新時期電力檔案數(shù)字化編研的發(fā)展及重要性

張 軍

東北電力設(shè)計院，吉林長春 130021

在電力行業(yè)當中，每天都需要處理的電力檔案可謂龐雜。而隨著我國電力事業(yè)的發(fā)展速度越來越快，電力檔案的管理工作和管理事務(wù)咋電力系統(tǒng)的日常運行和相應(yīng)的管理進程當中的作用也越來越大。特別是進入到21 世紀，在新時期的電力檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢愈發(fā)明顯，信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到電力部門的檔案管理工作的進程當中，從而成為其加強檔案管理效率，促進相應(yīng)的電力檔案的管理規(guī)范和實際的工作質(zhì)量的重要手段和途徑。因此，在這種社會發(fā)展背景之下，電力部門探索相應(yīng)的檔案編研工作的計算機技術(shù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的趨勢及其重要性，從而尋找出檔案編制管理的信息化、科技化和數(shù)字化的發(fā)展軌道成為其今后穩(wěn)定和縱深發(fā)展的重要考慮方面。下面將從新時期電力檔案數(shù)字化編研的發(fā)展方向和其在電力部門相關(guān)管理工作中的重要性兩個方面去進行討論，從而最終提高對電力檔案管理的數(shù)字化編研工作提供重要認知性指導(dǎo)。

1 新時期電力檔案數(shù)字化編研的發(fā)展

電力檔案承載著電力部門和電力行業(yè)的各種行業(yè)信息和相應(yīng)的發(fā)展資料，對于電力行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的指導(dǎo)意義。而數(shù)字化編研，則是通過數(shù)字化的信息技術(shù)去對檔案進行電子化的編寫和記錄。電力檔案數(shù)字化編研，也就是通過各種各樣的信息載體和不同記錄手段和具體形態(tài)去對相應(yīng)的電力行業(yè)的檔案信息進行計算機信息錄入，從而建立相應(yīng)的檔案兩級目錄的檔案管理信息系統(tǒng)著錄、電子掃描系統(tǒng)和檔案實體文件和文書的影印掃描、檔案信息的數(shù)據(jù)庫存儲格式的換轉(zhuǎn)、電子數(shù)據(jù)的存儲和保管整理為一體的檔案管理系統(tǒng)。通過上述的各種管理方式，把檔案中的所對應(yīng)的文字、圖片、錄像和音頻等信息轉(zhuǎn)化成為計算機所能夠識別的符號形式，從而形成有利于人們管理檔案信息原件、利用相關(guān)的信息系統(tǒng)建立一系列完備化和數(shù)字化的電力電子信息管理系統(tǒng)和信息庫。

而在電力檔案數(shù)字化編研的發(fā)展方面，應(yīng)該抓好下面的兩個關(guān)鍵關(guān)節(jié)：

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的安全性對于電力檔案數(shù)字化編研的影響。在實際的電力檔案管理過程中，其中最為基本的工作環(huán)節(jié)就是保證和維護檔案信息的嚴密性和安全性。目前，計算機行業(yè)當中對于數(shù)據(jù)的安全性的保護工作也有著較為完善的發(fā)展。諸如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)譯和加密等都是信息安全化方面的主要采取的手段。但是，在實際的檔案管理檔案中，容易出現(xiàn)因為編寫上報工作時丟失相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)或者計算機受到外來黑客入侵的威脅。因此，檔案管理人員應(yīng)該同時具備相關(guān)的計算機專業(yè)知識，從而為全面促進電力檔案數(shù)字化編研提供重要的保障。

在電力部門的檔案管理人員進行相應(yīng)的編研過程中，既要有相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)人員進行配合工作，也要求檔案管理人員具有良好的知識基礎(chǔ)。在實際的業(yè)務(wù)操作過程中，檔案管理人員在充分聽取了有關(guān)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)意見的基礎(chǔ)上，利用自身的專業(yè)基礎(chǔ)和知識素養(yǎng)的支持去閱讀和分析相關(guān)的業(yè)務(wù)技術(shù)內(nèi)容和工作總結(jié)。只有這樣才能恰當?shù)夭扇≌_的手段和方法去反映相關(guān)的管理工作的技術(shù)特點和操作內(nèi)容，進而為選擇科學(xué)合理的編研題目和相應(yīng)的檔案管理工作手段類型、完成對電力檔案信息的編譯和安全性加工、開發(fā)出檔案信息資源和管理人力資源的最大潛能提供重要的指導(dǎo)。例如，檔案管理人員應(yīng)該對各種安全工作的法規(guī)定和相應(yīng)的工作環(huán)節(jié)的運行情況、工程安全的基本工作原理和實際的工作技術(shù)和工作流程等有一個具體科學(xué)的認識。

2 新時期電力檔案數(shù)學(xué)化編研的重要性

新時期電力檔案數(shù)字化編研對于電力部門的檔案管理工作的指導(dǎo)和促進具有重要的指導(dǎo)作用。在這種背景下，對于電力檔案數(shù)字化編研的重要性認識主要包括以下的幾個方面：

電力部門應(yīng)該在編研電力檔案數(shù)字化的過程中，應(yīng)該把其重要性的宣傳融入到企業(yè)管理的各個過程當中，從而為企業(yè)的穩(wěn)步健康發(fā)展提供重要的信息支持和強有力的技術(shù)職稱。在實際的工作當中，電力部門應(yīng)該和相應(yīng)的形成管理部門形成一個合作機制，在政務(wù)公開和企業(yè)管理的有關(guān)事項當中全面提升電子文件的存儲和管理的水平和質(zhì)量，特別是在涉及到企業(yè)決策和企業(yè)發(fā)展的重大事項方面，如電力改造、重大的工程項目的投資管理等應(yīng)該通過企業(yè)的門戶網(wǎng)站進行實時的公開發(fā)布。

把握信息室電力檔案數(shù)字化編研的重要性認識作為推進電力檔案管理工作的重要助推器。其中，最重要的對比認識則是來自與電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的區(qū)別。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有技術(shù)先進、功能齊全、數(shù)據(jù)穩(wěn)定和及時滿足客戶的檔案信息工作要求等各個方面的主要優(yōu)點。而另一方面，紙質(zhì)的檔案則要受到保管儲存條件、保管時間和周邊的環(huán)境情況的制約。于此同時，紙質(zhì)檔案也會隨著時間的遷移而導(dǎo)致受潮而出現(xiàn)檔案文件的字跡不清的情況，最終給檔案的安全性帶來不利的影響。

促進新時期電力檔案數(shù)字化編研的重要性認識，為檔案資源的管理開創(chuàng)出一條行業(yè)間的信息資源共享的嶄新路徑。通過對數(shù)字化編研手段，電力檔案的相關(guān)文書資料可以通過實時的網(wǎng)絡(luò)渠道和數(shù)據(jù)庫共享路徑去實現(xiàn)資源的分享。在實現(xiàn)遠程在線查詢和翻閱的基礎(chǔ)上，電力職工不僅可以瀏覽到本部門的相關(guān)技術(shù)性檔案文件，也可以對聯(lián)網(wǎng)單位的文件實行實時的查詢，從而促進了檔案存儲信息的數(shù)字化傳播。

3 結(jié)論

網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)的應(yīng)用也已經(jīng)廣泛地滲透到各個社會經(jīng)濟領(lǐng)域和各個社會行業(yè)，其技術(shù)的配套和應(yīng)用在各個行業(yè)所占的地位越來越重要。在這種社會發(fā)展背景之下，電力部門探索相應(yīng)的檔案編研工作的計算機技術(shù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的趨勢及其重要性，從而尋找出檔案編制管理的信息化、科技化和數(shù)字化的發(fā)展軌道成為其今后穩(wěn)定和縱深發(fā)展的重要考慮方面。

[1]黃項飛.論現(xiàn)代檔案館文化性及其保障體系[J].檔案與建設(shè)，2002(4).

[2]汪春泉.論新時期電力檔案數(shù)字化編研的發(fā)展及重要性[J].圖書與檔案管理，2007(14).