試論社會養老保險檔案管理信息化建設

周仕芹

[摘 要]試論社會養老保險檔案管理信息化建設問題，介紹了社會養老保險檔案管理工作中存在的問題，主要有社會養老保險與檔案的管理問題、環境設施問題和管理水平問題，探討了加強社會養老保險人事檔案管理的信息化建設措施，具體是社會養老保險與檔案管理模式、檔案管理數字化、檔案信息化建設和檔案人才建設措施。

[關鍵詞]社會養老保險；檔案管理；信息化建設；保險業務；檔案管理

社會養老保險業務工作，它的全稱叫社會養老保險金，這是一種由社會統籌基金，來支付的基礎養老金和個人賬戶養老金的集成，也是我國社會保障制度的重要組成部分，它是我國社會保險五大險種中最重要的險種之一，是國家和社會根據一定的法律和法規，為解決勞動者，在達到國家規定的解除勞動義務的勞動年齡界限，或因年老喪失勞動能力退出勞動崗位后的基本生活，建立的一種社會保險制度。社會養老保險業務檔案管理信息化，是傳統檔案邁向現代檔案的一個時代性標志，也是社會養老保險業務檔案管理工作中的一場革新；如何利用計算機和網絡技術，開展社會養老保險業務檔案文件的信息化管理，這在社會養老保險檔案工作中具有重要的作用；社會養老保險檔案的信息化，要求對社會養老保險檔案管理的思路要重新思考，確立網絡信息環境中檔案管理的框架和方法，就能夠實現社會養老保險檔案信息的社會化服務。所以，在我國即將進入老齡化時期，社會養老保險檔案的信息化，已成為社會養老保險檔案工作中的客觀需要，在高科技時代，創新是一個蓬勃發展的事業，它是社會養老保險業務的全新動力與源泉，同時，創新又是知識經濟時代發展的主要趨勢。在知識時代，計算機技術把人類帶進了一個全新的信息化時代，社會養老保險檔案工作當然也要與時代發展同步，因此，如何加快社會養老保險檔案信息化建設，是當前社會養老保險檔案管理現代化的需要，也是檔案創新工作信息化建設的主要內容。

一、社會養老保險檔案管理工作中存在的問題

1. 社會養老保險與檔案的管理問題

在社會養老保險中，有些領導和一部分工作人員，對社會養老保險檔案工作的認識不足，總是覺得社會養老保險檔案工作只是簡單抄寫和保管工作，談不上社會養老保險業務的主要工作，不能給社會養老保險業務創造經濟效益，因此，對于社會養老保險檔案工作，只要做到不丟失、不泄露，就可以應付查檔、外調；這種輕視檔案工作的想法，表明這些工作人員對檔案工作不了解，忽視了檔案工作的重要性，勢必使社會養老保險當按工作難以適應現代化管理需要。

2. 社會養老保險檔案與環境設施問題

社會養老保險對檔案管理必備的首要條件， 首先是要落實檔案室的設施建設，有些社會養老保險檔案至今沒有專用檔案室，還有些檔案室狹小，由于檔案資料多，出現潮濕和“六防”設備配套欠缺問題，使社會養老保險檔案出現資料蟲蛀、霉變，影響檔案的完整性和外觀的整潔美觀，有的社會養老保險檔案室，連必備統一的檔案夾、切紙刀等工具都無法購置齊備。

3. 社會養老保險檔案管理與管理水平問題

社會養老保險管理力量不強，管理手段滯后，管理水平低下，這是社會養老保險大多數工作人員的情況，他們大部分都未經過檔案專業知識培訓，對檔案管理的要求、檔案的重要性、檔案資料的收集整理、裝訂歸檔等業務基本不了解，對收集檔案意識薄弱，并且大部分檔案工作者為兼職，沒有人認真投入到檔案工作中去，日常事務只是把資料放進檔案盒，也不及時整理，嚴重影響了社會養老保險檔案的管理。另外一部分歸檔資料欠缺準確與真實性，傳統陳舊的社會養老保險檔案管理，已難以適應時代飛速的發展，在新形勢之下要求社會養老保險業務一定要改變傳統模式，進行現代信息化建設。

二、加強社會養老保險人事檔案管理的信息化建設措施

1. 社會養老保險與檔案管理模式

傳統的檔案管理是以紙張為主的檔案管理實體，大多是以手動完成檔案的收集、整理、編制、鑒別、存儲、統計等方面管理，它的工作量非常的巨大，步驟又是相當的繁雜。由于存儲量大，檔案管理人員沒有精力，去實施對被封存的檔案資料進行信息提取與加工處理，社會養老保險檔案信息資源已經大多被閑置或變成廢物浪費掉。隨著現代管理技術與引進先進的設備，尤其是計算機和網絡的發展，為社會養老保險檔案管理，提供了良好的環境，現代化信息技術促使傳統的檔案管理模式面臨著一個嶄新的挑戰。檔案管理重點在于適應數字化記錄管理需求，從傳統的實體檔案管理向信息資源的管理轉變，將信息作為管理對象，對形成的不同檔案進行數字化處理，采取現代化技術對檔案信息資源統一管理。才能體現對檔案信息資源的價值。

2.社會養老保險與檔案管理數字化

檔案管理的信息資源數字化是檔案信息化建設的一個重要的基礎與前提，也是對檔案原件得以保護的重要方式；檔案數字化需要通過利用現代化先進的信息手段，將檔案部門的各種不同物質載體形式處理轉變成數字化信息，并創建一個數據庫文件以便于提供服務。形成數字信息化檔案管理未必意味著傳統的檔案管理要取消，其兩者應互相補充、長期共存。規范化與標準化是檔案信息化建設的一項十分重要的內容，也是衡量檔案管理現代化的一個重要標志。社會養老保險業務在進行檔案管理信息化時，應當根據國家推薦標準管理信息，根據其發展特點與需求，制定標準的內部管理，在實踐中逐步改進。數據庫文件的目錄，要有利于實際性的操作，又符合國家的標準規范。

3.社會養老保險與檔案信息化建設

人類社會推動信息化技術發展的目標，是在建立良好的信息基礎設施的環境下，使信息最大程度的利用與信息的公開得以實現；對檔案信息化建設來說，該發展目標具有十分重要的現實意義，檔案信息化建設應有一個過程，在此過程當中，伴隨著在檔案管理中應用程度的變化及其信息技術水平的提高，其信息化建設的階段性目標也應及時地做出應有的調整，所以在檔案信息化建設過程中，必須認識深遠并且立足當前，積極解決檔案信息化建設中會碰到的不同方面問題。

4.社會養老保險與檔案人才建設

檔案工作者綜合素質的高低，會影響到檔案信息化建設的進程，檔案工作者是檔案信息資源和用戶兩者互相聯結的紐帶與橋梁，在檔案的網絡化、信息化管理中，渴求擁有一大批高素質的人才隊伍。管理工作者應掌握好檔案專業知識，利用其專業知識，指導電子檔案文件進行分類歸檔。需掌握檔案信息化、數字化及電腦應用技術，使他們的業務水準與知識結構能夠適應檔案信息化建設的需要，為創建檔案新模式提供強有力的人才保障。檔案工作者若對計算機進行檔案信息現代化的管理不夠熟練，就難以適應檔案信息化管理的要求，更加難以高效率地實現檔案網絡化、信息化的管理與服務。不僅要為檔案管理部門配備計算機專業化人才，還應加強對管理工作者的在職培訓，提升檔案工作者對電子文件管理的專業知識，使他們肩負起電子文件歸檔管理的重任。

三、結語

社會養老保險與檔案信息化建設，是高科技時代的發展趨勢。社會養老保險與檔案信息化建設，涉及到千家萬戶，只有不斷創新，加強管理才能落實好社會養老保險工作。因此，一定要為社會養老保險工作，架起溝通之橋，為做好社會養老保險工作努力工作。

參考文獻：

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