如何有效做好電子檔案的管理工作

于濤

[摘 要]計算機應用技術的普及，使工作效率以及工作質量有了極大提高，而電子檔案的出現，使得檔案管理工作進入了一個嶄新的時代，傳統的紙張記錄模式，不但費時費力，材料信息還不便于保存備份，由于檔案工作的內容豐富，信息繁多，因此，一旦出現丟失或者破損，資料就很難被恢復和使用。電子檔案能夠有效的解決這些問題。

[關鍵詞]電子檔案；管理；保密

一、引言

電子文檔是科技發展的產物，現代化企業中，辦公自動化的實現，使得電子文檔的應用更加頻繁，也促進了電子文檔的發展。檔案管理工作中，電子文檔的應用，是檔案工作進入辦公自動化時代的體現，這是檔案管理事業的一個新起點，因此，做好新時期的檔案管理工作，不管是對社會，還是對企業，個人都具有非常重要的意義。電子檔案管理，是應用計算機網絡技術，實現對資料的采集，記錄以及分享。它在提高了檔案管理工作的工作質量，還促進了我國檔案事業的進一步發展。文章分析了電子檔案管理的優勢和缺點，從中得到了提高檔案管理工作的方法。希望可以為人們提供一些參考和幫助。

二、電子檔案管理的優勢

對一個事物產生興趣的前提，是了解它的優勢和特點。電子檔案管理，作為新時期社會建設中重要的工作內容。其強大的存儲能力以及時效性，是人們廣泛關注它的關鍵。電子檔案還能實現資料的統一整理，存儲以及調取。對于各種資料信息能夠快速的分門別類。對其經行整理，編輯和存儲。

1、在歸檔時間上具有及時性。電子檔案可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過備份或傳輸給檔案管理部門，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。

2、歸檔方式的準確性。電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、在管理方式上具有科學性。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可查找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

4、在查詢利用方式上具有安全性。由于電子檔案的存儲介質具備了存儲密度大、容納信息多、記錄速度快、傳播速度快等特點，使得電子檔案有效地節約占用空間；由于計算機技術在檔案管理工作中的作用得以充分發揮，檔案管理員可以通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統的檔案管理工作中解放出來，從而有效地提高工作效率。

三、電子檔案的不足

1、電子檔案的安全性易受到黑客和病毒的破壞電子檔案在存儲、傳輸、查閱等過程中容易被計算機病毒和黑客的攻擊，導致電子檔案信息的泄露和破壞。所以做好電子檔案的安全工作不是一件容易的事情。

2、電子檔案對檔案管理人員要求比較高隨著計算機技術和網絡技術的普及，檔案管理人員不僅要具有一定的計算機操作水平，還要具有專業的檔案管理知識，更要有較強的工作責任心。因此，電子檔案對檔案管理工作者的業務能力和業務知識提出了更高的要求，要求檔案工作者要不斷的學習，適應新時期檔案管理工作的需要。

3、電子檔案的原始性不易判斷確認在計算機上文件很容易被復制和修改，檔案的真實性容易失真，有時真假難辨。同時，電子檔案內容的完整性很難保障，編輯時容易造成丟失。

4、電子檔案的可讀性問題

隨著計算機和信息技術的不斷發展，新技術在不斷的應用于社會實踐中，可能導致電子檔案的可讀性受到影響。

四、做好電子檔案管理的措施

1、建章立制，嚴格按照檔案管理的規章制度，設置不同的權限，利用技術手段保護好檔案的真實性、完整性、價值性等。檔案管理人員應按照電子檔案管理辦法和標準來規范電子檔案的管理工作，實行文件管理和電子檔案管理統一領導和規劃。制定統一的、科學的、合理的電子文檔歸檔制度。各部門、各單位按照不同的權限等級級別對電子文檔進行收集、歸檔、查閱、傳輸和打印，確保文檔的真實性、完整性和價值性。

2、加強檔案管理人員的學習和培訓。每一個檔案管理者不僅要具有較高的檔案業務水平，同時還應具有熟練的計算機使用和操作水平。加強對檔案管理人員政治素質的培養，讓他們充分認識檔案管理工作的重要性，有力地提高他們的工作責任心。

3、嚴格控制電子檔案的修改、轉換，保證電子檔案的真實和完整。可以通過將電子文檔設置為只讀文件或對文檔進行加密，也可以將電子文檔設置為禁止修改、復制、打印等，以確保文檔的安全性。

4、加強電子檔案的安全管理。一是在辦公自動化系統內外設置隔離，通過路由器、防火墻等將內外網隔離。二是對使用權限進行審核，對利用權限進行認定，向系統注冊登記。三是通過對電子文檔進行備份，以確保文檔的安全。

5、要不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施。要注重電子檔案管理軟件的研究和開發，建立電子檔案網頁網站，加強電子檔案管理的學習、交流和提高。總之，要加大檔案管理信息化建設，使檔案管理逐步數字化，不僅要注重電子檔案管理中的硬件建設，同時也要注重軟件建設，從而使檔案更好的為社會經濟建設服務，促進人類社會更好更快地發展。

五、結束語

在計算機技術極度普及的情況下，各項工作領域早已實現了辦公自動化，這是時代發展的必然結果。電子文檔，是辦公自動化中一個很重要的因素。也是辦公自動化實現的標志。電子文檔在檔案管理事業中的應用，使得檔案管理工作的內容和模式有了新的變革。計算機信息儲存代替了傳統的紙張儲存，這從很多方面為檔案管理工作者提供了方便，使其工作效率有了很大幅度的提高。并且，電子文檔不容易出錯，可以及時備份整理。其存儲的空間也非常巨大。因此，有效做好電子檔案的管理工作，是新時期賦予檔案管理工作者的要求。也是人類進步和經濟發展的必要條件。

參考文獻：

[1]徐志紅.淺談如何做好電子檔案管理工作，城市建設理論研究，2013.04