淺析檔案管理信息化建設

范悅

[摘 要]隨著科技信息技術的發展，計算機及網絡技術在各個領域里得到了廣泛的應用，信息化管理開始登上歷史舞臺。信息化管理的應用極大的提高了管理效率，更快、更好的推動了企業的發展。檔案管理信息化是信息化管理的重要組成部分，檔案管理的信息化建設也關系著各企事業單位的發展。本文對檔案管理信息化的內容及必要性進行簡單的介紹，分析目前在檔案管理信息化建設中存在的問題，并探討加強檔案管理信息化建設的主要措施。

[關鍵詞]檔案管理；信息化建設；問題；措施

引言

檔案管理信息化已經廣泛應用于目前的檔案管理工作當中，而加強檔案管理的信息化建設是保障檔案管理效率的重要基礎。在目前的檔案管理信息化建設中還存在人才缺乏、技術缺失、管理體系不完善等諸多問題，影響著檔案信息化建設的步伐。因此，探討檔案管理信息化建設的措施勢在必行。

1.檔案管理信息化的主要內容及必要性

1.1檔案管理信息化的主要內容

檔案管理信息化主要是指利用現代信息技術處理、管理檔案信息資源，并為檔案信息資源提供信息化的服務。檔案信息管理的主要內容主要包括以下幾個方面：一、將檔案信息管理向數字化及網絡化的方向推進；二、實現檔案信息的接收、傳遞、存儲及利用一體化，對電子檔案的歸檔及管理，電子信息資源的標識、查詢及管理等進行標準化的建設；三、通過對檔案信息的管理，實現檔案信息資源的高度共享。

1.2檔案管理信息化的必要性

實現檔案管理的信息化，加強對檔案管理的信息化建設是我國檔案管理的必然趨勢。首先，檔案管理的信息化可以有效的提高檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的勞動強度，在進行檔案管理的過程中，避免文檔的存積；其次，檔案管理信息化可以方便對文檔的補漏，檔案管理人員僅僅需要對檔案進行歸檔，在計算機上對相關信息進行檢索，即可以方便的找出檔案管理中的問題，及時的補漏；再者，檔案的信息化管理可以有效的實現信息的開放性及共享性，提高工作的效率；另外，檔案管理的信息化可以緩解檔案供需之間的矛盾，有效的提升檔案信息的質量；最后，目前高科技文件的大量開發與利用，增強了檔案載體的多元性及內容的創新性，因此，對管理手段的要求也逐漸的提高，傳統的檔案管理已經不足以適應社會的發展，加強檔案管理信息化建設勢在必行。

2.檔案管理信息化建設中的主要問題

2.1對檔案管理信息化的認識程度不足

對檔案管理信息化的認識程度不足是檔案管理信息化建設中面臨的重要問題之一。首先，檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統的檔案管理有些許的差異。在實現從傳統的檔案管理向信息化管理的過程中，檔案管理人員不能夠正視這一轉變；其次，檔案管理信息化建設需要資金及時間投入，很多檔案管理部門人員認為必要性不大，從而影響了檔案管理信息化建設的步伐。

2.2缺乏專業的檔案管理信息化人才

專業的檔案信息化管理人才缺乏是檔案管理信息化建設中的主要問題。這一問題主要體現在以下幾個方面：首先，檔案信息化管理是結合當前現代化的計算機技術及網絡技術為一體的管理，對從事信息化管理的人員要求相對比較高，不僅需要具備檔案管理方便的經驗及相關的素質，而且要具備一定的技術能力及管理能力。而目前，具備全面能力及素質的人才極度缺乏；其次，目前從事檔案信息化管理的人員不僅技術能力不足，管理經驗缺乏，而且人員的穩定性不足，對于工作內容剛剛熟悉，便離職或調離崗位，從而導致檔案信息化管理人員不能夠滿足應有的需求；再者，檔案管理人員對檔案信息化管理的認識程度不足，不能夠嚴格的按管理的要求來進行檔案管理，使得檔案信息化管理不能夠有效的開展。

2.3缺乏資金支持

檔案信息化管理的過程中資金投入不足也是影響檔案管理信息化建設的重要因素。首先，檔案信息化管理所需的資源及設備需要大量的資金支持，而在當前很多單位和部門的缺乏檔案建設資金來源，使用其它經費來進行建設也只能起到非常小的作用；其次，有些單位雖然有相關的經費，但是相對于檔案管理信息化建設來講，遠遠不能夠滿足檔案信息化管理的要求，導致在相關設備的采購中，不能夠將設備配備齊全，或者設備達不到應有的標準，影響檔案管理信息化建設工作的開展。

2.4檔案管理信息化建設的技術缺失

檔案管理信息化建設過程中技術缺失也是管理中面臨的重要問題之一。檔案信息化管理的中所需要的技術相對比較專業，檔案信息化管理人員相關的設備及硬件設施使用不夠明確，導致很多設備的應用功能得不到有效的發揮。加之，對于檔案管理信息化建設的技術指導及技術管理缺乏，導致在實際應用的過程中不能夠達到檔案管理信息化所應有的作用。這種技術缺失及技術指導的缺乏，也嚴重影響著檔案管理信息化建設的進程。

2.5檔案管理信息化的管理體系不完善

檔案管理信息化的管理體系不完善也是檔案管理信息化建設中的重要問題。一方面，檔案信息化管理中沒有完善的質量控制及標準體系，導致檔案信息化管理的效果不能夠得到有效的檢驗，無法實現其應有的效果；另一方面，檔案管理信息化建設中缺乏有效的開發利用體系。導致對檔案的管理不到位，無法有效的進行信息的檢索及信息化管理的發展方向。

3.加強檔案管理信息化建設的主要措施

3.1強化對檔案管理信息化的思想認識

加強對檔案管理信息化的思想認識是檔案管理信息化建設的主要措施之一。首先，加強對檔案管理信息化的相關宣傳及培訓，明確檔案信息化管理的重要性及必要性，提高檔案信息化管理工作人員對管理模式轉變的認識；其次，強化對各單位領導人員的責任意識培養，使相關領導人員能夠積極帶動檔案管理的信息化建設。

3.2加強檔案管理信息化人才隊伍建設

加強對檔案管理信息化人才隊伍建設是檔案管理信息化建設的重要措施。首先，各單位加大對檔案信息化管理專業人才的引進，使大量具備技術能力、管理能力及檔案管理經驗的人才加入到檔案管理信息化建設的隊伍中來；其次，加強對現有檔案管理人員的培訓，使得現有的檔案管理人員能夠掌握檔案信息化管理的能力及技術；再者，提高對檔案信息化管理人員的管理力度，避免人員流失而影響建設工作的開展。

3.3加大對檔案管理信息化的資金投入

加大對檔案管理信息化的資金投入是保障檔案管理信息化建設的基礎。一方面，政府部門要在經費的供給中列入檔案建設的相關部分，確保各單位有專門的資金支持檔案管理信息化建設工作的開展；另一方面，各單位要充分的利用經費，按要求進行相關設備及軟件的配備，保障檔案管理信息化建設具備相應的標準。

3.4加強對檔案管理信息化建設的技術指導

加強對方案管理信息化建設的技術指導能夠有效的保障檔案信息化管理工作的開展。首先，對檔案管理信息化建設所需的技術進行梳理，明確技術要求及標準；其次，聘請相關的人員或利用部門具有相當技術水平的人員對其它人員進行技術指導，確保對相關的硬件設備、軟件知識能夠有效的掌握，對檔案信息化管理中的相關應用能夠全面的了解并掌握。

3.5建立完善的檔案信息化管理體系

建立完善的檔案信息化管理體系是開展相關工作的基礎。首先，要建立完善的質量標準體系，對檔案信息化管理的工作標準及目標要求進行明確的規定，以保障檔案信息化管理能夠有方向的指導和必要的約束；其次，建立完善的開發利用體系，對檔案資料的存儲及信息咨詢服務等一系列流程進行有效的規范，開發有效的信息技術及檢索工具，提高信息化管理的技術水平，從而在有效實現信息化管理的基礎上實現檔案的科學化管理。

4.結束語

本文介紹了檔案管理信息化的主要內容，明確了檔案管理信息化建設的必要性，并對當前檔案管理信息化建設中存在的問題進行了分析，探討了檔案管理信息化建設的有效措施，為實現檔案管理信息化建設的高效發展提供了保障。

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