芻議醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)

王靜

[摘 要]醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)是人事檔案管理升級(jí)工作中的重要組成部分。加快醫(yī)院人事檔案信息化管理的步伐有利于醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，有利于醫(yī)院人力資源的合理配置及考評(píng)機(jī)制的不斷完善，有利于構(gòu)建和諧的工作環(huán)境。為此，本文在分析醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)重要性的基礎(chǔ)上，指出醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，并提出切實(shí)可行的解決策略。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；人事檔案管理；信息化

一、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）有利于醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化

目前，醫(yī)院人事檔案的管理仍然以紙質(zhì)存檔為主，由于檔案室空間有限，加之檔案數(shù)量龐大，導(dǎo)致醫(yī)院檔案的整理、更新工作開(kāi)展十分不便。而且由于檔案表格填寫(xiě)內(nèi)容缺乏制度規(guī)范，導(dǎo)致不同醫(yī)院填寫(xiě)的檔案資料不同，增加了醫(yī)院檔案實(shí)施規(guī)范化管理的難度。現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用給醫(yī)院人事檔案管理升級(jí)帶來(lái)新思路，對(duì)于減少檔案占用空間，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化極為有利。

（二）有利于醫(yī)院人力資源的合理配置

人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、德才水平、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、歷史背景及其經(jīng)歷等的重要文件。大多數(shù)醫(yī)院僅將人事檔案作為人力入職的憑證，忽視了人事檔案在人力資源配置方面的作用。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的管理信息化，有利于醫(yī)院人力個(gè)人檔案信息的動(dòng)態(tài)更新，有利于醫(yī)院人力資源的合理配置及考評(píng)機(jī)制的不斷完善。

（三）有助于改善檔案的管理方式

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅占用大量的空間，而且在檔案的歸檔、整理、更新、查閱等方面都存在很大難度，加之紙質(zhì)檔案容易破損，日常維護(hù)工作較為繁瑣。實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，不僅可以節(jié)省空間，而且可以大大提高醫(yī)院人事檔案的記錄和檢索效率。只要借助于電腦軟件就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的更新和查找，省去了以往重新填寫(xiě)、謄抄表格的一系列繁瑣程序，改善了醫(yī)院人事檔案的管理方式。

二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)

目前，醫(yī)院人事檔案信息化管理仍處于初級(jí)階段，在技術(shù)處理、專(zhuān)業(yè)人員配備等方面還存在一些難題，尤其醫(yī)院人事檔案涉及個(gè)人隱私，如何確保醫(yī)院人事檔案在信息化的過(guò)程中不受到非法侵害，是醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。為此，要全面了解醫(yī)院人事檔案信息化管理的各種風(fēng)險(xiǎn)，具體如下：

（一）檔案管理系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院人事檔案信息化管理固然方便快捷，但是檔案管理系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)不容忽視。由于醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)處于初級(jí)階段，尚未開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)軟件，多是借用現(xiàn)成的系統(tǒng)軟件經(jīng)過(guò)改良后進(jìn)行檔案信息處理，檔案尚未實(shí)現(xiàn)全部信息化，先進(jìn)的加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、防火墻技術(shù)尚未應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)容易受到計(jì)算機(jī)病毒、惡意軟件、黑客等的襲擊，檔案管理系統(tǒng)一旦癱瘓所造成的損失將是不可估量的，所以，充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)，并加以防范乃當(dāng)務(wù)之急。

（二）檔案信息化管理中的人為風(fēng)險(xiǎn)

有些單位對(duì)于檔案管理重視不夠，在人員配置方面不足，經(jīng)常調(diào)用護(hù)士充當(dāng)臨時(shí)檔案管理人員。但在檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中，任務(wù)繁重，臨時(shí)調(diào)用的檔案管理人員由于業(yè)務(wù)水平不高，導(dǎo)致檔案在信息化處理過(guò)程中內(nèi)容不完善、遺漏、錯(cuò)誤的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，影響了檔案信息化管理升級(jí)的步伐。另外，一些檔案管理人員，利用職務(wù)之便，在檔案信息化的過(guò)程中，進(jìn)行信息造假，謀取私利，增加了檔案信息化管理中的人為風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案信息化管理的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院人事檔案的信息化管理不是簡(jiǎn)單的將紙質(zhì)的人事檔案資料電子化，而是在人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、電子化的基礎(chǔ)上，運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，建立分層檔案資源中心，進(jìn)而對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)分析，為各部門(mén)提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)報(bào)告。而現(xiàn)在醫(yī)院人事檔案的信息化管理僅僅處于檔案資料的電子化和簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)階段，檔案管理人員在技術(shù)處理方面缺乏經(jīng)驗(yàn)，甚至不知道如何進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的信息化處理，在數(shù)據(jù)處理技術(shù)的選擇和應(yīng)用上還存在一定難度，同時(shí)也增加了操作風(fēng)險(xiǎn)。

三、應(yīng)對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)的有效策略

針對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，可采取如下措施：

（一）樹(shù)立醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理理念，健全檔案管理系統(tǒng)

醫(yī)院管理人員首先要明確醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性，樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念，同時(shí)明確醫(yī)院人事檔案管理信息化是醫(yī)改的必經(jīng)之路。其次，投入必要的人力、物力，健全檔案管理系統(tǒng)，引入加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)等，將檔案管理系統(tǒng)遭受計(jì)算機(jī)病毒、惡意軟件、黑客等襲擊的可能性降到最低。最后，提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，定期進(jìn)行軟件系統(tǒng)升級(jí)及病毒的查殺，提高醫(yī)院人事檔案信息化管理的安全性。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理人員培訓(xùn)，減少檔案管理人為風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院人事檔案管理信息化的過(guò)程中任務(wù)繁重，需要大量的人力支持，但原有的檔案管理人員由于年齡、學(xué)歷等原因，在檔案信息化建設(shè)工作中有些力不從心。因此，可通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)、參加講座、業(yè)余學(xué)習(xí)等方式，積極組織職工學(xué)習(xí)《檔案法》及人事檔案升級(jí)工作一系列文件精神等，提高檔案管理人員的信息化管理能力。同時(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)責(zé)任感，在檔案信息化過(guò)程中，務(wù)必保證人事檔案信息的真實(shí)性和完整性，有效抵制各種非法利益賄賂，減少檔案管理的人為風(fēng)險(xiǎn)。

（三）引入先進(jìn)數(shù)據(jù)處理技術(shù)，加強(qiáng)人事檔案的功能建設(shè)

現(xiàn)階段，醫(yī)院人事檔案的信息化管理仍然局限于簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)，對(duì)于先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)仍不能熟練掌握，不能將檔案數(shù)據(jù)信息有效應(yīng)用到人才選拔和人事考評(píng)中來(lái)。為此，醫(yī)院人事檔案管理人員急需提高其對(duì)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等的運(yùn)用能力，在對(duì)檔案資料保密的前提下，對(duì)其進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)利用，為各單位部門(mén)提供有效的數(shù)據(jù)分析報(bào)表，以不斷增強(qiáng)人事檔案的功能建設(shè)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理與人力資源管理的完美對(duì)接。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳文玉.淺議醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2012.