服務檔案創新 助力園區發展

孫建偉

摘要：隨著北京市經濟開發區的不斷擴大、發展，其區內的企業、居民變得越來越多，開發區檔案室的主要職責亦不僅僅負責機關內部的檔案管理，提供更好的檔案服務尤為重要。本文針對這些新需求，結合開發區的實際情況，以檔案服務創新為主線，探討解決上述問題的新路徑。

關鍵詞：檔案服務創新

北京經濟技術開發區，是北京市唯一同時享受國家級經濟技術開發區和國家高新技術產業園區雙重優惠政策的國家級經濟技術開發區。來自《北京晨報》2012年的相關報道稱，北京經濟技術開發區的電子信息、生物醫藥、裝備制造和汽車制造四大產業產值分別占北京市全市的50%、48%、22%和17%，規模以上工業企業實現產值2272.6億元，占全市的16%；世界500強企業中的77家匯集于此。目前，北京經濟技術開發區緊緊圍繞其作為城市發展新區功能定位的同時，更以貫徹習近平總書記在北京考察工作時的重要講話精神為契機，突出產業發展的高端化、服務化、集聚化、融合化、低碳化，全面建設科技創新體系。在探索區域合作新模式，推動京津冀一體化發展的過程中，機關、企業和社區對檔案服務的需求亦與日俱增。面對新形勢，北京經濟技術開發區的檔案工作按照《北京市開發區檔案管理暫行規定》，以創新為動力，以服務為主線，積極主動做好為機關、企業和社區檔案的服務工作。

一、抓管理，增內力，扎實做好機關檔案工作

建設科學的檔案資源體系。第一，大力豐富檔案資源。通過開展“愛區獻寶迎區慶”活動，收集了開發區奠基石、開發區第一家企業的第一代產品；通過開展“清理檔案爭做貢獻”活動，在一個月內收集、征集檔案資料24745件；采用靈活多樣的方式，對重大活動、重要事件，如“非典”、經濟普查等堅持“一事一收”。第二，優化檔案資源結構。為適應近年來高技術制造業、戰略性新興產業聚集區和智慧城市的發展要求，開發區檔案室一直在檔案資源“多元”上下功夫，適時收集新型媒體檔案材料，豐富室藏內容。采用MP3數字格式代替模擬語音信號磁帶，采用JPEG數字格式代替紙質保存照片，采用MPEG4格式代替視頻記錄磁帶，采用DOC格式與紙質文件PDF格式同時存儲文書文件等。第三，合理劃分重點檔案室。根據區域經濟發展需求，科學設立規劃、房土、社保等專業檔案室，明確各檔案室的任務及相互關系，完善檔案形成機制，優化檔案運轉程序。近年來，隨著開發區入區企業數量的大幅增加，企業員工人數也得到了快速增長，醫保、社保檔案數量以每年4萬卷左右的速度快速增長。為了適應變化的新形勢，滿足新要求，開發區建立了醫保、社保檔案中心，并于2013年通過了市級達標驗收。

健全完善的檔案管理體系。一是建立健全制度體系。根據開發區經濟社會發展和機關工作的實際，制訂了《北京經濟技術開發區檔案工作管理暫行辦法》，以及《檔案歸檔制度》、《文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《檔案保管制度》、《檔案統計制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案借閱制度》等一系列規章制度。此外，針對開發區可能發生的突發事件情況，制訂了《檔案工作突發事件應急處理預案》；為加強對開發區各專業檔案管理的監督指導，專門制定了《檔案監督檢查工作試行辦法》。二是配備先進的檔案設備。為保證檔案得到妥善保管，檔案庫房配備了完備的監控、消防、溫濕度控制等設施設備。為做好檔案數字化工作，配備了掃描儀、繪圖儀、光盤刻錄等終端設備。三是建立統一的培訓機制。開發區規定，所有新入職的檔案人員必須經過崗前培訓，考核合格后方可正式上崗。在崗人員每年都須參加在崗培訓。

建立方便的檔案利用體系。根據開發區檔案利用規律，制定了以方便快捷、安全高效為特點的開發區《檔案借閱管理辦法》。同時還建立了有兩臺服務器構成的檔案計算機查閱系統，有效提高了查詢的準確性，加快了查詢速度，提高了查詢效率。檔案的提供利用，發揮了很好的社會效益和經濟效益，在奔馳項目入區前，為北京奔馳-戴姆勒·克萊斯勒汽車有限公司德國總部提供一期工程設計圖紙40多張，為廠房總體設計贏得了時間；為拆遷農民提供拆遷檔案300多件，為落實各項政策提供了依據，消除了上訪因素，化解了社會矛盾。

二、重服務，勤溝通，精心指導企業檔案建設

走出去，深入企業，了解企業檔案工作需求。借助企業協會了解企業狀況，熟悉企業檔案工作人員，與企業協會聯合發放檔案工作調查問卷，深入企業了解掌握檔案工作難點問題，有針對性地進行協調指導。2014年共向入區企業如康明斯發動機、泰德制藥等公司發放企業檔案工作情況調查表500多份；實地調研奔馳、云基地等不同性質的企業近百家，初步掌握了不同類型企業的檔案信息服務、培訓指導、溝通協調等方面的需求。

服務企業，全面提供服務保障。對于開發區內有檔案建設需求的企業，主動邀請他們到開發區檔案室參觀交流，與他們共享檔案信息資源，共謀建設發展之道。首先提供檔案信息服務。開發區管委會是北京市檔案學會會員單位，長期與中關村管委會、大興區檔案局保持著良好的合作關系，擁有豐富的檔案信息資源。只要企業有需求，就傾其所能，為企業服務。其次做好檔案法規政策保障。根據企業需求及時提供檔案法律法規文件、宣傳材料等。再次積極創造學習機會。對于北京市檔案行政管理部門制發的政策文件，及時轉發給有需求的企業。組織企業檔案人員參加市檔案局網上在線學習。最后搭建交流平臺。組織企業檔案人員參觀北京市檔案館，走訪中國人民大學信息資源管理學院，與企業合作舉辦檔案展覽活動。此外還建立檔案工作互動機制，建立開發區入區企業檔案人員數據庫，定期召開檔案工作研討會，交流經驗體會。

沉下去，組織企業，突出檔案宣傳。借助國際檔案日宣傳活動中，充分調動企業、社區的積極性，發揮主導作用。許多高新企業充分利用高科技顯示設備數量多、種類全的優勢，采用多媒體、高清、3D等最新顯示方式播放檔案宣傳片；社區居委會也根據自身退休干部資源豐富的特點，采取組織秧歌隊造勢、開展檔案知識有獎問答、張貼檔案宣傳掛圖、發放檔案宣傳冊等方式進行宣傳。兩年來，京東方等開發區企業約20萬企業員工、38個社區約10萬居民參加了檔案宣傳活動。豐富多彩的檔案宣傳活動，拉近了檔案和群眾的距離，為檔案法規知識普及和檔案工作深入開展奠定了良好的群眾基礎。

三、促融合，共發展，探索社區檔案工作新方向

在開發區、大興區一體化發展的過程中，檔案工作的交流也愈加密切。社區檔案工作是開發區檔案指導工作的短板，卻是大興區檔案局的強項，若以傳統方式，行政區檔案局很少指導開發區的檔案工作。為填補社區檔案工作的空白，滿足社區居民檔案建設的需求，我們打破常規，主動邀請大興區檔案局業務指導部門共同到社區指導工作。提前提供社區檔案建設基本情況、基礎數據、建設要求。在聯合指導工作過程中，注重服務保障，及時解決工作中遇到的問題。通過合作，開拓了開發區檔案工作新領域，實現了三方共贏。

主動服務是推動開發區檔案工作持續發展的必然要求。隨著開發區經濟社會的快速發展，對檔案服務質量提出了全新的要求，被動等待已遠遠不能適應新的形勢。只有走出去，主動了解情況，積極跟進服務，才能協調指導好企業檔案建設。通過主動服務，我們了解了企業的困難；通過主動服務，我們找到了解決企業檔案建設難點的抓手；通過主動服務，我們把握了新時期檔案工作的規律，提高了業務水平；通過主動服務，我們解決了區域發展中的許多檔案問題。

開拓創新是促進開發區檔案工作不斷前進的永恒動力。按照習近平總書記對首都“四個中心”功能定位和發展“高、精、尖”產業方向要求，開發區區域定位也從北京的二產主陣地轉為高技術制造業和戰略性新興產業聚集區。開發區檔案工作也面臨著指導企業和社區檔案建設需求旺盛等新機遇新挑戰。如何把握新機遇，迎接新挑戰，唯有大膽創新，大膽嘗試，在探索中創新，在創新中成長。一是創新思維方式。在和大興區檔案局的合作中，立足工作需求，大膽解放思想，突破傳統束縛，克服本位主義，最終找到了聯合指導、三方滿意的有效途徑。二是創新工作方法，根據發展需求，及時設置幾個專業檔案室，相對獨立管理，既方便了群眾，又發揮其最大效能。

作者單位：北京市經濟技術開發區管委會endprint