檔案數字化管理體系建設問題研究

孫寧寧

[摘 要]檔案數字化管理體系由于具有檔案管理歸集整理速度快、準確度高以及管理費用投入較少等一系列的優點，因而已經成為檔案管理工作的主流形式。本文首先分析了檔案數字化管理體系的主要技術優勢，進而總結了我國在檔案數字化管理體系建設中存在的制約問題，并重點提出了完善檔案數字化管理體系建設的可行措施，可以為相關企事業單位進行檔案數字化管理體系建設提供合理的參考。

[關鍵詞]檔案；數字化；管理

引言

隨著計算機技術的不斷發展，各種辦公應用軟件不斷出現，為實現辦公管理的智能化以及自動化提供了良好的基礎。對于檔案管理而言，計算機技術以及信息技術同樣帶來了新的變革，檔案數字化管理已經逐步成為檔案管理的主流形式。檔案數字化管理技術，主要是通過將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質檔案資料的掃描文件經過編輯處理后存儲在數據庫中的技術。在檔案管理工作中應用數字化技術，不僅可以對傳統的檔案管理工作流程進行優化整合，同時能夠有效的擴大檔案資料容量，降低檔案資源管理成本投入，提高檢索查閱的服務水平，對于創新檔案管理體制，推動檔案管理工作的發展具有重要的作用。

1、檔案數字化管理工作的技術優勢分析

（1）有助于優化檔案歸檔管理程序。在信息技術時代信息量高速增長，檔案管理工作任務量日益繁重，由于數字化的檔案管理體系能夠確保信息收集傳遞渠道的快捷暢通，因此能夠及時的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅提高檔案歸集整理效率。此外，通過數字化的檔案管理體系，可以通過信息網絡進行檔案資料的及時傳遞，進而實現檔案資料的遠程歸檔管理。

（2）降低檔案管理的成本投入。傳統的檔案管理工作主要是由人工對紙質檔案資料進行整理歸檔，這種粗放的檔案管理模式，所耗費的檔案管理辦公費用是巨大的，隨著信息量的增大只能通過增加辦公人員來完成檔案管理任務。通過檔案數字化管理體系建設，檔案的載體形式轉變為存儲盤、光盤以及服務器，有效的節約了檔案管理費用與占地空間，因而能夠降低檔案管理辦公成本以及庫房管理成本，提高檔案管理經濟效益。

（3）有助于檔案資料的檢索查詢。數字化的檔案管理體系取代傳統的人工紙質檔案管理模式之后，檔案資料的統計工作效率以及工作質量得到了大幅提高。同時由于數字化的檔案管理體系都配套建設了數據庫以及共享網絡平臺，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數字化可以實現檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于提高檔案資料的利用水平。

（4）有助于檔案資料的及時更新。數字化的檔案管理體系實施，檔案資料的歸集整理效率大大提高，而且全過程都是采用計算機進行信息數據資料的處理，因此能夠優化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時上傳至數據庫，因而可以大幅提高檔案資料的時效性。

2、數字化檔案管理體系建設的制約問題分析

（1）硬件以及軟件體系建設水平落后。開展檔案數字化管理體系的建設離不開硬件以及軟件設施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經費投入不足，計算機配置數量不足、機房建設水平落后，網絡設備缺乏，造成了檔案數字化管理體系建設工作推進遲緩。其次，在軟件系統設施的建設上，對于檔案數字化管理系統軟件的選擇把關不嚴，檔案數字化管理系統軟件功能不全，數據資料檢索查閱困難，造成檔案數字化管理體系整體建設水平較低。

（2）數字化檔案管理系統軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業單位或者是高校科研機構的業務、管理活動中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統與檔案管理系統未能有效的兼容，在信息資料數據格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問題，電子檔案資料無法直接由管理系統傳遞至檔案管理系統進行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環節，同時也制約了檔案信息資料在兩套系統之間的數據共享。

（3）檔案數字化管理的安全影響因素較多。檔案數字化管理體系的建設雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時也存在著較多的安全風險因素。例如電子檔案資料文件對于存儲硬件設備依賴較為嚴重，如果存儲設備不穩定則會造成數據信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數字化體系中軟件系統容易被木馬或者是病毒破壞，造成數據文件丟失、損壞等問題的發生。

（4）檔案管理工作人員能力水平不高。建設檔案數字化管理系統，對于檔案管理工作人員的綜合能力水平要求較高，但是現階段由于管理部門對于檔案管理工作重視程度不足，檔案管理工作人員未經過系統的教育培訓，檔案管理業務知識理論基礎不足，對于計算機以及檔案管理系統軟件的應用能力較差，制約了檔案數字化管理體系建設的順利開展。

3、檔案數字化管理體系建設措施研究

（1）強化檔案管理部門硬件以及軟件系統等基礎設施的建設，為檔案數字化管理體系建設提供良好的基礎。檔案數字化管理體系的建設，離不開各項軟硬件等設施的基礎，因此應該將硬件設施支撐、軟件系統以及網絡工程等內容的建設作為檔案數字化管理體系建設的基礎工作來開展。首先，對于檔案數字化管理體系硬件設施的建設，應該增加資金投入確保機房、計算機、辦公設備以及網絡通信設備的齊全，強化硬件環境的建設質量。其次，應該根據單位檔案管理工作的實際情況，選擇功能齊全、適用性強以及兼容性較好的專業軟件作為檔案管理系統軟件，同時結合單位內部的辦公網絡共建檔案管理網絡平臺。通過完善的軟硬件系統設施建設，推動檔案數字化管理體系建設工作的順利開展。

（2）規范標準的建設檔案數字化管理系統。對于檔案數字化管理系統的設計，應該綜合分析檔案專業管理要求、信息傳遞要求，完善功能設計以及系統模塊設計。首先在檔案數字化管理系統功能的設計上，應該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢以及匯總統計等功能。對于檔案數字化管理系統模塊的具體設計，應該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統設置等功能模塊，同時針對資料信息管理必須設置好輸入、查詢、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時更新。對于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應該提強將檔案資料的發文號、文件名稱、文件生成日期、發文單位及備注作為檢索要素，同時設置權限界定，以便于為經過授權的檢索使用者提供全面準確的服務。

（3）強化對于檔案數字化管理體系的安全管理。由于檔案數字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數據庫以及網絡共享平臺之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的安全隱患，必須這些信息資料進行全面的安全防護。首先，對于重要的檔案信息資料以及數據文件，應該進行多次備份處理，并置于不同的存儲設備或者是數據庫之中進行資料的保存。其次，對于檔案數字化管理體系的網絡環境應該進行凈化處理，通過安裝安全防護軟件，并設置好防護墻的訪問設置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數據庫的破壞。第三，對于涉及到單位商業機密或者是重要的科研資料，應該做好檔案資料文件的加密處理，對這些資料采用專業的密鑰技認證技術進行保密處理，同時在網絡平臺上嚴格設置訪問權限，避免涉密資料泄密問題的發生。通過這些措施，確保檔案數字化管理體系的安全可靠，為檔案數字化管理體系建設提供良好的基礎。

（4）提高檔案管理工作隊伍的整體素質水平。在知識經濟時代，各個單位的信息量成指數形式的增長，檔案管理工作任務量大大增加，同時隨著數字化檔案管理工作的應用實施，對于檔案管理工作人員的能力水平也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開展，在檔案管理工作隊伍人才結構的設置上，應該選擇檔案管理業務知識涵養深厚，同時又能夠熟練使用計算機以及軟件的復合型人才充實到檔案管理工作隊伍之中，以對人才結構進行優化。其次，應該重視相關業務知識、軟件應用能力以及分析能力的系統培訓，作為知識密集型的管理崗位，必須全面的提高檔案管理工作人員的能力水平。

4、結語

在知識經濟時代，數字化檔案管理體系已經成為檔案管理工作的基本應用形式，同時這也是提高檔案管理工作質量與管理效率的關鍵措施。檔案管理部門應該充分認識到數字化管理體系建設的必要性，提高檔案數字化管理意識，明確檔案數字化管理體系建設的要點，進而優化檔案管理流程的優化，確保檔案信息的安全完整，推動檔案管理工作水平的不斷提高。

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