做好檔案管理工作的探索

李春元

[摘 要]為了規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的功能與作用，促進檔案管理工作就顯得尤為重要。本文從努力把好收集關，抓好管理現(xiàn)代化兩方面入手，闡述了檔案管理的有效策略。

[關鍵詞]檔案；工作；管理人員；問題

在服務型社會大環(huán)境下，科學的開發(fā)和利用好檔案資源，檔案管理工作要充分認識管理工作的重要性，加強對檔案的管理，及時解決檔案管理工作中遇到的問題，檔案是信息的重要載體，是企業(yè)各項日常工作中形成的第一手資料，是經(jīng)過認真整理形成的，是企業(yè)開展工不可多得的寶貴史料。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。隨著檔案管理體制的改革和管理制度的變化，對檔案管理工作的要求越來越高，教師管理科全體成員在多年實踐的基礎上，結合省內外友好人才，對人事檔案管理規(guī)范化建設、標準化建設、信息化建設及網(wǎng)上業(yè)務辦理等方面做出以下思考：

本人結合多年的管理經(jīng)驗，從以下兩個方面去努力。

一、加大收集渠道

1掌握建設項目檔案收集的方法 。檔案收集可以體現(xiàn)企業(yè)的管理質量和水平。檔案收集方法應體現(xiàn)跟蹤收集和管理的原則。由于文件材料門類繁多， 要明確規(guī)定企業(yè)檔案應具備的質量和數(shù)量要求，移交時間等，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入具體要求中來，收集的難點是一些影像和圖章的簽署，一些重要的資料必須要加蓋并完備簽署，項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。協(xié)調各部門做到從上而下，層層有人負責，防止和減少文件資料的流失。

2.文件材料的收集. 檔案的收集在系統(tǒng)中進行操作以外，還必須有一套完整的紙質的登記冊，防治登記檔案造成無法挽回的損失；新建檔案和補充材料錄入系統(tǒng)后，要及時處理入庫，新建檔案和補充材料的收集情況要進行檢查復核。做到收集工作的檢查和指導隨時定期收集相結合。設置檔案柜檔案入柜存放，按照統(tǒng)一存放檔案外還要陳列，建立健全文件資料的收集歸檔制度、加強對平時收集工作的檢查和指導工作。保存下來的有價值的珍貴實物，要做到隨時收集和定期收集相結合 ，進行查漏補缺，嚴要求嚴格對照檔案的標準，根據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。在整個準備過程中做到資料多不雜，專職檔案管理人需要對檔案資料進行加工，變死材料為活信息，為開展各項管理工作提供可靠的檔案信息資源。優(yōu)化檔案管理的條件，加強宣傳，增強檔案管理意識。

二、加強管理意識

1.加強檔案培訓提升業(yè)務素質。檔案管理信息化是社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。舉辦檔案管理員培訓認真學習檔案專業(yè)知識理論，學會利用先進技術設備，加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)提高檔案工作者素質。同時注重檔案收集加強過程管理。檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，加強檔案管理業(yè)務學習，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握， 請專職檔案員定期對全體檔案員開展培訓學習資料鑒定和編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，注重計算機知識、信息技術的學習，提高檔案員的業(yè)務水平，加強檔案基礎工作抓好每年歸檔工作。各類文件、材料能否齊全、完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個基礎，努力使自己具備信息技術和網(wǎng)絡技術的綜合型檔案管理人才。

2.利用現(xiàn)代化技術，提升檔案利用價值的同時也解決檔案管理費問題。既可以像青島市人才流動服務中心一樣開展以證書認定和工作履歷認定等為基礎誠信檔案，可以改革人事檔案材料的收集范圍，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，將人力資源管理和人才職業(yè)發(fā)展的材料收入歸檔范圍內，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，按文件形成的先后順序排列，在取消檔案管理費后，可以充分利用檔案的價值，為代理單位和個人提供新的個性化的人才服務，收取一定的服務費。利用計算機提高檔案工作，降低了人為因素的影響，實現(xiàn)檔案信息化管理，可以收到事半功倍的效果。

3.健全規(guī)章制度。規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。制度必須具有可操作性，把主要工作納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃和工作計劃、檢查工作、總結工作與相關檔案資料歸檔同步。建立健全管理機構和網(wǎng)絡，層層成立檔案工作領導小組，配備人員要保證檔案管理工作順利開展。建立應以可操作性強為目標，不斷發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，規(guī)章制度要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。要主動了解社會需要及素材狀況，采取篩選、歸納等步驟編印成各種檔案參考資料，有針對性的編制必要的檢索工具，提高查找利用檔案的效率。檔案的利用情況需要按照有關規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計結果。對已破損和字跡褪色的檔案及時修復或復制。

4.強化服務意識。做好檔案管理工作，樹立“工作就是服務”的觀念，服“守攤式”的被動服務觀念。樹立創(chuàng)新意識和優(yōu)質的服務質量，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，實現(xiàn)檔案信息資源共享，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，改變以往被動服務的局面。檔案管理工作者要努力練好基本功，利用現(xiàn)代化管理手段，嚴格執(zhí)行國家的保密政策，為和諧社會建設提供及時、準確、周到的服務。

參考文獻：

[1]安春娥.試論高校學報檔案的管理、開發(fā)與利用[J].山西廣播電視大學學報，2009，（2）.

[2]史淑琴.對遠程教育學籍檔案網(wǎng)絡化管理的探索[J].山西廣播電視大學學報，2009，（2）.

[3]李多；市場經(jīng)濟下的信用檔案及其管理和利用[D]；安徽大學；2005年

[4]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風，2008（24）