房產檔案風險管理與控制

卜丹宇

[摘 要]近年來隨著房地產市場的逐步拓展，房地產檔案的數量也日漸增多。房地產檔案能夠反映一定時期的建筑水平，同時又是進行房屋交易、處理房地產糾紛、城市拆遷規劃、房地產產權權屬登記等的重要依據。筆者就房產檔案存在的風險及控制辦法進行了分析，這對研究房地產檔案管理方法具有至關重要的意義。

[關鍵詞]房產；檔案；管理

房地產檔案是城市房屋管理部門在房地產權屬登記、調查測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的，這也是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄。房地產檔案是非常寶貴的資料，這些檔案為解決房產糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發揮了重要的作用。因此，房產檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進房地產檔案管理的發展。

一、房產檔案風險分析

（一）房地產檔案信息化風險。在信息化的管理過程中，大量數字信息都儲存在硬件設備中，設備的安全性會給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬盤、光盤設備如果保管不當，就有可能發生損壞及老化等現象，從而導致大量數據的損壞，造成損失。存儲設備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新，更新不及時，也可能造成損失。同時，還存在潛在的人為無意識風險。操作人員在信息輸入、編輯、整理、提取和傳輸過程中，稍有不慎，一旦操作失誤無意間就有可能帶來檔案信息的損壞或丟失。好比電腦軟件的損壞、按鍵錯誤、刪除操作、錯誤運行程序等等，都有可能不同程度的破損了檔案信息。另外，黑客攻擊、病毒蔓延、制度不健全、管理不規范、治理不及時是產生不安全因素的根源。網絡的暢通、系統的穩定、數據的安全，面臨著客觀侵害行為的風險和主觀漏洞的風險。

（二）突發風險。近幾年來，地震、洪水、沙塵暴、泥石流、臺風等一系列重大自然災害對人類的生命財產造成巨大損失，嚴重影響社會、經濟發展的同時給檔案文獻的安全保護工作帶來前所未有的挑戰。房地產檔案是非常寶貴的歷史資料，房地產檔案的抗風險能力比較低。由于受到經濟水平的制約和觀念的影響，房地產檔案的抗風險意識低。雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰爭等不可抗力因素時，房地產檔案的抗風險能力差的問題就暴露無疑。尤其是近幾年的地質災害，使檔案文獻保護工作的形勢更加嚴峻，對檔案文獻安全構成了極大的威脅。

（三）技術風險。黨的十八大報告明確指出“信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇”。從黨和國家明確提出的“以信息化帶動工業化”的要求，檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。房地產檔案部門在引進技術和應用技術兩個方面都存在風險。由于信息技術比較復雜，在應用技術的過程中會產生風險。由于信息化發展迅速，產品更新換代快，信息化的這一特質在某些時候是優點，但在信息化建設中卻因為發展快而帶來很大的不確定性。許多房地產檔案工作人員會因為自身技術水平的限制而操作不當，進而影響房地產檔案信息的安全性、完整性和真實性。

二、房產檔案風險管理與控制策略

（一）加強房產檔案信息化管理。首先，要強化領導，形成共識。加快檔案信息化建設，領導是關鍵。沒有領導的支持，要加快檔案信息化建設，那只是一句不切實際的空話。要更新各級領導干部的知識領域，除了要提拔任用知識型的領導主管檔案信息化工作，使檔案信息化建設有一個明確的領航者之外，更重要的，是要在信息化建設過程中，獲得當地黨委、政府的高度重視和大力支持，而且這種支持要貫穿于信息化建設的始終。其次，從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。同時，要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

（二）積極做好風險防范措施。首先，檔案信息資源庫與開放檔案信息數據庫、局域網、檔案網站等實行嚴格的物理隔離措施，防止黑客入侵。開放檔案信息數據庫與控制檔案信息數據庫，原則上應分建庫。同時，檔案網站與互聯網聯接時，應采取防火墻的技術措施進行防護，防止病毒感染。其次，在軟件方面。安裝較先進的檔案信息管理軟件，把檔案錄人計算機，建立電子信息檔案，極大地提高檔案信息管理、存儲、處理、開發利用的能力。第三，在硬件方面。要配置足夠的檔案庫房，庫房內適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備；按需配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備。在提高工作效率與質量的同時，保證檔案信息的相對完整性與安全性。

（三）強化檔案技術風險管控。首先，提高管理者與工作人員的風險意識。在檔案保護中，真正可怕的不是檔案風險，而是對風險的漠視、無知、甚至是刻意隱瞞。這些錯誤意識是檔案保護過程中風險最好的通行證，也是風險應對所遭遇到的最強的無形障礙，所以要喚起、強化管理者和工作人員的風險意識。其次，提高房地產檔案的抗風險能力。提高房地產檔案的抗風險能力，需要不斷提高認識。這種抗風險意識需要提高到國家戰略層面上來。比如國家對金融和股市風險的控制采取了很多切實可行的方法，也取得了很好的成效。在房地產檔案的管理上也可以進行借鑒和創新。

三、結束語

房地產檔案是歷史的產物，是非常寶貴的資料，在社會經濟活動中發揮著越來越重要的作用。如今，房地產業成為了國家的支柱產業，這就給房地產檔案管理工作提出了新的要求。因此，房地產檔案不但與民生關聯越來越密切，而且對社會發展發揮了不可估量的作用，加強房地產檔案管理具有重要的實踐意義。

參考文獻：

[1]張曉波；關于檔案信息化建設的若干思考[J]；黑龍江檔案；2011年03期

[2]肖愛娥；房地產產權檔案管理探析[J].檔案時空，2007，（6）.