淺析高校教學(xué)秘書的工作思維方式

李敏

（宿遷學(xué)院 建筑工程系，江蘇 宿遷 223800）

淺析高校教學(xué)秘書的工作思維方式

李敏

（宿遷學(xué)院 建筑工程系，江蘇 宿遷 223800）

文章通過對(duì)高校教學(xué)秘書工作內(nèi)容和職責(zé)的分析，論述了培養(yǎng)正確的思維方式對(duì)于提高教學(xué)秘書工作效率、加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的重要性。作者結(jié)合自身的經(jīng)驗(yàn)就如何形成良好的工作思維方式給出了幾點(diǎn)建議，為進(jìn)一步提高高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的素質(zhì)提供參考。

高校教學(xué)秘書 工作特點(diǎn) 工作思維方式

高等院校教學(xué)管理水平直接決定學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平。高校教學(xué)秘書既是教學(xué)管理網(wǎng)絡(luò)的末梢，又是教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)的骨干力量，其工作能力水平直接影響到整個(gè)學(xué)校的教學(xué)工作和教學(xué)質(zhì)量。因而，提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的素質(zhì)是教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)中非常重要的一部分。

一、高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

教學(xué)秘書是教學(xué)管理系統(tǒng)的基層工作人員，其主要工作任務(wù)是在教學(xué)系主任（院長(zhǎng)）領(lǐng)導(dǎo)下處理日常教學(xué)行政工作，并從事教學(xué)狀態(tài)、質(zhì)量信息的調(diào)查了解工作。教學(xué)秘書的角色定位決定了其工作具有以下突出特性。

（一）工作的服務(wù)性和時(shí)效性

服務(wù)性是教學(xué)秘書工作的本質(zhì)屬性，教學(xué)秘書面對(duì)的工作對(duì)象是全系或全院的教師和學(xué)生，他們承擔(dān)著上傳下達(dá)的工作任務(wù)。若將教師和學(xué)生看做是客戶，則教學(xué)秘書的主要工作任務(wù)可以總結(jié)為通過信息技術(shù)等手段滿足客戶的需求，即為教師和學(xué)生服務(wù)，保證教學(xué)工作的正常運(yùn)行。同時(shí)，教務(wù)處下達(dá)的通知和任務(wù)所要求完成的時(shí)限通常只有一周左右，這就要求教學(xué)秘書必須在第一時(shí)間開始行動(dòng)，通知相關(guān)人員，并督促、提醒其及時(shí)做出反應(yīng)，這又反映了教學(xué)秘書工作的時(shí)效性。

（二）工作的從屬性和輔助性

教學(xué)秘書除了承擔(dān)教學(xué)管理工作之外，還起著為院系領(lǐng)導(dǎo)提供文件、資料、建議的作用，為領(lǐng)導(dǎo)的組織和指揮起傳達(dá)、檢查、督促作用，以及處理日常教學(xué)事物并提供文字方面的條件等輔助作用。從工作地位上來說，教學(xué)秘書接近院系領(lǐng)導(dǎo)輔助其工作，但沒有決策權(quán)，他們從屬領(lǐng)導(dǎo)管理，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作。

（三）工作的煩瑣性和復(fù)雜性

從學(xué)期初到學(xué)期末的每個(gè)教學(xué)周教學(xué)秘書都有不同的工作任務(wù)，除了常規(guī)性的日常管理工作之外，他們還要處理突發(fā)性的教學(xué)情況。其工作的內(nèi)容范圍涉及學(xué)校教學(xué)管理工作的各個(gè)方面，工作繁鎖、層次結(jié)構(gòu)復(fù)雜、責(zé)任大。此外，教學(xué)秘書面對(duì)的是因年齡、職稱、閱歷而呈現(xiàn)不同特性的教師和因家庭背景、教育環(huán)境不同而性格各異的學(xué)生兩大群體，這又給其工作增添了一定的難度和復(fù)雜性。

（四）工作的周期性和重復(fù)性

高校的教學(xué)工作是以學(xué)年為周期進(jìn)行的，所以教學(xué)秘書的工作內(nèi)容年復(fù)一年的圍繞著教學(xué)任務(wù)安排、教學(xué)計(jì)劃制訂、報(bào)名安排、考務(wù)安排、學(xué)籍管理、檔案管理等方面進(jìn)行，每個(gè)學(xué)年他們都重復(fù)做著和上一個(gè)學(xué)年基本相同的工作。

（五）工作發(fā)展空間的局限性

目前，一些高校把建設(shè)高水平的教學(xué)科研隊(duì)伍作為其工作的重點(diǎn)，忽略了對(duì)教學(xué)管理隊(duì)伍特別是教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)。此外，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層通常認(rèn)為教學(xué)秘書處理的都是一些重復(fù)性的毫無技術(shù)性的日常事務(wù)，對(duì)于教學(xué)秘書隊(duì)伍的培養(yǎng)不重視，教學(xué)秘書外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)非常少。因而和其他崗位相比，教學(xué)秘書在發(fā)展空間和待遇上都處于弱勢(shì)地位。

二、高校教學(xué)秘書工作思維方式現(xiàn)狀分析

工作的思維方式對(duì)于工作的效率和質(zhì)量有著重要影響，科學(xué)得當(dāng)?shù)姆绞椒椒苁箯?fù)雜的工作簡(jiǎn)單化，能抓住工作中的主要環(huán)節(jié)和重點(diǎn)同時(shí)具有系統(tǒng)控制，進(jìn)而取得事半功倍的效果；反之，就會(huì)使得簡(jiǎn)單的工作復(fù)雜化、明確的目標(biāo)模糊化，付出很多但效果很差。教學(xué)秘書的以上幾點(diǎn)工作特性導(dǎo)致其在工作思維方式上存在一些誤區(qū)，極大地影響了教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)，也阻礙了學(xué)校整體教學(xué)管理質(zhì)量的提高，這些誤區(qū)主要表現(xiàn)在以下方面。

第一，以教師和學(xué)生需求或教務(wù)處及院系領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)為工作指令，按需辦事。這一工作方式的產(chǎn)生是片面注重上節(jié)中的一、兩項(xiàng)特性造成的，部分教學(xué)秘書錯(cuò)誤地認(rèn)為其崗位職責(zé)就是滿足教師、學(xué)生和領(lǐng)導(dǎo)的需要，久而久之就形成了有事來就忙沒人找就閑著沒事干的工作狀態(tài)。這種節(jié)奏混亂的工作方式易出現(xiàn)工作漏洞，影響工作的正常有效開展。

第二，工作重心模糊，有求必應(yīng)。教學(xué)秘書的工作涉及教學(xué)工作的各個(gè)方面，他們對(duì)各項(xiàng)教學(xué)工作的流程和規(guī)定都清楚了解，并且接近領(lǐng)導(dǎo)，全院系的學(xué)生和教師遇到問題時(shí)第一時(shí)間想到的就是教學(xué)秘書。因此除常規(guī)工作外，教學(xué)秘書還要隨時(shí)處理一些突發(fā)性、偶然性的事件，幫助廣大師生解決他們?cè)诮虒W(xué)工作中遇到的困難。部分教學(xué)秘書在工作中會(huì)在臨時(shí)性的事情出現(xiàn)時(shí)立即工作重心長(zhǎng)時(shí)間轉(zhuǎn)移的情況，時(shí)間久了便形成了有事必管、有求必應(yīng)的慣性工作方式，每天的工作時(shí)間都被煩瑣的事項(xiàng)占去，工作重心不明。這種勤雜工式的工作方式會(huì)極大地降低工作效率，導(dǎo)致工作效果事倍功半。

第三，工作方法一成不變，工作水平停滯不前。教學(xué)秘書的工作是以學(xué)年為周期的，每學(xué)年都做著重復(fù)性的工作，時(shí)間久了就形成了固定的工作方法，處理事情時(shí)不知變通。此外，學(xué)校普遍對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍的再教育不夠重視，也沒有完善的激勵(lì)機(jī)制，他們出去學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)非常少，缺乏對(duì)教學(xué)管理和教學(xué)改革方面的研究。這導(dǎo)致部分教學(xué)秘書在處理事情時(shí)缺乏靈活性，讓本來就單調(diào)的工作變得更枯燥，對(duì)工作缺乏熱情，更談不工作水平的提高。

三、高校教學(xué)秘書培養(yǎng)正確工作思維方式的基本思路

教學(xué)秘書是反映高校精神風(fēng)貌、教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平的重要窗口，是保證教學(xué)秩序正常運(yùn)行，實(shí)施教學(xué)改革的關(guān)鍵樞紐。一個(gè)真正具有工作責(zé)任心的教學(xué)秘書應(yīng)該不斷提高個(gè)人修養(yǎng)，努力提高工作能力，而培養(yǎng)正確良好的工作思維方式是培養(yǎng)高水平工作能力的根本，必須引起重視。人類的工作方式受其思維方式的影響，而思維方式又受個(gè)人教育、習(xí)慣、素養(yǎng)等多方面影響，是在成長(zhǎng)過程中逐漸形成的，只要調(diào)整心態(tài)，樂于接受，努力嘗試改變，思維方式就可以改變。針對(duì)高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)，可以從如下三個(gè)方面著手培養(yǎng)良好的工作思維方式。

（一）完善思維的層次

在工作中既要與領(lǐng)導(dǎo)保持同層次的思維，又要從不同層次對(duì)其思維進(jìn)行拓展。所謂保持同層次思維是指要充分了解領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)責(zé)范圍、思維模式、習(xí)慣思路，這樣在完任務(wù)時(shí)才能充分了解領(lǐng)導(dǎo)的要求，避免走彎路，高效率地完成工作。另外，院系領(lǐng)導(dǎo)在管理上不可能面面俱到，教學(xué)秘書要做領(lǐng)導(dǎo)的好幫手，充分利用與教師和學(xué)生接觸廣泛的條件，在平時(shí)的工作中對(duì)他們反饋的信息進(jìn)行記錄和整理，在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)從不同層次為其提供有利的信息和建議，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)才能高質(zhì)量、高水平地完成。如協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定某項(xiàng)規(guī)章制度時(shí)，既要能從管理層次的思維角度出發(fā)，抓住領(lǐng)導(dǎo)制定制度的起因和目的，避免文不達(dá)意，做無用功，又要能在抓住根本的基礎(chǔ)上對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的思維進(jìn)行發(fā)散，從制度的完整性和執(zhí)行力方面給予補(bǔ)充和建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定出較完善的規(guī)章制度。

（二）豐富思維的角度

教學(xué)秘書首先要從本位的思維角度出發(fā)，立足本職，盡職晝責(zé)，貫徹執(zhí)行上級(jí)教學(xué)方針和指令，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好日常教學(xué)管理工作，這是成為一名合格的教學(xué)秘書的根本。其次，教學(xué)秘書肩負(fù)上傳下達(dá)的重要任務(wù)，經(jīng)常要與學(xué)校的很多職能部門、二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、輔導(dǎo)員和學(xué)生聯(lián)系，而不同的人群所關(guān)注的重點(diǎn)是不一樣的，所以教學(xué)秘書應(yīng)注意換位思維，充分發(fā)揮溝通和協(xié)調(diào)作用，營(yíng)造和諧的工作氛圍，避免沖突，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。如在安排新學(xué)期課表時(shí)，首先要保證課程的數(shù)量、學(xué)時(shí)、起始周、任課教師等信息的準(zhǔn)確性，并且要從教師和學(xué)生的角度出發(fā)考慮，學(xué)生課表每天的課時(shí)量要適中，周課時(shí)要均勻分布，難度大的課程要分散安排，這樣學(xué)生的學(xué)習(xí)壓力才不至于過于集中，學(xué)習(xí)效果才會(huì)好；教師的課表則要充分考慮每一位教師的年齡、身體素質(zhì)和科研任務(wù)等方面的因素，對(duì)于年齡大的老教師其上午的精神狀態(tài)較好，課程應(yīng)盡量排在上午時(shí)段，對(duì)于身體素質(zhì)較差的教師課程安排不能太過集中，否則身體吃不消，而科研任務(wù)重的教師其課程安排上應(yīng)稍集中，保證其有完整連續(xù)的時(shí)間從事科研工作。

（三）把握思維的節(jié)奏

教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)決定了其在工作上有一定的被動(dòng)性，必須遵循教務(wù)處或院系領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)律辦事，但是在工作任務(wù)開始之后，教學(xué)秘書必須化被動(dòng)為主動(dòng)，把握當(dāng)前形勢(shì)的各種變化，與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門工作保持思維上的同步，契合其時(shí)間節(jié)奏，不得松懈拖沓，影響下一步工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，在掌握了工作周期性的特點(diǎn)后，教學(xué)秘書可以加快思維的節(jié)奏，運(yùn)用超前思維，做一些超前的準(zhǔn)備工作，避免臨時(shí)抱佛腳，措手不及。如在協(xié)助辦理畢業(yè)生的相關(guān)工作時(shí)，事情繁多，且各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，從答辯資格審查、畢業(yè)資格審查到辦理學(xué)士學(xué)位證，再到最后的檔案整理儲(chǔ)存必須一步接著一步按時(shí)完成，且要與論文答辯時(shí)間和學(xué)校規(guī)定的學(xué)生離校時(shí)間相結(jié)合，答辯資格審查和畢業(yè)資格審查的時(shí)間應(yīng)該在論文答辯之前完成，而學(xué)士學(xué)位證辦理和檔案存儲(chǔ)整理工作應(yīng)在畢業(yè)答辯之后學(xué)生離校之前完成。一旦畢業(yè)答辯工作開始，教學(xué)秘書就應(yīng)該積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，與整體安排保持同步，同時(shí)在工作開展之前可以做一些超前工作，如整理已有的英語(yǔ)四六級(jí)成績(jī)、課程不及格情況、處分情況等數(shù)據(jù)資料，這樣即使其他安排發(fā)生臨時(shí)變動(dòng)時(shí)也能從容應(yīng)對(duì)。除上述兩點(diǎn)外，教學(xué)秘書還應(yīng)培養(yǎng)一定的繼后思維，在一項(xiàng)工作結(jié)束后要思考有無遺留問題，有無需要改進(jìn)的地方，這樣才能不斷提高工作水平。

（四）培養(yǎng)創(chuàng)新思維能力

隨著教育改革工作的推進(jìn)、科技的進(jìn)步、管理人員的探索研究，新技術(shù)、新方法、新思維陸續(xù)的被用到教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，培養(yǎng)創(chuàng)造性思維能力，在工作中探索運(yùn)用新方法、新技術(shù)，不斷提高自己的工作能力水平，適應(yīng)新的發(fā)展需要。

［1］王舒.高校教學(xué)秘書崗位職責(zé)及其積極性發(fā)揮［J］.麗水學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，30（3）.

［2］易秋芳.高校教學(xué)秘書工作存在的問題與對(duì)策［J］.重慶科技學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010（5）.

［3］陳洪敏.高校教學(xué)秘書管理工作的探析與實(shí)踐［J］.價(jià)值工程，2013（18）.

［4］陳朝芳.雜談高校教學(xué)秘書需要具備的能力［J］.佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（1）.