高校特色檔案資源管理探析

侯英杰

摘要：本文以對外經濟貿易大學檔案建設和管理為例，歸納高校特色檔案資源的含義，分析特色檔案資源的內容、分類和意義，并結合學校檔案工作的實際情況，對如何收集、管理和利用高校特色檔案，形成數字化資源體系進行深層次的探討，為我國高校檔案館建設提供借鑒。

關鍵詞：特色檔案資源收集利用

《高等學校檔案管理辦法》指出，高校檔案是指高等學校從事教學、科研、管理等活動直接形成的，對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。目前各高校檔案收集的內容基本相同，種類大體一致，基本包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類等十一大類。實際上每所學校在發展過程中，都具有自身的歷史特性，形成帶有自身文化、地域、行業特征的檔案材料。這些檔案材料具有與眾不同的特點，屬于高校特色檔案資源范疇，是高校檔案館發展的立館之本，也是檔案館提供服務利用的基礎性材料。

一、特色檔案資源的內容和意義

（一）特色檔案的含義

高校特色檔案是指高等學校在從事教學、科研及各項管理活動中形成的，具有學校獨特內涵，反映學校辦學特色，具有考查利用價值的各種文件、圖表、聲像等歷史記錄。它能夠反映學校辦學理念、地方特色、行業特色、時代特征、人物特色、發展階段等。

以對外經濟貿易大學（以下簡稱“經貿大學”）為例，學校的辦學歷史與新中國外貿事業緊密相連。我國對外貿易的發展對學校的學科設置、專業發展具有深遠影響，因而學校建校以來形成的各類檔案材料大多帶有國際貿易教育背景，它們反映了學校鮮明的國際化教育特征，顯示了其在外語、外貿等優勢學科發展上的亮點和成果，這些檔案材料就屬于學校的特色檔案資源。

（二）特色檔案的主要內容

反映學校特征的特色檔案資源內容十分廣泛，主要包括以下幾種類型：

1.人物檔案：人物檔案主要包括學校的知名教授、校友和其他具有影響力的人物所形成的檔案材料，例如學校的學科創始人、學術帶頭人、杰出校友等在國內外參加學術研究、社會事務等活動形成的文字、聲像及各種實物。

2.成果檔案：成果檔案主要是學校在教學、科研、評比、競賽等活動中的獲獎情況，包括照片、影像、證書、獎狀、獎杯等。這些檔案是體現學校教育教學、科研管理發展水平的重要標志。

3.重大活動檔案：學校舉辦重大活動產生的檔案材料，如舉辦校慶、院慶、論壇、大型會議等形成的檔案材料。

4.歷史檔案：記錄學校發展過程的重要檔案，如反映學校籌備、成立、選址、更名、變遷、院系調整等內容的文件、圖紙、照片等。

5.其他檔案：各級領導參觀視察學校過程中形成的照片、題詞、錄音、錄像；學校對外交流的報道、錄音、錄像、照片、禮品等。

（三）特色檔案的意義

高校特色檔案是在學校創建和發展中形成的、具有特色的歷史記錄，它作為高校發展軌跡的記憶載體，真實地記錄了學校的發展過程。

1.凝練學校特色

特色檔案能夠集中反映一所學校在管理水平、師資隊伍、教學質量、科研水平、學生培養等方面的特征，具有高濃縮的特性，通過特色檔案可以直觀、便捷地了解一所學校的特色。

2.傳承辦學理念

每所高等學校都有自己的辦學理念，它通過學校的教育教學活動得以體現，例如，學校的機構設置、崗位職責、規章制度、教學模式、發展規劃、行為準則及考核機制等特色檔案材料都能夠反映學校的辦學理念。可見，特色檔案資源在記錄學校發展歷程的基礎上，極大地體現了學校的治學精神，弘揚學校的辦學理念。

3.彰顯校園文化

檔案是文化積累和傳承的手段，高校特色檔案包含了學校的發展歷程、辦學特色、科研成就等內容，具有深厚的文化價值，能夠彰顯學校的文化底蘊。因此特色檔案是高校歷史文化的重要載體，特色檔案資源的保存和流傳實質上是高校文化的傳承和延續。

由此可見，特色檔案資源在高校檔案管理中具有十分重要的意義，檔案館應該在落實常規業務的基礎上，按照“收集—整理—開發”三個層次逐漸開展特色檔案資源建設。

二、特色檔案資源的收集

開展特色檔案收集是高校特色檔案資源建設的首要環節，也是豐富館藏內容、優化館藏結構的重要手段。特色檔案資源具有特殊性，需要突破傳統的檔案收集模式，創新收集思路，圍繞特色工作，開展檔案收集。特別是要以“三突破”為出發點，即突破時間限制（年限）、突破檔案門類限制、突破全宗單位限制，將日常收集和重點征集相結合，全方位開展特色檔案的收集工作。

（一）日常收集

檔案館要關注學校的重點，注意從教學、科研、學科建設等方面加強特色檔案資源收集。

首先，在歸檔范圍上，要對特色檔案的收集進行清晰的定位，圍繞學校重點學科、專業設置和教學、科研發展重點展開。此外各單位形成的檔案材料也各有特色，檔案館應該根據歸檔單位的特點，有重點地開展收集工作。特別要注意根據行政部門、教學部門和教輔單位的工作性質，逐一制定各部門的歸檔范圍，明確收集工作的重要時期和重點單位，不可千篇一律。

其次，在收集方法上，檔案館應根據學校重點學科的分布情況，加強與教務處、學科辦、科研處、人力資源處以及重點院系等單位的聯系，取得支持和配合。此外，還要關注學校職稱評審、導師遴選、課題評選等活動，加強相關檔案的收集。例如，可以取得科研處的支持，規定科研項目結項時需先要到檔案館進行課題材料的歸檔審核，才能快速完成申報結項，否則不予結項；或者通過人力資源處，將教師職稱評審的個人成果全部提交檔案館保存備查等。

（二）檔案征集

從來源上看，特色檔案資源不僅存在于各部門的檔案中，而且還在很多個人手中保存著。大量散存在民間和個人手中的文件、資料、實物等，實際上是館藏特色檔案的重要來源和補充。目前來說，檔案征集工作包括以下幾種方式：endprint

1.專題性征集：圍繞學校的“三重”即重要人物、重點單位、重大事件，定期開展專題檔案征集活動。檔案館要特別注意及時跟蹤學校的重要活動，力爭提前介入，事先布置好檔案收集工作。

2.搶救性征集：對于一些即將消失的檔案材料，進行搶救性征集。例如，舊教學樓拆遷時，檔案館要對其進行考察，對具有史料價值的實物，例如老校牌等進行收檔保護，防止重要檔案流失。

3.口述檔案：主要指以研究利用為目的，對個人進行有計劃的采訪所形成的記錄，主要采用錄音或對錄音的逐字記錄形式。

高等教育的發展，容易受到政治、經濟等環境因素的影響，特別是文化大革命對近代高等教育具有一定的破壞作用，這些情況會導致學校的很多文字、圖片等珍貴史料受到損壞。與此同時，很多高校都經歷了拆遷并轉等歷史過程，檔案史料存在受損、遺失等情況。此外，很多高校建校初期條件簡陋，檔案意識薄弱，很多重大活動沒能留下完整的記錄。以上情況都會導致高校檔案材料的缺失，形成歷史空白等。通過采訪見證人，把他們的親身經歷記錄下來，建立口述檔案，能夠彌補這些歷史空白。因此，口述檔案是彌補館藏空白的重要方法和實踐手段，經貿大學檔案館就針對部分館藏空白進行了口述歷史的采訪工作，通過對當事者的采訪補充了學校預科辦學等缺失檔案。

檔案館應該設立征集辦公室專門長期地開展征集工作，同時要加強與各院系、管理部門的協同合作，爭取其他部門的支持，例如，離退休人員工作處、校友會等，不斷拓展檔案收集的渠道。加之知識產權和商品意識不斷增強，無償捐贈檔案很難實現部分珍貴檔案材料的收集，因此可以考慮通過采取有償征購等形式彌補特色檔案資源的不足，比如經貿大學檔案館在實物征集過程中，就通過舊貨市場、舊書網等購買到了很多歷史孤本，這些都成為了檔案館的珍貴藏品和校史館的重要展品。

三、特色檔案資源管理

（一）分類著錄

目前高校檔案館中的館藏主要以黨政文書為主，普遍按照黨群、行政、教學等進行分類，內容單一，缺乏特色。開展特色檔案資源建設后，要在原有檔案類目的基礎上，通過“去粗取精”、“由表及里”的過程，充分挖掘檔案潛在的信息價值。以經貿大學為例，根據學校的主題可進行專題性區分，將原有的檔案材料按照“學生培養”、“人才強校”、“校友風采”、“校園文化”等專題進行分類標注，然后進行相關專題的提取，形成專題檔案。這些專題檔案經過優化整合方能形成特色檔案資源。它們不僅反映了學校的多元化成果，而且還有助于豐富館藏內容、改善館藏結構。

（二）編制索引

編制索引等各種檢索工具，是提高特色檔案資源開發利用水平的重要條件。在高校檔案館的館藏檔案中，特色檔案的分布往往是分散的，比如教學評估檔案就分散在教務處、科研處、學生處等多個部門中。為了維護其歷史聯系，不能隨意進行拆分，因此可以在整理原有檔案的基礎上，通過將具有相互關聯的檔案進行標引，建立專題檢索的方式來保持特色檔案的有機聯系。例如，對重點學院、重要學科成立、發展的相關文件、照片、實物進行標注，形成專題索引，便于今后開展校史專題研究。

（三）信息化管理

特色檔案在見證歷史、傳承文化方面具有重要價值，是學校檔案中比較珍貴的部分，具有唯一性，需要加以保護，因而這些檔案的利用會受到一定限制。信息技術的發展使檔案資源的共享成為可能，通過利用信息技術對傳統的圖文、音像進行數字化加工，形成電子資源數據庫，這樣既可以方便查閱和利用，又保護了檔案原件。因此，開展特色檔案資源的信息化建設，逐步形成特色檔案資源庫，是促進特色檔案信息資源的開發和利用的前提條件。

檔案館開展特色檔案信息化建設主要通過以下幾個步驟進行：首先，及時對歸檔的特色檔案資源進行數字化加工；其次，根據重要性對特色歷史檔案逐步開展數字化加工；最后，建立管理系統，逐步形成特色檔案資源庫，實現特色檔案的信息化管理。

四、特色檔案資源的開發利用

為了發揮特色檔案資源的作用和價值，檔案館應注意對特色檔案資源進行開發，逐步形成以資料匯編、成果展示、建設校史館和校史研究為主的全方位利用格局。

（一）資料匯編

多年來，檔案部門的編研成果通常采用文件匯編的形式，內容以紅頭文件居多，形式和內容相對單一。檔案館應該轉變工作思路，圍繞學校工作亮點開展特色檔案資源材料匯編，為學校提供具有參考價值和使用價值的文件資料。例如，針對教學評估、黨建評估等專項工作，進行專題檔案資料整理，形成檔案專卷。

（二）展示辦學成果

檔案館應該在積極挖掘特色檔案資源的基礎上，通過開辦論壇、講座、專題展覽等活動展示學校的特色檔案。這樣既可以宣傳學校的辦學歷史、教學特色、科研成果等，還可以展現學校的辦學成果，擴大學校在社會上的影響力，促進學校的可持續發展。

特色檔案資源形成一定規模后，還可以建立校史館全方位的展現學校辦學成果。校史館通過展示學校具有特色的文書、成果、實物、圖片等，以直觀、生動的形式再現學校的歷史和特色，具有宣傳和教育的作用。很多著名高校的校史館都成了當地的愛國主義教育基地，可見校史館是特色檔案發揮作用和優勢的重要途徑。

（三）校史研究

開展校史研究是特色檔案資源發揮作用的重要方式。特色檔案資源是隨著學校的發展不斷積累起來的，它真實地反映了學校發展的特色。因此在進行校史研究時，特色檔案資源就成了最基礎的素材。很多歷史悠久的高校在特色檔案資源積累到一定程度后，都開始編輯出版自身的校史研究成果，例如，上海交通大學就出版了《上海交通大學校史研究專著系列》，其中包括《交大老教授》、《從船舶到海洋工程》、《數學系八十年》等內容；北京大學出版了《北京大學史料》和《北京大學圖史》；中國政法大學出版了《甲子華章——中國政法大學校史》；清華大學出版了《一路走來——親歷清華思想政治理論課改革30年》等。可以說，特色檔案資源越豐富，校史研究和編撰就越具有便利性。

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作者單位：對外經濟貿易大學endprint