試論公路檔案管理信息化建設

（吉林市公路管理處，吉林 吉林 132016）

試論公路檔案管理信息化建設

趙宏彥

（吉林市公路管理處，吉林 吉林 132016）

在信息化高速發展的今天，公路管理也逐漸引入數字化管理這一先進理念，利用信息化數據庫完善和管理公路檔案，為公路信息全面發展帶來革命性的意義。本文從檔案管理信息化的基本概念著手，結合公路檔案管理的特點，觀察和分析其現狀，針對其在建設和實施過程中出現的問題提出較為簡略的建議和意見。

公路檔案管理；信息化；發展現狀；措施

一﹑基本概念及特點

（一）檔案管理信息化概念

檔案，是對企業﹑組織﹑機關甚至是個人進行社會活動的歷史記錄，通過文字﹑圖像﹑聲音等多種形式進行信息記錄和傳遞，是一種信息承載的形式。

隨著市場經濟體制的不斷發展和持續完善，數字信息化被越來越多的應用到各個行業，大數據時代正悄然來臨。而檔案管理工作也積極順應了社會信息化進程，在檔案記錄與管理保存中，檔案管理機構利用科學原理及靈活的運用方法，將傳統意義上的紙介質的相關檔案建立可信的數據信息，為檔案管理提供更好的載體和服務。

（二）公路檔案管理信息化特點

1檔案資料繁瑣，管理難度大。我國的公路發展歷史久遠，全國各地公路交通網也十分復雜。由于一條交通要道的修建，所要投資和進行的工程量耗大，特別是西南山區等地質條件較為復雜區域，其耗費的工程量是十分巨大的，這就造成了圖紙﹑概算工程﹑預決算編制等紙質資料繁瑣，使得檔案管理難度加大，且十分容易出錯。

2操作方式仍主要為手工，檔案管理效率較低。由于中國地緣遼闊，使得每一公路線路延伸長，點多卻十分分散，再加上其人員的流動性強等特點，使得公路檔案管理的效率較低，廣大用戶在查詢相關信息時，數據的傳輸時效性亦較差，甚至很多地區查詢資料仍然需要到檔案保管室里借閱，造成不必要的時間成本和諸多不便。

二﹑檔案管理信息化建設的現狀

（一）管理尚未標準化，缺乏規范性

公路檔案管理起步晚，缺乏基礎業務辦理的相關經驗，而管理制度也尚未形成一定標準，在實際操作中，容易造成管理混亂。這使得大部分的檔案管理工作在利用數據信息時質量不過硬，很多數據的引用和建立出現錯誤或者是明顯漏洞。由于缺乏規范性管理，也使得各個時期和各個類型的公路檔案信息之間兼容性差，在某些關鍵點上無法銜接與統一，造成重要資料以及關鍵數據的缺損與流失，這將是公路檔案管理信息化建設的一個重大挑戰。

（二）管理缺乏系統的數據庫信息

所謂數據化信息，其要求的就是對網絡數據的搜集﹑整理與運用的一體化和效率化。從目前我國公路檔案管理的現狀來看，信息傳遞不及時，共享仍存在一定難度，其很大原因在于將紙質信息轉化成數字化信息的能力不足，造成數據庫信息的缺乏。當用戶在通過計算機網絡進行數據檢索時，由于缺乏系統的數據，常常是找不到相應的信息，或者獲得相應的信息已超過時效，這些都是很普遍存在的問題。這個問題的存在一部分原因源于硬件設施跟不上，數據存儲不及時，但更多的是對數據的搜集﹑整理以及轉化能力差，無法更新和完善檔案數據。

（三）管理人員缺乏相應的專業素質

檔案管理信息化要求工作人員對數據的轉化和掌握要求較高，需要管理人員具有較高的專業水平和足夠的知識層面才能勝任。而公路檔案管理多年以來，一直存在工作人員流動性大，工作崗位不固定等特點，這使得檔案管理工作人員素質良莠不齊，大多數員工缺乏專業素質和職業素養，對數據信息化的工作模式和具體操作流程不熟悉，從而降低了檔案管理工作的效率，信息傳遞不及時，數據庫長期得不到更新，造成檔案管理信息化建設進程緩慢，成效不顯著。而少數管理人員綜合素質不突出，缺乏服務意識，主觀能動性不強，沒有創新精神，使得檔案管理信息化硬件等資源被浪費，制約著公路檔案管理信息化的建設。

三﹑檔案管理信息化的具體措施

（一）建立健全相關制度規范

無規矩，不成方圓，要想檔案管理數字化﹑信息化，最根本的措施是要建立健全管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴格的管理制度是規范管理行為的根本保證。因此，在檔案管理信息化的建設中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進行資料交接和保管過程中，建立嚴格的問責制度，保證人人崗責在身，營造人人守崗﹑人人在崗的工作氛圍，防止關鍵資料和數據上掉鏈子等。建立健全的管理制度，更傾向于對執行能力的考核，各公路檔案管理機構，應該加強自身管理執行能力建設，切忌有制無度，造成“空談主義”，使得嚴格的制度變成一紙廢文。只有讓管理工作有據可依，才能讓工作人員甩開膀子開干，才能調動管理員工的積極性和能動性，在主觀上加強自身的創造思維，為公路檔案管理信息化的建設貢獻出力量。

（二）加強數據庫建設的硬件系統，實現數據共享

數據化時代，要求的是網絡數據的精確性及快速傳遞性，這一特性就對進行數據處理及數據搜索的硬件系統有著很高的要求。加強數據庫的網絡信息建設，淘汰落后的計算機設施，積極營造良好的應用系統環境，增強數據的精確性及傳遞性，積極實現數據共享。

（三）加強公路服務意識，引進和聘用專業技術人才

公路檔案管理人員的專業素質決定檔案管理信息化建設的質量。因此注重引進專業人才，培養綜合素質強的技術員工，是進行檔案管理信息化建設的關鍵。各級公路檔案管理部門應加強落實薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實的提升自身素質，積極投入到建設中去。對于各級管理層來說，要扭轉傳統意識，積極營造良好的職業氛圍，加強員工的公路服務意識，組織和聘請相關專業技術人員進行培訓講座，讓員工從開始熟悉業務流程開始到積極創造新思路為公路檔案管理信息化建設做出貢獻。

公路檔案管理信息化建設對我國公路建設和保養有著重大意義。因此，在順應市場經濟信息化的大趨勢下，公路檔案管理信息化建設必須從根本出發，在制度和人才引進上轉變傳統觀念，提高服務意識，增強創新能力，從而保證管理效率。

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