網絡環境下高校電子檔案標準化管理模式探討

[摘 要]隨著社會信息化進程的加速和社會信息量的不斷激增，高校自動化辦公系統的普及，大量電子文件的產生，使檔案管理部門打破了單一的紙質管理模式，出現了兩種載體檔案共存的現象，做好電子文件的管理顯得日益重要。

[關鍵詞]高校；電子文件；管理模式

隨著社會信息化進程的加速和社會信息量的不斷激增，人們對信息的迫切需求，需要信息服務部門迅速、準確、方便地提供人們所需要的信息。作為信息資源的存貯地，高校檔案館信息具有社會性、綜合性、通用性、內容真實可靠等特點，與高校建設、發展密切相關。因此，高校電子檔案實行標準化管理，為電子文件在不同平臺上的創建、讀寫與傳遞創造了條件，為電子文件的廣泛利用提供了舞臺。是檔案部門直面時勢變化，順應社會發展需求，服務社會及高校建設的有利保證。

一、電子文件標準化管理的必要性

1、電子文件標準化管理是有效保存高校各類檔案，對高校歷史負責的需要。

保存高校各類檔案是學校領導及檔案工作者的責任，有必要采取包括技術手段在內的一切措施來保存好高校的歷史。電子文件標準化管理，可以規范電子文件歸檔、管理和利用，正是眾多技術手段中最行之有效的措施。

2、電子文件標準化管理是依法管理電子檔案的需要。依據《中華人民共和國檔案法》，各級機關、企事業單位所產生的對國家和社會有保存價值的文件（包括電子文件）必須進行收集歸檔。

3、電子文件標準化管理是加強高校信息資源建設的需要。電子文件標準化管理可將高校各單位形成的電子文件及時歸檔、管理，并及時移交到檔案館，可大大豐富高校信息資源，方便管理、利用，更好的為廣大師生員工及高校發展提供服務。

4、電子文件標準化管理是高校信息資源共享的需要。隨著高校辦公自動化系統的日益完善，通過校園網平臺為黨政決策、機關辦公、學術研究、學科建設和學生個人檔案等，提供網上全文檢索、瀏覽、下載及打印。對各單位的信息資源進行整合，統一管理，統一提供利用。

二、電子文件標準化管理必須遵循的原則

1、前端控制原則

前端控制是現代文件、檔案管理理念的重要內容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。

前端控制是保證電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。由于電子文件具有易流失、易更改等特性，文件內容出現差錯的可能性比紙質要大得多，其中很多差錯及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢復或部分修復，往往也需要付出很高的代價。這些差錯有些來自系統的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失誤。把保障電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的措施附加于文件形成過程，把電子文件可能產生的失誤差錯控制在最小的范圍、最佳的時期，即文件形成階段。可以有效地防止其他管理環節對電子文件的操作和破壞。

2、全程管理原則

電子文件全程管理思想是電子文件管理領域中的文件體理論與前端控制理論的組合應用。在業務流程結束后，及時將需要保存的電子文件移交到文件中心等中間保管機構，最后將需永久保存的電子文件移交到檔案館。同傳統的檔案管理理念相比，全程管理有以下特點：首先，對電子文件連續的、無間斷的過程管理代替了職能管理，將文書、檔案工作看成一個連續的過程。其次，保存文件信息內容的同時保存其形成與使用的背景信息等元數據，并保持兩者間的有機聯系。再次，事前管理代替事后監督，管理的切入點提前至電子文件形成之時甚至形成之前。

電子文件的全程管理由于過程的可控性強，過程控制的反饋周期短，因此，對電子文件生成、流轉、利用、保管等每一項具體管理內容的實施過程進行監控，便于及時發現和糾正失誤，不斷調整管理策略。在過程管理中，所有有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都被記錄在案，以證實電子文件管理系統中的運轉狀況，確保電子文件的管理質量。根據電子文件的特點和管理要求，必須建立一個完整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

3、集成管理原則

集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流內部管理活動的集成、文件流與業務流的集成、文件流與其他信息流的集成三方面。

檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創造性運用到檔案管理中的一種實踐模式。高校檔案集成管理，則從集成新視角去分析高校管理活動，立體地、綜合化地運用各種不同的方法、手段、工具，將高校檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機地納入到管理視野之中，并將高校檔案管理組織內外的各種集成要素按照制定的集成模式進行整合，促使各集成要素功能匹配、優勢互補、動態開放及創造性融合；從而使得檔案管理系統整體功效倍增，變被動為主動，最終促進整個檔案管理活動效率的提高。

三、檔案管理“雙軌制”，確保檔案信息完整。

雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。2008年8月20日，教育部和國家檔案局聯合發布的《高等學校檔案管理辦法》第三章第十五條明確規定“學校應當對紙質文件同步歸檔”。因此，檔案標準化管理要嚴格實行電子文件和紙質文件同步歸檔的“雙軌制”原則。

“雙軌制”，是指在文件生成、流轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉，實行“雙軌制”的檔案部門在文件包括收文、發文和內部文件進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復辦理，形成兩種的歸檔、管理方法。

要把兩種載體的檔案信息完全融合起來，充分發揮各自的優勢，下列工作不容忽視：

（1）對高校辦公室自動化系統及各單位中心主頁上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部門專門打印一份紙質版文件，并加蓋公章，專門作為歸檔保存，同時還要將電子文件的電子版（包括文件的記錄信息、背景信息和元數據信息）及時收集保管，采用“雙套制”確保檔案的安全，也為電子文件的全文檢索利用提供了可能。

在無紙化工作流程中，電子文件從開始產生到處理完畢不需要使用紙張，全部在辦公信息系統中完成。目前開展電子文件管理，特別是實行檔案“雙軌制”管理的高校通常實行辦理完畢實時歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他職能部門也可以直接在網上查閱，調用。因此，文件形成部門沒有必要把相應的紙質文件留在辦公室里，轉而采取隨辦隨歸的做法。這樣一來，紙質文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進行的，紙質文件隨時歸檔不僅減輕了高校內各部門保管文件的壓力，也減少了個別存放文件保管不善等問題，提高了歸檔的齊全率。

（2）對校園網信息服務系統上發布的有歸檔價值的電子文件。由高校網絡中心每年定期集中刻錄光盤歸檔。對“數字化校園”辦公自動化過程中形成的公務電子文件，先由兼職檔案員對本單位等待歸檔的OA文件進行檢查、判別，并按檔案管理的要求補充必要的檔案著錄項后再作預歸檔，待一個部門處置完了需要預歸檔的全部文件后，專職檔案員再對該部門的預歸檔信息進行審核，正確無誤后正式接收歸檔，采取與OA系統設計接口軟件，直接由辦公自動化系統的“文件管理”功能中的“文件歸檔”操作，將辦理完畢的電子文件直接由文件承辦人上傳到檔案館服務器，并按照預先設定的編目方案自動生成檔號等，即完成在線歸檔任務，與OA系統電子文件相對應的紙質文件，采用相同檔號來處置并實施歸檔。各成文單位自己打印的有歸檔保存價值的電子文件，則用光盤刻錄后送檔案館歸檔。

（3）對未在校園網上發布的有保存價值的公務電子文件。由公文形成單位專門打印一份紙質版文件，并加蓋單位公章，連同相應的電子版信息拷貝歸檔保存。

隨著高校電子文件管理實踐的深入，檔案工作者應逐步形成對電子文件管理標準的進一步細化，科學地建立起高校電子文件管理標準體系。從而更詳盡地建立起符合高校電子文件管理需要的各項標準，為電子文件的科學管理提供更為細致的管理指南，為實現電子文件的規范管理提供更具操作性的指導和規范。

參考文獻：

[1]《高等學校檔案管理基礎》

[2]馮惠玲，電子文件管理教程[M]，北京：中國人民大學出版社，2001。

作者簡介：吳勤1972-5，女，漢，福建省晉江人，廣州體育學院，檔案館員本科，研究方向：檔案管理方面。