努力學習現(xiàn)代化的檔案管理新技術(shù)

李毅斌

[摘 要]檔案事業(yè)的發(fā)展，因素是多方面的，而其中最為重要的便是觀念，因為它決定著思路，決定著方向，也決定著未來。隨著新技術(shù)革命的發(fā)展和信息化時代的到來，各類檔案信息量的劇增以及檔案信息載體的日趨多樣化，使得傳統(tǒng)的檔案觀念及舊有的以手工管理為主的檔案管理模式受到了前所未有的沖擊，如何運用現(xiàn)代化管理手段建立起支持檔案信息存貯、處理和傳輸?shù)母咝实臋n案信息管理系統(tǒng)，已成為擺在廣大檔案工作者面前的一項重大課題。

[關(guān)鍵詞]檔案；技術(shù)；管理

我國正處在一個新的歷史發(fā)展時期，正迎接一場新的技術(shù)革命，實現(xiàn)我國的四個現(xiàn)代化，新的技術(shù)革命要求信息的高速度傳遞。作為貯存信息中心的檔案館必須適應(yīng)其要求，發(fā)展電子檢索，縮微存貯、自動控制等一系列新技術(shù)，只有采用這些新技術(shù)，才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。因此，如何科學管理并且充分利用這些檔案資源，及時準確地為生產(chǎn)、管理部門服務(wù)；如何提高工作效率、避免重復(fù)勞動，是檔案資料管理工作面對的一個重要問題。

一、現(xiàn)代化的管理新技術(shù)是檔案館可持續(xù)發(fā)展的需要

（一）可以提高檔案館整體功能的技術(shù)基礎(chǔ)。人類文明已經(jīng)真實地邁進了二十一世紀，數(shù)字化信息時代的大潮朝著我們撲面而來。檔案管理和利用如何應(yīng)對及適應(yīng)數(shù)字化信息時代的需求，是我們檔案工作者要思考的。數(shù)字檔案館是隨著檔案館信息化程度的提高而產(chǎn)生的一種新型檔案館，數(shù)字檔案館的建設(shè)歸根到底就是檔案館信息化的建設(shè)。數(shù)字檔案館似乎更加強調(diào)的是存儲和利用檔案信息資源的信息空間，虛擬性較強，包括多種檔案信息數(shù)據(jù)庫，強調(diào)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和高度的檔案信息資源共享化，從廣義上講應(yīng)該包括檔案館數(shù)字化的內(nèi)容。檔案館數(shù)字化主要是指將現(xiàn)有館藏檔案信息數(shù)字化，接收應(yīng)歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)，將數(shù)字化的檔案信息資源在網(wǎng)上的發(fā)布和傳遞，利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息資源共享。因此，隨著數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和成熟應(yīng)用，電子文件大量出現(xiàn)。檔案館既要保護傳統(tǒng)載體的檔案，又要管理數(shù)字化的記錄，如何加快檔案館的數(shù)字化建設(shè)便顯得尤為迫切。

（二）可以豐富和優(yōu)化館藏檔案。檔案館是行政區(qū)域內(nèi)永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面利用檔案史料的中心。檔案館又是綜合性檔案館，其館藏可以反映所在地的政治、經(jīng)濟、科學、文化、教育等社會各方面的情況。檔案館豐富館藏的目的就是為了更好地向社會提供利用，檔案部門只有建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、富有特色的館藏信息資源，才能夠更好地為構(gòu)建和諧社會服務(wù)。由于檔案館現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用和建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。

（三）有利于本地區(qū)經(jīng)濟建設(shè)和各項事業(yè)的發(fā)展。檔案是一種非常有用的信息資源，而檔案館正是一個海量信息的儲存地。檔案工作在現(xiàn)實生活中可以扮演重要的角色。我們應(yīng)該營造一個良好的氛圍，有效地保護和利用檔案，使之為我國的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。檔案館現(xiàn)代化主要是將檔案館的檔案資源進行數(shù)字化加工，這已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)時代檔案館資源建設(shè)的發(fā)展方向和檔案館努力追求的目標。而檔案資源的數(shù)字化又是數(shù)字檔案館的檔案信息數(shù)據(jù)庫的主要來源。因此，在大力發(fā)展市場經(jīng)濟和當前轉(zhuǎn)變經(jīng)濟發(fā)展方式調(diào)整經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的新形式下，檔案工作如何服從、服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，是檔案工作者面臨的新課題。

二、努力學習現(xiàn)代化的檔案管理新技術(shù)

（一）不斷學習電子文件及電子公文的規(guī)范化管理。檔案資源是國家綜合檔案館的立館之本，是開展檔案館工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。它是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的對國家和社會有保存價值的檔案總和，是黨和國家的寶貴財富。加強檔案資源建設(shè)，是檔案館建設(shè)的一個重要組成部分。規(guī)范檔案管理，制定完善檔案登記備案管理辦法和檔案管理應(yīng)急預(yù)案，開展檔案安全專項督查，同時加強檔案安全設(shè)施建設(shè)，建立健全網(wǎng)絡(luò)監(jiān)察系統(tǒng)。以標準化管理為主，制度管理為輔。標準化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標準化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，特別是約束力強，但管理范圍有限，所以在標準化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館數(shù)字化工作所需的嚴密的規(guī)范化管理體系。

（二）做好檔案輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列基礎(chǔ)工作。檔案管理自動化是對檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計算機數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。這個特征是基礎(chǔ)性的，有普遍意義的，是開展其他數(shù)字化工作的前提條件。檔案資源建設(shè)是檔案館立館之基、興檔之本。檔案局要將征集特色檔案資料作為重要工作內(nèi)容，常抓不懈。組織力量，大力開展檔案的收集和征集工作。豐富館藏是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。按照檔案館收集的范圍和標準，還要大力開展檔案的征集工作。

（三）加強資源建設(shè)。首先，開展檔案資源清查，廣泛征集散存散失在民間、具有人文特色的珍貴檔案、歷史檔案和名人檔案，同時對館藏檔案及現(xiàn)行公開文件中的民生檔案信息進行整合開發(fā)，做好備案記錄工作。其次，創(chuàng)新服務(wù)方式，加快推進檔案管理數(shù)字化建設(shè)，完善網(wǎng)上查閱功能，并在實行群眾免費查閱檔案，為群眾提供更好的服務(wù)。第三，積極開展編研工作。檔案編研工作要“立足館藏，服務(wù)社會”，最大限度挖掘館藏檔案信息資源，緊緊圍繞黨和政府的需要、群眾的需要和社會需要，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為社會服務(wù)。

三、結(jié)束語

檔案是歷史的真實記錄，是一種特殊的文化資源。檔案館作為公共文化設(shè)施，匯集、積累、保護檔案資源，為社會公眾提供多樣化的服務(wù)，承擔保存和傳播人類知識的關(guān)鍵角色。

參考文獻：

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