淺議檔案工作管理體系建設

錢永理

[摘 要]檔案承載著“記錄歷史、傳承文明、服務現實”的重要作用。隨著現代社會科學技術與經濟的不斷飛速發展，檔案工作也開始不斷發展和完善，越來越受到企業的重視。檔案工作要想在企業管理中體現出自身價值，適應主義市場體制的需要，跟上當今和未來世界的步伐，就必須在管理上創新體系建設。

[關鍵詞]檔案；管理；建設

隨著經濟的不斷發展，企業所面臨的競爭形勢也日益嚴峻，企業管理效率的提升也隨之成為了當前企業面臨的首要問題。而作為企業管理中一項重要的內容，檔案管理工作在加強企業文化建設、促進企業發展方面發揮著重要的作用。因此，發展企業檔案工作，必須與支持企業在市場競爭中得到發展、與提升企業的市場競爭力密切聯系起來，把企業檔案的管理與企業管理融為一個有機的整體來對待才是可行的。

一、狠抓檔案開發體系建設

（一）有效開發檔案信息資源。企業檔案作為記錄企業成長、發展歷程的載體，真實地記錄了企業文化建設所需的全部資料。企業檔案管理工作者順應時代發展趨勢，立足新的起點，明確企業系統檔案工作的科學發展方向，創新檔案工作理念，把檔案管理制度和要求，深入到企業的每一項工作中。同時，隨著信息產業化的快速發展，給企業檔案管理工作帶來了巨大影響。檔案管理工作在企業乃至社會的發展中起著非常重要的作用，進行檔案管理相當于將各類知識進行濃縮、融匯，是信息的傳承。認識到檔案管理的重要性，并對其進行合理的開發與利用，可以達到事半功倍的效果。

（二）繼續加大開發利用力度。改革是一場新的革命，它既是一場解放生產力的偉大變革，也是一場解放思想、轉變思想觀念的革命。隨著企業檔案升級活動的停止以及市場經濟的撞擊，檔案工作面臨著嚴峻的挑戰。因此，我們要加大開發檔案信息資源力度是檔案事業發展的需要。最大限度地滿足各個方面利用檔案信息資源的需要，是檔案工作的目的。檔案部門原來的“你來查，我去找”的工作方式已不能滿足社會需要。檔案部門必須加大開發檔案信息資源的力度，才能把“死檔案”變為“活信息”，使其在現代化建設中發揮作用。提升檔案服務水平；繼續加大制度建設力度。

（三）更新觀念創新模式，促進檔案事業科學發展。一個企業從創立到發展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像和實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。檔案工作的主體地位形成之后，就要注重學校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，這就能使檔案機構高效、安全、有位。各項工作從維持性向創造性發展，為檔案工作創造一個良好的氛圍。

二、狠抓檔案利用體系建設

（一）規范查檔流程，提升檔案服務效率和水平。檔案管理現代化是檔案不斷發展的一個顯著標志，也是提高企業管理效益和經濟效益的重要手段。傳統企業檔案管理實現價值的手段主要來源于企業資本和勞動力的投入，那么未來企業檔案管理存在價值則主要來源于知識，這是由新技術革命、企業未來走勢和檔案管理自身發展需求所決定的。因此，我們要進一步完善、修訂、健全企業檔案管理工作制度，如借閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、保管保密制度、管理人員職責、遞交檔案材料歸檔制度等。些制度明確了檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。德州市質監局的檔案管理由此逐步走向了規范化、科學化管理軌道。

（二）檔案工作人員應創新思路，開拓檔案管理的各項功能。檔案管理是企業管理中的重要組成，它不是只局限與某一領域的管理活動，也不僅僅是檔案部門和檔案管理人員的事情，而是需要企業中所有人員共同參與的情況下才能取得一定成效的事業。現代企業管理是一個有機的整體，企業檔案部門只是這個整體中的一“塊”而已，所以，如果想完整地體現企業檔案部門的管理職能，還必須取得企業中其他的“塊”即各相關職能部門的支持、配合與協調才行。這就有必要在企業各職能部門制訂、實施其崗位職責時，有意識地把他們在檔案管理方面應盡的義務職責明確地予以規定并體現出來，從而實現整個企業內在檔案管理工作方面的高度協調與配合。因此，我們就要積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。

（三）加強對館藏檔案日常管理。檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據發展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。因此，我們要確保檔案信息安全、實體安全，杜絕發生檔案安全事故。檔案安全體系是確保檔案實體和信息安全的基礎設施和制度規范。包括檔案安全政策法規及規范保障、物質保障、機制保障和制度保障，檔案館建設、檔案搶救與保護、檔案工作突發事件應急處置。在檔案管理中必須十分強調有章可循、有法可依，規范工作程序和工作行為，要建立起科學、嚴密的量化管理制度，實行差錯告誡和責任追究制度，使工作人員做到事事、時時心中有“數”這樣才能確保工作質量，提高工作效率。

三、結束語

企業檔案信息開發與利用工作是現代化管理企業的一個重要環節，為此要在工作的實踐過程中，不斷修正管理工作標準，提高管理質量。所以企業檔案管理人員要認真圍繞管理，生產和效益這三個基準點，審時度勢地進行檔案信息開發與利用，以此推動企業管理在質與量上有一定的提升，進而使企業管理效益和經濟效益得到顯著的提高。

參考文獻：

[1]姚立書；檔案管理的規范和完善[J]；決策與信息（財經觀察）；2012年06期

[2]劉智勇；張學文；對我國現行檔案行政管理體制的反思與完善[J]；檔案學通訊；2011年03期