淺談企業檔案信息資源的開發利用

張曉艷

[摘 要]如何使檔案信息資源得以準確、及時、系統、迅速的開發和利用，更好的為企業生產、經營、建設服務，成為我們檔案工作者刻不容緩的一項重要工作。本文主要闡述企業檔案信息資源的開發利用必要性及如何開發利用檔案信息資源。

[關鍵詞]企業檔案；信息資源；開發利用

隨著由工業經濟時代向知識經濟時代轉變，信息資源已成為社會的重要的經濟資源，檔案信息資源是重要的組成部分。因此，如何使檔案信息資源得以準確、及時、系統、迅速的開發和利用，更好的為企業生產、經營、建設服務，成為我們檔案工作者刻不容緩的一項重要工作。下面就企業檔案信息資源的開發和利用談幾點粗淺的認識。

一、企業檔案信息資源開發和利用的必要性

開發利用檔案信息資源的最終目的，就是使檔案信息轉化為社會財富。隨著我國現代化建設事業的發展，檔案信息的利用越來越頻繁，尤其在企業的經營、管理、建設、發展、決策、史志編研等諸多方面都起到了重要作用，因此，大力開發企業檔案信息資源，鼓勵檔案信息的廣泛利用，促進檔案信息轉化為生產力，是擺在檔案部門和檔案工作者面前重要任務和重要使命

1、開發利用檔案信息資源是充分發揮其作用和價值的重要手段

檔案信息資源在開發利用之前，其價值是潛在的，具有較為隱蔽的特點，還構不成真正的信息資源，只有通過開發利用，才能使其潛在的價值變為現實價值。才能發揮經濟效益和社會效益?！懊囟灰恕⒂弥疄閷?、鎖之為廢”。只有合理的科學的開發企業檔案資源，特別是科技檔案資源，并將其轉化為企業的生產力，才能真正發揮檔案在企業市場經營中的作用。為企業建設提供法律、憑證和參考。因此我們必須明確檔案信息資源開發利用對于檔案工作的極端重要性，要以檔案信息資源的開發利用為龍頭，快速實現檔案信息交流，實現檔案信息資源在企業乃至社會內的充分共享，帶動和促進企業檔案工作全面發展。

2、開發利用檔案信息資源是企業檔案事業發展的需要

長期的檔案工作實踐證明，只有開發利用檔案信息資源，使“死檔案”變成“活信息”提供給利用者廣泛地、反復地、多角度、全方位、連續不斷地利用，才能轉化為物質形態的生產力，才能充分發揮憑證、參考、研究等方面的作用。才能增強人們對檔案意識，贏得企業領導對檔案的重視和支持，為企業檔案工作創造良好的工作外部環境。才能解決企業檔案工作中的矛盾問題，才能滿足利用者的需求，成為推進企業經營發展的催化劑。因此檔案信息資源開發利用是檔案事業生命與活力所在，是發展企業檔案事業的必備條件。

3、企業的經營發展需大力加強檔案信息資源的開發利用

企業檔案是企業在生產、經營、建設活動中的真實記錄，承載著大量各種繁復的信息，檔案工作者將這些信息根據企業的現實需要，通過分析、整理、歸納、加工、去粗取精，編輯成有價值的檔案信息，及時有效的提供給企業領導、工程建設人員、經營管理人員進行企業決策、參與競爭、工作參考，提高勞動效率，使企業的生產、經營、建設緊跟市場，避免盲目性，為企業直接或間接創造經濟效益。

二、如何做好新形勢下企業檔案信息資源的開發利用工作

1、檔案基礎工作的良性循環是做好檔案信息資源開發利用工作的基礎，是體現檔案作用和價值的重要手段

何謂檔案基礎工作的良性循環：即從檔案的合理征集與接收到檔案室，到檔案的科學整理與保管，檔案信息資源的綜合開發利用到更科學、更合理地征集和接收檔案進檔案室。從上面情況來看，檔案的征集與接收是整個檔案工作的基礎，不進行合理的征集和接收檔案，談檔案管理和檔案信息資源的開發則是無本之源。所以，做好檔案信息開發利用工作源頭是檔案基礎工作。

2、開發檔案信息資源要與近期效益相結合的原則

開發檔案信息資源，為經濟建設和各項事業服務是當前檔案工作的中心任務。企業通過開發利用科技檔案使企業擴大規模、增上項目、規范企業全面質量管理，創造了良好的經濟效益。開發檔案信息資源要堅持長期效益與短期效益相結合的原則，所謂長期效益就是從長遠的觀點出發，用歷史的觀點、聯系的觀點看待檔案的價值，切忌一葉障目，不識泰山。

3、做好檔案信息資源開發利用措

一是豐富館（室）藏是檔案開發利用基礎，有了豐富的館藏，才有企業檔案開發利用的對象。由此企業必須建立合理的檔案歸檔制度并監督執行。同時根據企業檔案形成規律，建立靈活的收集方式。二是提高館（室）藏檔案的質量，是企業檔案開發利用的前提。只有豐富的館藏檔案，不斷提高館藏檔案的質量，才能確保企業檔案開發利用的高水平和高效益。檔案的高質量就要在收集上下功夫，嚴把進館（室）關，在整理鑒定保管過程中保證檔案質量。三是熟悉館藏是檔案開發利用條件。熟悉館藏是檔案工作者的基本功，也是檔案開發利用的需要，只有熟悉檔案館藏才能在檔案開發利用中發揮主動權，才能根據企業的需求，深入、廣泛挖掘檔案資源，加大開發力度，才能為企業決策、經營提供更有價值的信息。四是使用科學合理的方式，最大限度的滿足企業對檔案信息的需求。一方面，檔案部門可以利用現代化方式，根據需要編制檔案信息檢索工具，方便檔案利用者快捷查找所需信息；另一方面，檔案部門可以利用現代化的管理手段建立信息交流平臺，通過網絡及時準確傳遞信息，以便實現檔案信息的共享、信息交流。

三、小結

企業檔案信息資源的開發利用工作是企業工作的根本，開發利用企業檔案是企業檔案工作的發展方向，企業檔案工作者要有長遠眼光，不僅要管好檔案，還要利用好檔案，使企業檔案信息開發利用提成為企業經營發展新的增長點。

參考文獻：

[1]陳智為、鄧紹興、劉越男著《檔案管理學》中國人民大學出版社1996版第三版

[2]陳艷玲《黑龍江檔案》2013第2期