規(guī)范公文制發(fā)提高檔案質(zhì)量

劉娜

[摘 要]當(dāng)今社會(huì)，如何實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理成了我們?nèi)找骊P(guān)注的問題。提高檔案質(zhì)量要求我們規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)地完成檔案的管理工作，這也是目前解決檔案管理工作中存在的一系列問題的重要途徑。眾所周知，公文的制發(fā)是檔案管理工作的前提基礎(chǔ)，規(guī)范公文的制發(fā)將有利于提高檔案質(zhì)量。同時(shí)堅(jiān)持立卷歸檔的原則亦是提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文將用自己在實(shí)際工作中的一些感受，闡述如何規(guī)范公文制發(fā)，從而達(dá)到提高檔案質(zhì)量的目的。

[關(guān)鍵詞]公文制發(fā)；檔案質(zhì)量；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

1.引言

實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代檔案管理的具體要求。檔案管理工作是一項(xiàng)很重要的基礎(chǔ)工作。要想做好檔案管理工作需要結(jié)合工作實(shí)踐，針對不同的任務(wù)，相對獨(dú)立的完成工作內(nèi)容。公文的制發(fā)是檔案管理的基礎(chǔ)，在工作環(huán)節(jié)中有著嚴(yán)格的工作流程。因此，我們必須樹立系統(tǒng)工作的思想意識(shí)，從規(guī)范公文制發(fā)工作開始，建立合適的工作標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.規(guī)范公文制發(fā)的重要性

公文制發(fā)的質(zhì)量決定和影響著檔案的價(jià)值。歸檔方法和裝訂質(zhì)量影響著文件管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)規(guī)范公文制發(fā)可以有效提高檔案管理質(zhì)量將有利于解決在檔案歸檔分類中存在的一系列問題，也有利于進(jìn)行規(guī)范化管理，更方便檢索文件。以便更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，

3.規(guī)范公文制發(fā)的幾點(diǎn)建議

3.1緊緊抓住前提性工作

公文是檔案的前身，公文的制發(fā)不僅影響著公文本身的質(zhì)量，同時(shí)也影響著檔案的質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)公文制發(fā)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案管理工作的前提性工作。因此，必須要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的公文制發(fā)，這也是提高檔案質(zhì)量的初始條件。首先，要建立規(guī)范的公文制發(fā)制度，依據(jù)制度才能有條不紊的進(jìn)行公文制發(fā)的工作。其次，公文中相應(yīng)的信息應(yīng)當(dāng)明確，簽名和文件應(yīng)該是一致的，必須要有相應(yīng)的日期。然后，公文的內(nèi)容應(yīng)做到清晰，簡明扼要，突出重點(diǎn)，摒棄冗長乏味的長篇大論，做到內(nèi)容明確，簡單易懂。最后，公文要使用專業(yè)詞語，使用的語言要合理的，規(guī)范寫作格式，禁止使用簡化字和不規(guī)范字，從而便于今后的檢索。

3.2把握公文的質(zhì)量

公文的質(zhì)量反映了一個(gè)部門的形象，同時(shí)在很大程度上還影響著行政效率。所以，公文要明確反映部門的目。在制發(fā)公文時(shí)要，從實(shí)際出發(fā)，強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，才能合理的規(guī)范公文的制發(fā)工作。首先，保證政治方向，對于公文中涉及的內(nèi)容思想，要堅(jiān)持正確的政治立場、方向和觀點(diǎn)，一定保證和黨的思想路線保持一致。其次，保證公文內(nèi)容完整明確。主要看文獻(xiàn)內(nèi)容是否豐富；提出的建議和措施是否符合實(shí)際；引用的材料數(shù)據(jù)是否可靠；內(nèi)容是否充實(shí)等。然后，注意公文的用詞。查看文檔的是否結(jié)構(gòu)科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)；是否做到了語言流暢、語法正確；是否存在標(biāo)點(diǎn)和語句錯(cuò)誤。最后，把握公文的類型和格式。從起草到定稿每一個(gè)環(huán)節(jié)都要按照相關(guān)正確的格式進(jìn)行修改。語言適當(dāng)，頁眉頁腳的格式正確，公文的整體格式正確都要嚴(yán)格注意。檔案管理人員一定要嚴(yán)格把握公文的制發(fā)質(zhì)量，防止不符合體系公文的出現(xiàn)。嚴(yán)格把握公文制發(fā)的質(zhì)量，才能從根本上，提高檔案的質(zhì)量，從而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的長足發(fā)展。

3.3加強(qiáng)公文制發(fā)人員和檔案人員的繼續(xù)教育

如今在行政部門和檔案部門，存在公文制發(fā)人員知識(shí)老化，管理技術(shù)落后的問題。所以，要想提高公文制發(fā)人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)對公文制發(fā)人員專業(yè)技能教育是一個(gè)有效的途徑，也是目前和未來的關(guān)鍵任務(wù)。加強(qiáng)公文制發(fā)人員的學(xué)習(xí)，可以從一下幾個(gè)方面進(jìn)行。

首先，加強(qiáng)公文制發(fā)人員的政治素質(zhì)教育。政治素質(zhì)學(xué)習(xí)包括政治態(tài)度和職業(yè)道德政治素質(zhì)，這是辦公室行政人員以及檔案人員的工作基礎(chǔ)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義，毛澤東思想，鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，打好政治思想基礎(chǔ)，堅(jiān)持正確的政治立場、方向和觀點(diǎn)，加強(qiáng)政治紀(jì)律學(xué)習(xí)，從而提高政治敏感性，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀和思想觀，在原則問題上，一定要與黨中央保持高度一致。加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》并嚴(yán)格按照《檔案法》開展工作，嚴(yán)格遵守黨和國家的機(jī)密。

其次，加強(qiáng)專業(yè)技能的學(xué)習(xí)。公文制發(fā)人員應(yīng)具備豐富的專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案學(xué)理論知識(shí)，熟悉檔案工作相關(guān)的知識(shí)和技能。無論是文學(xué)和歷史、社會(huì)學(xué)和信息科學(xué)還是統(tǒng)計(jì)學(xué)、心理學(xué)和現(xiàn)代通信操作技術(shù)，都要了解，甚至是熟練掌握。這就要求公文制發(fā)人員和檔案人員不僅要學(xué)習(xí)傳統(tǒng)公文制發(fā)的方法，而且廣泛學(xué)習(xí)各個(gè)學(xué)科的知識(shí)，做到融會(huì)貫通，學(xué)以致用，從而可以更好地將公文制發(fā)與檔案管理結(jié)合在一起。

最后，要勇于創(chuàng)新，學(xué)習(xí)先進(jìn)的公文制發(fā)方法。公文制發(fā)人員要樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，不斷提高自己的專業(yè)技能，及時(shí)更新公文制發(fā)的各項(xiàng)新規(guī)定、新辦法，同時(shí)有關(guān)單位和部門要及時(shí)組織公文制發(fā)人員的考核，建立完善的考核制度，并定期組織公文制發(fā)知識(shí)的培訓(xùn)，組織先進(jìn)管理方法交流會(huì)，通過交流和相互學(xué)習(xí)，從而提高公文制發(fā)人員的專業(yè)技能，一舉多得。身為公文制發(fā)人員，也要虛心求教，努力提高自身的專業(yè)管理知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，及時(shí)總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)，并認(rèn)真學(xué)習(xí)。

4.結(jié)束語

實(shí)現(xiàn)公文制發(fā)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，有利于提高一個(gè)單位的對外形像和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展，為單位的現(xiàn)代化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過實(shí)踐表明，檔案工作根據(jù)不同的任務(wù)，存在一定的獨(dú)立性。所以我們要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)公文處理工作的規(guī)范化和檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，從公文制發(fā)入手，保證公文的質(zhì)量，通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，提高工作效率，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量的目的，便于日后的檔案檢索以及實(shí)現(xiàn)更加便捷的完成檔案管理工作，從而提高工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)單位的良好發(fā)展。

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