高職院校檔案管理的現狀分析及發展對策探討

馬慧慧

[摘 要]高職院校檔案管理工作是一種基礎性職務，同時也是高等職業院校管理職務的顯要組構成分。最近幾年以來，我國高等職業教育的發展突飛猛進，高等職業院校的檔案管理水準也有了顯著的提升，然而，伴隨著形勢的全面拓展與新一階段高等職業院校評析系統的啟動，高等職業院校檔案管理職務還產生了某些難題。本文探討了高等職業院校檔案管理職務低水準的現狀，并且面對此類難題提供了相應的破解策略。

[關鍵詞]高職院校；檔案管理；現狀分析；對策探討

一、目前高等職業院校檔案管理職務的狀況

（一）檔案管理職務在高職院校的地位低

很多年以來，高等職業院校對于檔案管理職務是高等職業院校的一種基礎性的管理職務已達成一致意見，然而，因為檔案管理職務同時也是一種服務類型的職務，所以許多高等職業院校表示檔案管理職能較難發生所謂的能直接凸顯的辦學功效，因此，導致了高等職業院校檔案管理職務目前所處位置的狀況：在高等職業院校許多的管理職務中，檔案管理職務不能凸顯教師才能，是陪襯高職院校其它職務的綠葉，是別類管理職務的儲存庫與奠基石。許多高等職業院校在理念上意識到了檔案管理職務的顯要性，然而在現實工作中沒有產生對檔案管理職務的注重，特別是某些高等職業院校以院校機構變革為托詞，有意識地弱化檔案管理機構的管理職務功能與地位，使檔案管理機構沒有發揮其價值。所以，在高等職業院校的所有檢查評析中大家通常會察覺到如下狀況：急需的資料數據缺失或匱乏，現存的或完善的資料數據大部分是臨時抱佛腳編造出來的。

（二）檔案管理任職人員專業素質低下

現今，許多高等職業院校檔案管理職務人員的專業素養普遍都不高。高等職業院校檔案管理人員大多都并非專業人士，并未受過檔案管理專業的訓練，也缺乏相關專業的高等學歷：某些高等職業院校為了吸收或留下引薦的教授、博士后等高端人才，而將他們的親屬分配到檔案管理機構任職；甚至某些高等職業院校為了拉攏關系而聘任臨時工來進行檔案管理工作。此類的任職人員隊伍，導致高職院校檔案管理員工對檔案管理職務的地位與顯要性注重不足甚至完全忽視。而且檔案管理機構和其它管理的職務部門溝通很少，匱乏檔案訊息的獲取渠道，其職務人員匱乏電腦操作能力，檔案管理職務的變革更新很難實施，這便使得高等職業院校的檔案管理職務顯得僵硬呆板，很大程度上阻礙了高等職業院校檔案管理職務水平的提升。

（三）檔案管理基礎設備陳舊落后

現今，許多高等職業院校檔案管理機構已初步配置了計算機等辦公設施，然而計算機的應用領域僅僅局限在檔案條目等文字的輸入，檔案應用的無紙化、數字化、網絡電子化程度十分低。某些檔案管理機構并未配置相應的設施，甚至連計算機都并非現代化的計算機，其中有的是其他系部或處室棄用的計算機，通過維修改裝后設置的，難以配置現代化的管理軟件系統。更加突出的，是直到今天某些高等職業院校檔案的采集、記錄、編排、分門別類等各項工作都靠人工手寫，并非采取現代化的訊息技術。因為人工手寫速率低、出錯率高、工作量異常巨大，當面臨檢查評析時，此類高職院校的檔案管理人員必需頻繁地深夜趕工突擊編輯，致使檔案訊息出錯率高漲、漏洞頻現，非常大地削弱了檔案管理卷宗的品質與可信度。

（四）高職院校檔案應用率低

現今，許多高等職業院校檔案管理的內容依然是以基礎建設、黨員職務、行政教學、財務類檔案為主，其它科目的檔案內容幾乎沒有。例如圖片檔案、語音檔案、錄像檔案、實體物檔案等十分缺乏，本院校的特色檔案更是所剩無幾，即使有一些也由于保存不當之類的因素而陳舊損傷。如此就使檔案管理職務全方位為教學研究、用人機構和檢查評析服務的職能作用弱化，檔案應用面也變得十分狹窄。并且因為陳舊思想理念的影響和脫離時代的檔案管理規章制度的限制，導致一些高等職業院校的檔案管理職員匱乏服務意識、工作效益低下，致使檔案主體的需求通常需辦理許多紛繁復雜的手續才可以滿足，如此就很大地減少了檔案的利用效率。

二、高等職業院校檔案管理職務的發展對策

（一）提高高職院校檔案的認識水平

必需充足理解高等職業院校檔案的內涵價值、地位以及功效意義。眾人皆知，高等職業院校的檔案內容是別類管理職務的重要訊息源頭之一，是高等職業院校的財富庫藏。其對于推進高等職業院校的教育教學創新變革、科學化管理院校、提升教育教學品質、拓展科學研究、提升工作效益、維護院校各項權益、展覽院校各項特色以及發展流程具有至關重要的作用價值。

（二）提升高職院校規范化檔案管理水準

高職院校規章體制是實現檔案管理職能規范化的行事準則。高等職業院校必需嚴格依據相關的檔案法規，綜合本院校的客觀狀況，制訂相應的可操作的規章制度與規范標準，并對此類規章制度和規范標準的落實與履行狀況進行周期性檢驗、獎罰評析，依據法律法規實行治理檔案、維護檔案、使用檔案。建設有成效且井然有序的管理機制。強化檔案監管職務部門的責任意識，建設出一個知法守法的高素養的檔案管理專業化人才單位，在職務工作中強調按章處事，堅決履行堅持原則不動搖的要求，履行職務水準不走樣，執行程序不投機取巧，嚴格遵規守紀。如此方能保障高等職業院校檔案管理職能規范化、高水平。

三、結束語

總而言之，伴隨著高等職業院校的飛速發展，檔案管理職務也發生了較大的進步，然而依然產生了很多難題。為了加速高等職業院校檔案管理工作拓展的現代化流程，提升高等職業院校檔案資料的應用率，面向全社會開放檔案實現其經濟服務的價值，就必需要求各大高等職業院校將檔案管理工作放在顯要的地位，強化全體工作人員的檔案服務意識，擴充檔案的收集領域，強化檔案資料的管理工作，給予全院校師生優質的服務，充足發揮檔案職能在教育教學、科學研究管理、基礎設施建設、實習培訓等各方面的顯著作用。

參考文獻：

[1]趙國俊.我國圖書情報與檔案管理學科發展中的分化與整合[J].情報資料工作，2013，（3）