要內(nèi)容。

[關鍵詞]重點工程；建設項目；檔案；收集管理

重點工程的建設項目檔案是對工程建設的真實記錄，并且還是進行質(zhì)量鑒定的重要依據(jù)。這些檔案不僅僅是企業(yè)的寶貴資源，更是國家的重要資料。隨著我國建筑市場改革的不斷深化，以及我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，重點工程的建設項目檔案工作更加受到社會重視，并對此提出了更高的要求。因此建設項目檔案工作者應該對檔案工作的基本狀況進行合理分析，并結(jié)合項目管理的新形勢和新要求，從而促進項目檔案管理工作的進一步提高。

隨著重點工程建設項目的不斷開展，檔案工具正在面臨著全新額挑戰(zhàn)，但這也同樣為檔案管理的地位提升和創(chuàng)新發(fā)展提供了很好的平臺。而重點工程項目的檔案工作，是對建設過和建設成果進行真實記錄，并且作為工程質(zhì)量的評價依據(jù)，也是項目投產(chǎn)后進行后續(xù)工作的主要依據(jù)，還是項目在交付使用后的必備條件。加強重點工程項目建設的檔案管理具有重要的意義。

一、重點工程建設項目檔案工作的收集

1.1健全檔案管理制度

在重點工程建設項目檔案管理的工作之中，一個科學、健全的檔案管理制度是檔案工作的基礎所在，并且能為重點工程項目檔案資料的完整性提供保障。因此在工程項目進行開工之前，檔案管理部門應該和規(guī)劃部門及建設主管部門對檔案管理制度共同商定，使得檔案管理職能既能夠符合檔案管理要求。并且應該對有關計劃及檔案管理要求進行有效宣傳，讓檔案人員在文件資料形成之前，就能對其進行把握，從而對相關資料進行及時的收集。并通過對項目檔案分類方法、等級制度、驗收辦法、收集制度等方面進行要求，從而保證項目檔案的完整性，并對文件的運轉(zhuǎn)流向有更為清楚的認識。

1.2對檔案工作人員的要求

檔案管理工作需要保證項目檔案的真實性和完整性，因此檔案工作人員應該再進行基建檔案管理工作時，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，與技術人員和施工單位進行交流溝通，并對歸檔要求進行宣傳和強調(diào)。還應該向現(xiàn)場施工單位和技術人員對檔案工作在工程建設中的重要作用進行有效宣傳，加強施工人員在工作中對檔案資料手機的認識。并且檔案工作管理人員還應該保持與工程技術人員的聯(lián)系，加強合作關系，共同做好工程建設中的檔案管理工作。而在工程竣工驗收的過程之中，檔案管理工作人員應該對施工單位和監(jiān)理部門的資料管理人員有所了解，共同對歸檔資料進行標準審查，從而保證資料的準確性和完整性。

1.3科學化管理

隨著信息化進程的不斷加快，重點工程建設項目檔案管理工作也應該對現(xiàn)代化手段進行充分運用，從多層次、多角度對建設項目檔案信息資源進行獲取。重點工程項目建設是一個動態(tài)的過程，在每個工作過程之中，項目檔案管理應該持續(xù)保持活躍的狀態(tài)。而現(xiàn)代化手段能讓這種狀態(tài)趨于穩(wěn)定，通過對工程項目活動全過程的記載，一旦工程出現(xiàn)了某些問題，檔案資料作為最寶貴的信息資源，能發(fā)揮巨大作用，因此檔案工作人員不應該只是對具體事務進行工作，還應該加強對信息化技術的運用，從而健全檔案管理措施。

二、重點工程建設項目檔案的整理

對重點工程建設項目檔案進行整理，應該保持材料之間的相互聯(lián)系，從而在檔案材料形成的規(guī)律之中，遵循保管和利用的原則，加強對文件材料的整理工作。而重點工程建設項目檔案的整理工作主要包括：分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、案卷的項目、編制檢索工具這五個方面。因此對項目檔案的整理工作應該由制度方面加以約束，并加強對檔案信息的開發(fā)利用從而促進項目檔案的整理工作。

2.1制度約束

重點工程建設項目的檔案整理工作，應該首先將一些列規(guī)章制度下發(fā)到相關部門，從而對各部門的檔案管理工作提出相應要求，并由部門主管領導親自負責，嚴格按照管理辦法來進行操作。并且在合同竣工驗收環(huán)節(jié)之中，也應該對檔案工作進行嚴格審查，及時糾錯改誤，保障工程竣工驗收前有關資料的真實性和完整性。并且在工程決算和付款環(huán)節(jié)，應該準確的進行資料的整理，通過對資料進行審核和驗收，最終予以確認，并最終決算、付款。

2.2檔案信息的開發(fā)利用

項目檔案工作的收集是為了更好對檔案信息進行開發(fā)和利用。工程技術人員和施工人員作為工程建設中的主體，也是檔案工作的主體。對工程建設情況最為了解，大量的檔案都來自于這些技術人員和施工人員的手中。因此項目建設的檔案工作人員應該充分利用相應的檔案信息，將這些材料轉(zhuǎn)化為信息資源。并對這些信息加以利用。比如將檔案信息及時準確的提供給工程技術人員，能夠讓技術人員體會到檔案工作的重要性，從而促使他們對檔案部門的進一步配合。而檔案工作人員也應該建立相應的數(shù)字化管理機制，將檔案資料及時的錄入電腦，從而為工程技術人員提供信息服務。

三、結(jié)語

重點工程建設項目的檔案工作水平的提高，需要加強檔案管理的基礎工作，并且對檔案管理工作的制度進行健全。加強檔案工作人員在項目檔案收集與整理過程中的工作效率，加強檔案管理工作的建設，并對檔案資料進行有效的管理和開發(fā)利用，從而促進檔案管理水平的提高。

參考文獻：

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