檔案業務指導工作中的問題與對策

褚利梅

[摘 要]本文簡要分析了檔案業務指導工作中存在的相關問題，并針對這些問題提出了切實可行的解決辦法。

[關鍵詞]檔案；業務指導；問題；對策

檔案業務指導工作是檔案事業的重要組成部分，是履行檔案法律責任，推動檔案事建設服務的一項重要工作。過去檔案業務指導工作，認真貫徹落實黨和國家的檔案工作方針、政策和法規，制定、推動檔案業務工作規劃與標準，組織協調并監督指導檔案工作。為我國機關、企事業單位、社會團體及個人檔案的建立，為檔案工作規范化、標準化建設和科學化、制度化管理，為保護歷史、服務現實做出了突出貢獻，取得了顯著的成績。但是，隨著時代的進步，社會的發展，我們日漸感到指導工作與當前形勢的發展變化有著某些不相適應的問題，對此，我們一定要引起重視，絕不能掉以輕心。

不適應的問題主要表現在：

1、指導思想陳舊。科技現代化、經濟全球化、時代信息化的發展趨勢和檔案來源多元化、檔案載體多樣化、檔案內容復雜化、檔案管理科學化、檔案需求全面化的客觀形勢，給業務指導工作提出了點多面廣和層次多、內容全、技術新、前瞻性強的要求。然而長時期封閉、保守思想的影響和重政治、輕經濟；重城鎮，輕農村；重文書檔案，輕科技、專業檔案；重紙質檔案，輕電子介質檔案以及重保管，輕利用的認識偏差，把指導工作引入了誤區。使指導人員躋身于有限的區域和戰線，反復片面地彈奏著整理、立卷——立卷、整理的樂章，人為地將自己限制在傳統的整、裝、訂的圈子里，淡化了宏觀調控的工作職能，從而導致區域檔案工作落后，發展不平衡。

2、指導方法落后。對于變具體指導為宏觀指導，盡管我們認識多年，卻始終未能在工作中得到很好的處理和解決。目前，市、縣級檔案業務指導工作大多數還是沿襲著傳統的實地操作方法，深入到每一個單位和部門進行具體細致的指導，獨樹一幟，越俎代庖。既不注意調動發揮基層檔案人員的工作才干與積極性，又不善于組織協調各主管機關對所屬機構履行監督指導的工作職能，把自己緊緊捆綁在繁瑣的檔案整理之中，而無暇顧及全面工作。不僅弱化了社會的檔案意識，也淡化了檔案人員的責任意識，削弱了指導工作的力量，使系統指導癱瘓，層層指導梗阻，群策群力和齊抓共管的優勢大減。

3、指導手段單一。改革開放的深人進行和市場經濟的建立與完善，一方面給檔案事業帶來了繁榮和興旺，但另一方面，由于發展中情況的變化和利益驅動等因素的影響，在一定工作層面上出現管理混亂、檔案受損和工作斷檔、不建檔、建檔難等問題。對于這些問題，我們雖然每年都依據法律條文對其進行重點監督和檢查，但大多數還是流于形式，只查不處。而更多的則是以行政手段說服教育，不建立檔案就一次次地催，不及時立卷就一遍遍地追，不規范管理就回回的督促，反反復復說破嘴，辛辛苦苦跑斷腿，結果還是時效反差，力度不大。

4、指導人員素質較低。首先在思想方面，求知欲望和進取意識不夠強烈，知識陳舊、老化，不能把握檔案工作在市場經濟條件下的發展勢態，對形勢變化估計不足、認識不充分，對檔案工作中出現的新情況、新問題缺乏心理準備和應變能力，工作的重點、難點、疑點問題把握不準、解決不力，指導工作落后，沒有預見性。其次在工作方面，科學知識和現代化管理技術掌握甚少，除了對文書、會計、統計、基建檔案的管理技術較為嫻熟，對其他各門類科技檔案和專業檔案的業務標準與技術規范均把握的不夠精細和準確。特別是對辦公現代化所產生的電子文件整理、電子介質檔案編目及其管理、保護技術等問題非常陌生，難以施行對新經濟領域、高新技術區和現代化管理的業務指導。再次在作風方面，盡管指導人員重心向下，但是蹲下去干活多、結合形勢任務調查研究少，例行公事常規性立卷指導多，聯系實際有針對性解決問題少，講管理求實多，講利用務真少。

上述問題，雖然僅表現在一定層面且程度不同，但卻直接影響檔案業務工作質量，影響檔案整體管理水平的提高。因此，必須加以認真的對待和解決。

針對如上問題，應采取下列對策：

1、轉變思想觀念。當今的時代是信息時代，是科學技術飛速發展的時代。處在新時代，如果我們還固守一些不適應時代變化的舊思想，就無法跟上時代的發展。因此，我們必須在思想觀念上來一個較為徹底的轉變，解放長期以來計劃經濟和小農經濟思想的束縛，清除封閉、保守的思想障礙，沖出僵化的思維定式，摒棄陳舊、落后的指導觀念，變狹隘為開闊，變封閉為開放，變保守為開拓，變單維為多維，強化指導工作的科技意識、競爭意識、創新意識和超前意識，牢牢把握為經濟建設服務這個中心，以一流的工作業績，把指導工作推向前進。

2、改進指導方法。面對世紀變革和建設具有中國特色社會主義偉大實踐的時代呼喚與挑戰，顯然，單憑指導人員的“手到方成”，或全靠檔案指導人員的“單打獨斗”是不行的。完全依賴于下命令、發通知和具體的操作指導也是乏力的。特別是在范圍廣泛，來源分散，層次增多，數量擴大，情況各異的指導形勢變化中和社會對指導工作高技術、高標準、高時效的實際要求下，要大力規范，力求發展，就必須發揮群體指導的作用和功能。

3、強化法制手段。依法治檔是社會主義法制國家建設的需要，是檔案事業生存發展的要求。多年檔案工作的實踐證明，指導工作以行政命令為主要工作手段是軟弱的，必須運用法制來規范人們在檔案事務活動中的行為.把法制工作貫穿于指導的全過程，并嚴肅法治，有法必依，執法必嚴，違法必究。依法監督指導，一要注意完善區域內依法監督指導體系的建設，主動自覺地履行檔案業務指導這一法律責任和義務。二是注意完善檔案法規體系建設，研究制定適合于區域經濟發展的地方性檔案管理工作的規定、辦法和有關業務技術操作規范、細則，使監督指導工作有章可循。三是注意建立完善業務指導工作制度與規范，加強指導工作的制度化和法制化管理。

4、提高指導人員素質。提高指導人員的素質，首先要加強學習，其次要勤于實踐。要以改革開放和社會主義現代化建設給檔案工作帶來的實際問題為中心，著眼于理論上的運用，著力于新的實踐和新的發展，深化理論知識，增長工作才干。不斷地在市場經濟條件下，在具有探索性、艱巨性、長期性的建設實踐中，培養和提高表達能力、應變能力、組織協調能力、宏觀管理能力、科學指導能力、開拓創新能力和現代化技術應用與操作能力。努力把指導人員培養成為政治強、業務精、意識新、作風硬、干勁足，具有現代素質和時代風貌、能夠肩負歷史重任、一技多能的檔案人才。