不斷規范文書管理 確保檔案信息完整

桂玲

[摘 要]文書檔案年度整理歸檔工作是基層各單位檔案工作的主要內容，也是一項最基本的檔案業務工作，其質量好壞直接反映出一個單位檔案工作的水平，直接影響檔案利用工作的開展。本文就文書檔案管理的原則及規范辦法進行了分析，從而不斷提高檔案管理工作的標準化和科學化。

[關鍵詞]文書；檔案；信息

一、文書檔案管理原則

（一）區分不同價值

檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務的一項檔案業務工作。實現檔案價值的邏輯起點是指檔案在滿足人們需要，體現其使用價值的具體實踐的邏輯行程中所經歷的首要環節。因此，我們要依照《機關檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規定，區分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。通過將不同價值的文件區別整理，可以合理使用人力，物力、財力和時間，同時不同價值的文件經過整理后相對集中，為日后檔案進行保管利用，以及到期移交進館也提供了方便。由此可見，檔案客體一經形成，就與未來的檔案用戶之間存在著一種潛在的價值關系。而檔案的價值只有當檔案客體獲得檔案用戶的實際利用時，其與檔案用戶主體所構成的潛在價值關系才能轉化為現實的價值關系，檔案價值才得以真正實現

（二）遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系

在整理原則中，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規律，提供檔案為社會主義現代化建設服務，并產生良好的社會效益和經濟效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。執行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關系，任何片面地強調某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調事由，不區分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進行排列，依靠計算機進行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠看，特別是對檔案移交進館之后，將會給系統利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發點，具體情況具體處理，才能更好地實現文件整理目的。

二、不斷規范文書檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴格登記

對歸檔文件進行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內在聯系，便于系統地提供利用，而且對將來館室的系統化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個非常重要的環節，分類工作的好壞直接關系到歸檔文件整理的質量。各單位要根據自身的特點，按照科學、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度—保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對文件進行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時，再按保管期限分開。另外，要嚴格登記。對本單位的收發文件進行登記，保證本單位主要文件的系統齊全。本單位發文，應編號發出，單位收文應先登記后使用。通過登記，對來往行文、機關內部文件、會議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務能力

檔案人員要練就過硬的業務技能，檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案服務成為一項面向大眾的服務，讓越來越多的人能正確認識和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機制

首先，要提前布置。檔案是反映專員辦業務工作的重要載體。因此，我們必須要求將檔案建設作為深化本單位工作、推進業務機制建設和全面提升內部管理水平的基礎工作，做好整理歸檔。其次，要完善機制。重點是要按照《檔案法》規定做好文書檔案保管期限表，結合實際完善本單位的文書檔案管理規定，確保文書檔案管理規范有序。本單位檔案管理部門要及時對各檔案員進行輔導，并按照新要求做好文書檔案的整理歸檔工作，確保檔案資料歸檔及時完整、保管規范有序、調閱快捷方便。第三，注重規范整理方面。落實專人負責檔案工作，嚴格按檔案歸檔整理的要求進行歸檔和整理，并結合電子設備進行操作，確保檔案規范化、信息化；在注重檔案“收、管、用”方面。按檔案保管要求，進行專柜保管，并明確檔案管理、保管、利用、借閱等各項制度，確保檔案保密性和借閱的規范性。

三、結束語

總之，文書檔案管理是本單位檔案管理的重要組成部分，規范和改進文書檔案管理的方法對于一個單位有著十分重要的影響。不僅僅是保證了單位檔案資料的完整性和真實性，也對有些重要資料的存儲和整理起到了很好的保存作用，同時也能為本單位文書檔案管理提供了很d好的實踐經驗。

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