醫(yī)院電子檔案管理對策及保護(hù)

楊野

[摘 要]計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用讓醫(yī)院在檔案管理工作領(lǐng)域發(fā)生了一些變化，不少的新技術(shù)應(yīng)用，讓檔案管理的科技含量得到提升，工作效率得到改善。電子檔案是現(xiàn)代化檔案管理的一個模式和類型，其對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說具有較大的改變，而在對電子檔案的利用、管理和保護(hù)這些工作中會有很多的問題產(chǎn)生，因為其應(yīng)用不救，經(jīng)驗不豐富，所以導(dǎo)致了其工作中難免的會有問題產(chǎn)生，那么為了讓醫(yī)院電子檔案管理工作得到提升，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的改善，需要對醫(yī)院電子檔案管理及其保護(hù)進(jìn)行探討研究，尋找最有效的管理和保護(hù)方式，讓醫(yī)院的檔案信息完善。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理；保護(hù)

一、建立電子檔案思想，轉(zhuǎn)變固有觀念信息社會環(huán)境下，醫(yī)院的檔案部門所保存的檔案是一種具有法律效應(yīng)和原始性的記錄，其對醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展以及患者的個人信息等均有記載，而且檔案資源的各項工作中出現(xiàn)了差錯很可能就會讓醫(yī)院出現(xiàn)重大損失。

二、醫(yī)院電子檔案的整理目前，醫(yī)院電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應(yīng)按檔案種類分別組盤整理。

1.文書電子檔案整理（1）內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。（2）外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。

2.科技電子文件歸檔醫(yī)院作為高科技專業(yè)知識和技術(shù)密集單位，科技電子文件檔案種類較多，可以按照醫(yī)療、科研、基建、設(shè)備、財務(wù)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。（1）基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。（2）設(shè)備檔案。醫(yī)院引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時，商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設(shè)計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

3.電子文件整理（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。（2）賬簿。會計賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機(jī)的打印件，計算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實性和憑證作用。

三、電子檔案的保護(hù)目前的電子文件歸檔方式大部分都是在脫機(jī)的狀態(tài)下進(jìn)行的，使用的電子文件中卻是由軟盤、磁盤等介質(zhì)，光盤也是應(yīng)用比較多的，其穩(wěn)定性比較好，具有很長的保存期限，因此在目前的電子檔案應(yīng)用中，建議將檔案文件轉(zhuǎn)儲到光盤上，提升其安全性。

1.軟磁盤的保護(hù)（1）統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密盤保存。（2）把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤質(zhì)量對磁盤的信息來說具有直接影響，其壽命長短均由軟磁盤的質(zhì)量來決定，如果質(zhì)量好，保存得當(dāng)能夠保存10年，而劣質(zhì)軟磁盤往往1年就會報銷。現(xiàn)在軟磁盤市場中充斥著低劣質(zhì)量的產(chǎn)生，因此對軟磁盤的選擇還是需要謹(jǐn)慎的。（3）規(guī)范保管條件。軟磁盤的保存對環(huán)境有一定的要求，雖然不需要像紙質(zhì)一樣防止發(fā)霉，但是其比較容易受到磁場的影響，灰塵、震動也是比較重要的因素因素，因此對環(huán)境的控制比較嚴(yán)格，要求溫濕度適宜。（4）加強(qiáng)病毒防范。軟磁盤的病毒是導(dǎo)致信息丟失的一個原因，相關(guān)部門在使用的時候要加強(qiáng)對病毒的檢測。（5）對加密盤的管理。部分文件存盤的時候會加密，如果遺忘密碼就會導(dǎo)致其無法打開，因此應(yīng)該要對這類檔案進(jìn)行解密后再存檔。（6）如果條件允許，可以講軟磁盤轉(zhuǎn)儲到光盤上，這樣可以提升安全性。

2.光盤的保護(hù)（1）規(guī)范排放和使用。光盤的保存應(yīng)該要合理規(guī)范，不要大量疊放，很容易讓光盤出現(xiàn)變形，受到損壞，使用的時候要注意不要導(dǎo)致其受到嚴(yán)重的劃痕和摩擦。（2）控制好環(huán)境條件，防止其出現(xiàn)霉變。控制好溫濕度。（3）避免陽光直射，陽光的照射很容易讓其過早的老化，影響使用期限，各類電子存儲介質(zhì)均有保存期限應(yīng)該要對其進(jìn)行定期的維護(hù)和轉(zhuǎn)存。

四、規(guī)范電子檔案管理的幾項措施

1、完善制度。醫(yī)院對于電子檔案管理的規(guī)范性要求一定要嚴(yán)格，根據(jù)不同的單位需求來制定合理的制度，讓電子檔案管理制度可以為其服務(wù)，電子檔案的管理、文件的產(chǎn)生、傳遞和使用均要有相應(yīng)的制度來進(jìn)行規(guī)范約束。電子檔案制度需要包括對責(zé)任的劃分，電子文件責(zé)任簽署，動態(tài)管理等等內(nèi)容，讓電子文件的制度更加規(guī)范，出現(xiàn)問題可以追究到個人的責(zé)任。

2、把好電子文件的源頭質(zhì)量關(guān)口。電子信息的管理需要強(qiáng)化，對其進(jìn)行統(tǒng)一的管理，為檔案部門配備設(shè)備，完善其服務(wù)功能，滿足其工作需求，將電子文件的源頭處理好。

3、對圖紙和文件集中管理，電子文件在完成審核后統(tǒng)一的進(jìn)行收集，根據(jù)需求來轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)文件。安排專門的地方來為其進(jìn)行審核，確保紙質(zhì)檔案和電子文檔的一致性。

4、搭建電子文件軟件管理平臺，使用軟件管理，制定軟件檔案管理制度，對檔案的歸檔軟件話進(jìn)行建設(shè)。

5、做好歸檔工作，對電子信息文件的動態(tài)管理進(jìn)行強(qiáng)化。首先，對電子文件的利用要求由相應(yīng)的責(zé)任簽署，成立專家咨詢小組，對其進(jìn)行評估和審核，對發(fā)現(xiàn)的問題及時的進(jìn)行解決；其次，加強(qiáng)電子檔案信息化管理，研發(fā)相應(yīng)的軟件設(shè)備，為檔案工作定制有效的管理模式。

五、總結(jié)。

醫(yī)院電子檔案管理工作是需要長時間來建立和完善的工作，其要求檔案人員有信息化管理的意識，能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行改進(jìn)，積極的引入新技術(shù)和新設(shè)備，讓電子檔案管理可以得到比較長遠(yuǎn)的發(fā)展。