醫院文書檔案的規范化管理措施新論

張冰

[摘 要]檔案管理工作的規范化和標準化，是實現檔案管理現代化的重要環節。在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎。文書檔案管理是醫院基礎管理水平的充分體現，對于推動醫院管理體制改革和醫療衛生事業發展有著不可忽視的作用。

[關鍵詞]文書；檔案；管理

醫院文書檔案涵蓋醫院年度工作計劃和總結、發展規劃、統計資料、委任書、合同、會議記錄、基建項目資料、協議等重要內容，是醫院開展醫療護理管理、行政管理和黨務管理等活動的重要歷史憑證。文書檔案是醫院的重要歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，做好文書檔案管理和利用，是充分發揮醫院辦公室參謀助手作用必不可少的一個環節。近年來，隨著醫院建設及醫療衛生事業發展，以及醫院管理工作制度化、規范化、科學化水平的不斷提高，醫院文書檔案管理和利用工作發揮著越來越重要的作用。

一、文書檔案是醫院不斷發展的歷史見證

（一）文書檔案作為一個醫院的歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，其重要性和關鍵性是不言而喻的

醫院文書檔案管理是醫院辦公室一項最經常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程。文書檔案管理是醫院基礎管理水平的充分體現，對于推動醫院管理體制改革和醫療衛生事業發展有著不可忽視的作用。近幾年，醫院各項工作都在邁向科學化、規范化、標準化，隨著醫療規模的擴大，為適應醫院發展建設，加強醫院檔案管理勢在必行。醫院領導對檔案工作也越來越重視，通過多種形式大力推進檔案建設，把檔案規范化管理納入重要議事日程。正視醫院檔案管理中存在的問題，充分認識檔案建設的必要性和獨特性，將會有效促進醫院檔案的規范化管理。

（二）文書檔案管理是衡量醫院檔案管理水平的重要標準之一

在高速發展的信息時代，隨著醫院管理向科學化、現代化、標準化發展，醫院檔案管理已成為醫院管理中的重要組成部分。在實際工作中，實現醫院檔案管理現代化建設，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案規范化的重要基礎工作。日益豐富的文書和檔案工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作是各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但文書檔案已經成為衡量醫院檔案管理水平的重要標志。醫院檔案是醫院在所從事的醫療、科研、教學、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存價值的各種文件。文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，它是一個單位發展歷程的縮影，又是現在管理建設狀況的記錄，因此在整個管理工作中發揮著極為重要的作用。在醫院建設和醫療衛生事業發展中發揮著重要作用，是現代醫院管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志。

二、醫院文書檔案的規范化管理措施

（一）著力提高文書檔案管理人員素質

醫院文書檔案，是醫院實施行政管理的重要歷史記錄，是反映醫院行政管理、醫療護理管理、黨務管理等活動的重要憑證。醫院文書檔案對醫院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。文書檔案管理是醫院管理的重要組成部分，醫院現代化的辦公有了長足的發展，而文書檔案管理遠遠落后于醫曉的信息化建設，這就迫使檔案管理工作者必須著眼未來，努力提高自身的專業素質，解放思想，不斷創新，進一步提高工作效率。醫院文檔人員應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照文書檔案管理工作關于統一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養和自身素質修養，做一名合格的文書檔案管理工作者。

（二）不斷推進信息化管理進程

醫院文書檔案管理是醫院綜合檔案室或辦公室一項最經常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程。醫院檔案記載著醫院歷史發展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫院發展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫院發展歷程的見證。隨著我國經濟的不斷發展，電子信息科學地不斷進步，醫院管理也需要更系統化、程序化、具有科學性地進行管理，檔案工作更為突出信息化管理。通過信息化建設以期能夠推動醫院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實用化以及利用率的高效化。

（三）建立檔案制度，規范檔案管理

檔案管理工作的目的，是為了強化醫藥衛生科技事業單位的檔案管理，促進檔案信息資源的開發利用，使醫藥衛生科技事業單位檔案工作跟上衛生改革工作的步伐，更好地為衛生事業各項工作業務。醫院文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。只有從提高本單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規范銜接，加強部門間協作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發展提供強有力的保證。通過建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。根據《檔案管理法》，我院制定了相應的檔案管理制度，每份檔案從裝訂、整理、借閱等都制定了相應的管理制度，使檔案的利用、銷毀都有章可循。

四、結束語

醫院的文書檔案管理是醫院管理的重要組成部分，對醫院自身建設和發展具有重要的作用。隨著醫院建設及醫療衛生事業發展，以及醫院管理工作制度化、規范化、科學化水平的不斷提高，醫院文書檔案管理和利用工作發揮著越來越重要的作用。因此，做好醫院文書檔案管理工作促進醫院發展具有十分重要的意義。

參考文獻：

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[2]伍志新；醫院文書檔案管理的辦公自動化應用[J]；華北煤炭醫學院學報；2011年02期