對事業單位辦公室檔案管理的若干思考

（吉林省農業機械研究院，吉林 長春 130000）

對事業單位辦公室檔案管理的若干思考

張 崴

（吉林省農業機械研究院，吉林 長春 130000）

事業單位為了謀求自身的可持續發展，做好檔案與人事管理工作勢在必行。然而，為了滿足社會的進步與事業單位發展的要求，事業單位辦公室必須進行檔案管理形式上的創新。筆者在文中闡述了辦公室檔案管理對事業單位的作用，并就檔案管理怎樣進行創新進行了探討和研究。

事業單位檔案管理；現狀分析；創新措施

一、辦公室檔案管理對事業單位的作用

事業單位的檔案管理對于事業單位而言具備特有的重要意義。主要表現在：為單位工作開展提供重要的基礎資料，為工作實施提供參考資料；在日常管理中可以通過檔案資料來評價工作的成果，方便管理者對基層工作進行準確評價，輔助績效管理；隨著事業單位的企業化管理與社會化人才機制的引入，檔案管理不僅僅提供基本數據也要為單位職能部門提供各種不同的資料組合，幫助單位正確的調整管理制度、調配資源，提高管理效率。

二、事業單位辦公室檔案管理存在的問題

1 事業單位檔案管理人員的檔案意識薄弱。宣傳不力是檔案意識薄弱的主導因素，一旦檔案資料、檔案管理缺乏足夠的宣傳，工作人員就會缺乏足夠的檔案意識，最終只重視單位建設卻輕視了檔案管理。

2 檔案管理的信息化程度不夠高，致使管理效率低下，信息化時代對事業單位內部的信息化管理程度提高了要求，電子操控已經成為普遍現象，但是有的事業單位在開展檔案管理工作時忽略了進行信息化管理的重要性，仍然采用傳統的紙質管理方式，使得上級部門無法及時的得到需要的信息，工作效率被迫降低。

3 事業單位的檔案管理制度不健全。事業單位并非沒有建立檔案管理制度，只是有待進一步的完善與完善，因此并不能發揮其固有的功效。舉例來說，許多事業單位對檔案資料的管理缺乏統一性，資料的編號毫無秩序可言，規格大小各不相同，不利于整編工作的進行；保管和移交資料制度不夠健全，資料交接缺乏秩序，一片混亂，造成資料的保管不當甚至發生丟失，阻礙了歸檔工作的進行。

4 事業單位的相關人員素質不高。事業單位內部的某些工作人員的技術水平和科技含量低下，管理不到位，導致最具原始性的文件缺乏足夠高的質量；其次是事業單位的監理部門，一部分監理人員雖然具備較高的專業水平，但是管理水平不夠高，缺乏雄厚的檔案管理知識，不能對簽證資料進行嚴格的把關；最后是全面型檔案管理人員的缺乏，所謂的全面型的人才，指的就是既懂檔案，又懂技術的人，然而一般來說，檔案管理人員對技術的了解只停留在片面之上，而技術人員又對檔案的管理一竅不通，二者不能實現有機的結合，進而無法保證事業單位技術資料的管理質量和水平。

三、事業單位辦公室檔案管理的創新措施

1 實現信息多元化

（1）事業單位辦公室檔案管理亦不例外，同樣應該進行信息網絡建設，之所以要對事業單位檔案管理進行信息網絡建設，原因就是提升檔案的管理水平和利用效率，同時使紙張模式和電子模式兼顧，既不忽略傳統的紙張管理模式，又加強對網絡管理的利用。以電子工具為載體的檔案管理模式，雖然是由人來操控計算機，但是計算機與檔案有著更為密切的聯系和更為直接的關系，為計算機設置好管理程序之后，就可以自動的管理信息，具有準確、及時、便捷的優點。

（2）提高工作的質量與水平，在管理中進行工作方式的創新，如改變檔案統計的方式，利用電子信息共享的模式，針對不同的部門的特征制定不同的信息統計流程，而檔案管理人員可以利用網絡來統計資料，并對其進行審核，相互溝通信息的完整度與修改信息，從而保證信息實時化更新。

2 流動人員的管理創新

市場化已經改變了就業人員的流動模式，人事檔案管理也必須適應性這個社會現實，因此在檔案管理中應重視兩個層面的創新，一、最大限度地體現人才開發機制，針對適應本職工作的人才提供發展空間，建立內部的人才庫，從而為本單位的人才儲備拓展空間。二、拓展軟件管理功能，為本單位的管理創新管理模式，從而提高流動人員的管理效果。

3 強化人員管理、培訓

首要任務就是加強培訓，提高能力。事業單位在開展工作的時候，對檔案管理人員的培訓是必備工作。檔案管理人員要著重增強其專業知識、專業技能，提高業務素質，既要精通檔案管理工作，又能熟知技術領域，保證檔案管理工作的規范化。著力于提高檔案管理人員的綜合素質，既包括思想道德素質，又包括科學文化素質，可以開設專門的培訓的機構，聘請專業的人員對管理人員進行一對一的培訓，以達到提高專業水平，增強專業技能，豐富專業知識的目的，書本上得到的知識畢竟還是表象的東西，所以還有必要增強實踐能力，獲取更多的實踐經驗。除了提高相關人員的自身素質之外，還要提高檔案管理從業人員的資格準入標準與門檻，保證引進的管理人員具有很高的工作能力和技術水平。

4 做好檔案保護工作

檔案的保管工作具有很強的系統性、綜合性，保管起來是相當復雜的，在保管過程中極容易受到眾多不確定性因素的影響和制約，這就對檔案保管人員的個人能力與素養提出了較為嚴格的要求，條件好的事業單位應該增加對檔案保護工作的支持力度，包括人力、物力和財力三個方面，而對于那些條件不夠充分的單位，應該主動地尋求扶持，淘汰舊有的檔案保管設施，購進先進的保管設備，從硬件上保證檔案管理工作的順利進行。

5 加大宣傳，提高意識

意識是行動的基礎和先導，因此，若想提高事業單位檔案資料的管理質量，首先要加大對檔案管理知識的宣傳力度，只有讓事業單位的內部人員都對檔案管理有了正確、充分的認識，才能用心做好檔案管理工作，才能增強檔案管理意識，明確自己在檔案管理方面應盡的責任和義務，為提高檔案管理水平和質量貢獻出自己的力量。

6 健全制度，落實責任

任何一個單位或機構要想提高工作效率，都應該明確和落實責任制，檔案管理機構也不例外，只有明確檔案管理各方的具體職責，并建立健全相關制度，使得檔案管理得到細化和明確，才能從更大程度上提高事業單位內部資料的管理水平。

結語

綜上所述，檔案管理工作是一項重要的社會工作，而且事業單位的檔案管理工作對事業單位的長遠健康發展起著極為關鍵的作用，所以，檔案管理的形式應該力求適應社會和事業單位的發展，不斷創新管理管理形式，注入符合時代潮流的新的元素，最終實現檔案管理的經濟效益和社會效益。

[1]張榮庚，于魁.淺議高校會計檔案的創新管理[J].經濟研究導刊，2010（12）.

[2]張兵.淺析事業單位檔案管理現狀及創新對策[J].才智，2011（18）.

G271

A