淺析人事檔案的信息化建設

周麗薇

[摘 要]目前我們處于信息化社會，人才具有較大的流動性，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求，傳統的人事檔案管理方式越來越無法適應當前社會的發展的需求，所以作為記錄個人參與社會活動情況及自然情況的人事檔案，為了更好的適應當前人才流動性的需求，加強對其進行信息化建設工作具有非常重要的意義，只有不斷加快人事檔案信息化建設的發展和創新才能有效的推動人事檔案改革的深入進行，加快人事檔案的發展步伐。

[關鍵詞]人事檔案；信息化建設；資源共享；管理

一、人事檔案管理信息化建設的意義

當今社會信息化已成為社會發展的必然趨勢，特別是工業化和現代化的建設過程中，信息化更是其必然的選擇，同時也是現代管理的重要特征之一，所以在當前信息化建設大力發展的環境下，人事檔案管理信息化建設已當為時代發展的必然要求，也是當前人事檔案進行深化改革的方向。所以需要針對當前人事檔案信息化建設中存在的問題進行深入的分析，并進一步對提高人事檔案信息化建設的重要的途徑進行了具體的闡述。

（一）現代化管理的重要體現

為了更好的適應國家改革和發展折需要，國家檔案局對于檔案信息化建設的總體目標和主要任務進行了明確，所以人事檔案進行信息化建設不僅是適當國家信息化建設的要求，而且與當前檔案事業的發展方向也具有一致性。而且人事檔案管理信息化建設工作的開展，不僅可以有效的改善人事檔案管理工作，而且對于人事部門工作效率的提高及在社會中的有效利用都具有極為重要的意義，所以可以說人事檔案信息化建設是適應信息化建設的要求，同時也是現代化管理的重要體現。

（二）能夠更好的實現人事檔案信息資源共享

當前我們處于信息高速發展時代，在社會活動及經濟活動中信息資源具有極為重要的戰略意義，加快檔案的信息化建房，可以將檔案信息都歸入到國家信息化建設的總體格局中，通過檔案網絡建設，從而加快檔案信息資源的開發利用，推進檔案資源的數字化、標準化和網絡化進程，實現檔案信息資源的共享，有效的推動檔案事業的健康發展，使其能夠更好的為社會發展提供良好的服務。

二、目前人事檔案信息化建設中存在的問題

（一）人事檔案信息化系統的整體水平較為落后

目前我國人事檔案在管理上缺乏完善的管理制度，而且沒有先進的管理觀念，管理水平和管理手段還較為落后。通常情況下人事檔案管理工作僅局限在個人歷史信息記錄的維護方面，對檔案中內容不能及時進行更新和補充，使人事檔案的發展受到了較大的制約，也影響了人事檔案整體水平的提升，不利于人事檔案管理水平的提高。

（二）人事檔案信息化系統缺乏完善的管理

目前在我國各個部門多是各自為政，再加之人事檔案信息化系統缺乏統一的領導和總體的規劃，各個部門在數據庫建立時由于缺乏必要的溝通和聯系，這樣每個部門的數據庫中都包括了大量的人事信息，這些人事信息需要重復的進行填寫和錄入，導致大量的人力和物力的浪費，人事檔案信息資源的共享難以實現。

（三）人事檔案管理人員整體水平不高

目前我國從事人事檔案信息化管理的工作人員多數都沒有經過正規的學習和專業的培訓，這就就導致其業務水平及職業素質都處于一個較低的水平，對人事檔案信息化建設工作的重要性缺乏必要的認識，不能科學合理的對檔案資料進行收集、整理和歸檔，缺乏對檔案的合理規劃，各種新技術也得不到有效的利用，在很大程度上影響了人事檔案信息化建設進程的快速推進。

三、提高人事檔案信息化的重要途徑

（一）提高人事檔案信息化的整體水平

人事檔案的管理工作要達到主動服務并安全管理的良好效果，要想搜索人事檔案的相關信息就必須在指定的網絡進行查詢，利用檔案數據信息的權限管理辦法以及相關的安全管理的協議等規章制度對人事檔案信息進行有效的管理和合法的使用。作為檔案的基本價值，電子檔案法律憑證的作用應在信息技術方法能夠確保數字化檔案的真實性的前提下得到良好的體現。我國當前的相關法律條款也應進行相應的修改，這樣才能確保檔案憑證作用的良好有效發揮。

（二）采取集中統一的管理體制

要想更加集中地采集和使用人事信息，就應該采取集中統一的管理體制。用信息科學技術為支撐，實現人事信息資源的數字化以及人事信息資源共享。人事檔案信息化的軟件和硬件平臺要在自主研發的基礎上，保證歸檔、編研、移交、借閱等工作環節逐漸的實現信息網絡化、信息數字化以及信息數據庫化。讓人事檔案信息資源可以有效快捷的得到整合和使用。

（三）重視對人事檔案管理人員的人才培養

當前，要想提高人事檔案信息化的發展水平，就必須從提高工作人員自身水平做起。相關單位應對從事相關工作的工作人員提供培訓和提升自身能力的機會。給予人事檔案的工作人員外出培訓和學習的機會。讓工作人員有機會參與相關工作的培訓。學習更加科學有效的工作技巧。為人事檔案信息化管理的更好更快實施提供人力保障。在工作人員的更新換代的時候，要提升工作人員的整體素質。普及人事檔案信息化的相關工作內容和操作技術。提高人事檔案工作的服務水平。培養即了解業務知識，且有對計算機有一定了解，并知曉相關法律法規的復合型人才的工作人員才是我國當前人事信息檔案管理人員的最理想的人選。

四、結束語

人事檔案管理的信息化建設是一項長期且艱巨的戰略任務，還有很長的一段路要走，所以需要檔案管理人員要為人事檔案信息化建設工作的順利開展創造必要的條件，加快人事檔案管理的信息化，實現信息化的人事信息管理模式，實現人事人才信息的社會化服務，完成檔案管理的根本變革。

參考文獻：

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