城建檔案現代化管理面臨的問題及實現的途徑

孫萬彤

[摘 要]近年來，隨著信息化技術的快速發展，城市建設中信息化和電子化得以不斷應用，這就使城建檔案中一些新問題不斷產生，為了更好的對這些問題進行解決，則需要不斷的加強城建檔案工作，使其能夠通過建立現代化的檔案管理模式，從而提升城建檔案的現代化管理水平。文中對城建檔案現代化管理面臨的問題進行了分析，并進一步對城建檔案現代化管理的實現途徑進行了具體的闡述。

[關鍵詞]城建檔案；現代化；管理模式；多元化

1.城建檔案現代化管理面臨的問題

1.1無法完整、系統的進行城建檔案收集

城市檔案不僅涉及面較廣，而且具有較多的部門行業，內容較多，這就導致了城建檔案具有多樣性、繁雜性和龐大性的特征。而且在城建檔案歸屬和流向規定具體落實中，導致城市檔案分散于不同的責任者中進行管理。這就給城市檔案的收集工作帶來了較大的難度。

1.2傳統的檔案管理模式與城建檔案的發展不相適應

近年來，一些新型檔案的產生，給傳統檔案管理模式帶來了較大的挑戰。隨著一些新技術和新設備在檔案材料中的應用，城建檔案的載體和記錄方式都發生了較大的變化，使其與紙質檔案存在著較大的差異性，這就需要城市檔案管理部門需要采取切實有效的措施對存在的問題進行解決。

1.3現行管理方法已不適應城建檔案的發展

目前城建檔案無論是數量、存儲還是查閱量都取得了較快的增加，這就給現行的管理方法帶來了較大的挑戰。雖然城市各部門都加大了對城建檔案歸檔管理的力度，各項檔案法律法規也得到了有效的落實，檔案的管理力度及歸檔意識也在不斷的加強，但隨著城建歸檔率、移交率和利用率的提高，城市檔案館在接收整理、保管保護和查閱利用等方面都存在著較大的難度，對現行的管理模式造成了極大的沖擊，所以需要加強對現行管理方法進行改變的力度。

1.4管理模式需要與檔案的現狀相匹配

目前我國城建檔案處于紙質檔案和電子檔案并存的狀況，這就需要在管理模式上將傳統與新型管理模式進行充分的融合，使其能夠形成互補，以便于能夠更好的與檔案的現狀進行相互匹配。

2.城建檔案現代化管理的實現途徑

2.1利用多種方法來對不同類別的城建檔案進行控制和管理

檔案接收是檔案管理工作的源頭，新管理模式的實施也必須從源頭作起。應根據不同類別城建檔案形成、管理的不同特點，采用不同的前端控制手段，保證各類城建檔案及時、安全地接收進館。各級城鄉規劃、建設和管理部門形成的各類城建檔案的歸檔。視電子政務開展的不同情況，可分為三個層次，采取不同的前端控制方法，完成其檔案的歸檔。

2.2各類新建（改建、擴建）工程建設檔案

通過參與工程開發的手段，對城建管理類檔案提前介入，實現文件、信息前端控制。實施建設工程檔案登記制度，對新建工程的登記、規劃、驗收、備案做出明確的規定，并將其作為行政許可的條件之一納入規劃管理程序中。以一定的標準，將建筑工程、市政工程、地下管線工程及相關照片、錄像檔案的信息著錄工作納人建設單位歸檔整編要求之中。

2.3采用高效率、多元化的檔案信息處理方式，確保檔案服務的多元化

一方面要優化傳統的服務方式。傳統的提供利用是提供檔案的一份份原件，或是提供專題匯編，而專題匯編又是一份文件的匯集。隨著社會信息化程度的提高，這種服務的有效性和適應性便出現問題，新的服務方式要開展信息的深加工，提供信息資源的范圍和載體要比以往廣泛的多。要利用城建聲像檔案的優勢，用主題片、照片接片等方式解決規劃、設計人員必須到現場的問題，從內容、形式上實現完全不同于以往的主動服務。

另一方面要利用好網絡等新的服務方式。要根據城建檔案的特性，通過建立特色檔案數據庫、建立各類檔案的關聯、實現跨地區查詢的方式，對特色檔案、利用率高的檔案進行信息管理，以滿足社會各部門多層次對城建檔案信息的綜合需求；提高查詢率、查準率，為不同的使用者提供了綜合信息；實現高效、快捷的服務，努力實現不同服務方式之間的優勢互補。

2.4實現城建檔案的現代化管理

一是觀念的轉變。在當前新形勢下，為了更好的適應市場經濟社會的發展，城建檔案管理工作需要加快思想觀念的轉變，擔負起自身的社會使命，履行好自身的社會職責，從而加快城建檔案管理和服務工作的更快更好發展。

二是工作內容、目標的轉變。目前城建檔案處于紙質檔案和電子檔案并存的情況，為了更好的適應現代管理的需求，從單一的傳統紙質檔案管理向多元化的數字化檔案管理體系轉變，這就需要建立一套先進的數字城建檔案管理系統，不斷的提高數字化檔案的管理能力、處理能力和傳輸能力，加快對原有信息管理系統的升級，提升檔案信息和數據存儲的能力，從而加快館藏檔案的信息化及文檔管理一體化的進程。

三是人員需求的變化。檔案管理新模式下大量新技術、新設備的應用和信息系統開發，對人員素質的需要發生極大改變。尤其是存儲介質的不斷變化，在同等設備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術，每個環節的技術問題都會影響到工作的進度。綜合性人才的需求，特別是計算機人才的需求更加強烈。檔案管理人員必須向一專多能的復合性、全面性方向努力，適應新形勢的需要.

3.結束語

城建檔案作為城市發展過程中極為重要的一部分，隨著城市化建設進程的不斷加快，在城建檔案的管理上，需要我們不斷的轉變觀念，采用多種管理方法來應對城建檔案工作內容和目標的變化，加強對檔案管理人員的培養，使其能夠更好的適應當前新形勢的發展需求，加快城市建設進程的推進。

參考文獻：

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