電算化模式對會計檔案管理的影響

劉曉紅

[摘 要]針對電算化模式對會計檔案管理工作，介紹了電算化模式對會計檔案歸檔范圍的影響，提出了電算化模式對會計檔案載體多樣性的影響，探討了電算化模式對會計檔案利用方式的影響，今后，為電算化模式對會計檔案管理管理工作的發展作出努力。

[關鍵詞]電算化；模式；會計檔案；管理工作

電算化模式是指計算機技術在會計檔案管理工作中的應用。隨著會計檔案電算化模式的發展，會計檔案和會計檔案管理的內涵和外延得到了極大的拓展，呈現出許多新特點，即管理范圍和復雜程度日益加大，財務核算與物資管理效率大幅度提高，同時也使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，減輕了勞動強度，以便更好地參與單位的經營決策。

一、電算化模式對會計檔案歸檔范圍的影響

在傳統的手工操作條件下，從原始憑證的制作到財務報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的財務憑證、財務賬簿、財務報表及有關的附屬資料。實行電算化以后，所有的財務核算業務都可通過計算機來完成。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行財務核算、處理。這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化財務信息系統能夠運行的前提條件，又是保證電算化財務信息系統正常運轉、進行故障維護的查詢資料，因而這些資料雖然不是財務核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是如果沒有它們的支持，整個財務核算過程就無法進行，所以必須將其作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

電算化會計檔案需在一定的軟件系統內才可調用，但是目前許多企業因為沒有將財務軟件的版本及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的財務數據不能被調用。因此，應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。建議電算化會計檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的電算化財務軟件系統版本。但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按規定建立電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致了電子數據損壞或丟失。因此在歸檔過程中，財務軟件的版本及軟件系統要作為會計檔案的必要部分進行歸檔，以保證電算化會計檔案的完整性和可讀性。

二、電算化模式對會計檔案載體多樣性的影響

在傳統手工財務工作環境下，科目匯總表、資產負債表以及相關的財務報表分析均需要進行人工匯總計算，使得財務人員的工作量很大，同時也容易造成數據上的計算錯誤。在電算化模式下，只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行，憑證的審核、修改、確認由計算機自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成，同時可以根據需要生成財務報表，這大大降低了財務人員的工作量，也避免了計算錯誤。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成檔案時應采取雙套制歸檔方式，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，貼上保護字樣，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起的整個電算化會計檔案系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存時應遠離磁場，注意防潮、防塵等，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失造成無法挽救的損失。

財務數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現損壞，保存的財務數據將會丟失，如果沒有相關備份的話，將給財務電算化系統造成嚴重的損失，嚴重影響到企業的會計工作。磁性介質以磁信號存儲信息，如果數據被人惡意修改也不會留下任何痕跡。所以我們還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的保障性工作，如計算機病毒的防范。根據《賬務系統管理制度》和《報表系統管理制度》的規定，賬務數據和報表數據的備份由數據管理員建立。備份次數每月不得少于一次；備份的軟盤要由檔案管理員辦理存檔手續，備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封，備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉貯；雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。

三、電算化模式對會計檔案利用方式的影響

會計檔案室就是會計檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。一是在會計檔案數字化的基礎上，建立會計檔案數據庫，可按會計檔案的內容分類建立原始憑證、財務賬簿、指標文件、工作資料等主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的會計檔案資料都錄入計算機，實現資源共享。二是建立完善的會計檔案信息網絡，一方面可以將業務上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫，減少檔案人員的重復錄入工作，保證檔案信息的完整性；另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，通過電子郵件或BBS等方式開展會計檔案信息咨詢。總之，網絡會計檔案的在線管理和使用功能，可大大減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現會計檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高會計檔案管理能力和質量。

參考文獻：

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