談婦幼保健所檔案信息化管理中的問題與對策

關(guān)菊秋

[摘 要]婦幼保健所是為婦女和兒童提供保健、健康教育衛(wèi)生醫(yī)療服務(wù)的機(jī)構(gòu)，婦女保健所的發(fā)展?fàn)顩r與廣大的基層群眾切身利益息息相關(guān)。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，在檔案管理中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機(jī)已經(jīng)成為不可阻擋的趨勢。新的時代檔案工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，電子檔案的形成使得檔案管理工作具有信息化、社會化、智能化以及國際化，使得檔案的生成方式有了重大變化。對于婦幼保健所一樣，檔案信息化已經(jīng)成為了一種必然的趨勢。本文主要探討在婦幼保健所檔案信息化管理過程中可能出現(xiàn)的問題，以及如何在信息化管理中解決這些問題，這對于婦幼保健所檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)化、科學(xué)化有著重要的意義。

[關(guān)鍵詞]婦幼保健所；檔案；信息管理；問題與對策

一、婦幼保健所檔案信息化管理的內(nèi)涵

檔案信息化就是指的應(yīng)用信息技術(shù)等現(xiàn)代化的高科技手段對信息資源進(jìn)行收集、整合，使得檔案信息獲取、應(yīng)用實現(xiàn)數(shù)字化，最終達(dá)到檔案管理自動化，信息決策科學(xué)化。檔案的管理信息化就是取代之前的檔案保管實體化的方式成為以數(shù)字信息化為載體提供信息服務(wù)的方式。這里面主要包含二個方面的內(nèi)涵：第一指的利用信息化手段對檔案進(jìn)行收集、整理、分門別類，以方便查詢、利用，例如對檔案排序、鑒定編日、檢索以及歸檔能夠高效管理，提高利用率。第二指的數(shù)字化方式管理檔案信息，并能通過信息流來調(diào)控檔案物流，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。

二、婦幼保健所檔案信息化管理中的常見問題

（一）資金力度不足，基礎(chǔ)條件不全

我國對于信息檔案信息化管理系統(tǒng)化起步比較晚，2012年才正式通過了相關(guān)的法律來規(guī)范檔案管理工作。我國的檔案信息化最近幾年開始大力發(fā)展，與國內(nèi)的一些發(fā)達(dá)國家相比，在信息化規(guī)模、水平以及層次都有著很大的差距。盡管現(xiàn)在婦幼保健所都在提倡自動化辦公，即在單位內(nèi)部設(shè)立信息化管理平臺，但是由于基礎(chǔ)設(shè)施的不完善，致使婦幼保健所數(shù)據(jù)庫軟件、電子設(shè)備等等都不齊全，嚴(yán)重制約信息化發(fā)展。

（二）落后的傳統(tǒng)檔案管理理論的制約

目前，許多婦幼保健多的很多工作人員包含很多領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案的信息化管理都有狹隘的認(rèn)識。許多的檔案管理人員仍然有著只重保管不重利用的思想，存在安于現(xiàn)狀，不求社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的舊思想。在這個信息化的社會，新技術(shù)新理念的不斷滲透，致使檔案管理領(lǐng)域中不斷發(fā)生各種新問題，新情況，婦幼保健所里哲學(xué)舊的思想觀念嚴(yán)重制約了檔案信息化發(fā)展的進(jìn)程。

（三）高水平的檔案管理人員匱乏

科技日新月異的變化，加速了檔案信息的變革，同時加快了原有檔案信息的管理模式、手段的變革，因此對于從事檔案管理人員提出了更高要求。然而婦幼保健所檔案管理人員的現(xiàn)狀卻不令人滿意。好的人才留不住，高素質(zhì)的人員不愿從事婦幼保健所檔案管理工作，使得婦幼保健所里從事計算機(jī)的專業(yè)性人才不多，很多工作人員操作能力不足，缺乏系統(tǒng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)知識，進(jìn)一步阻礙了檔案信息化發(fā)展。

（四）檔案保密工作以及安全性存在威脅

網(wǎng)絡(luò)信息不斷發(fā)展，已經(jīng)覆蓋到了各個行業(yè)，各個領(lǐng)域，致使檔案的保密工作以及安全性遭到挑戰(zhàn)。一方面部分檔案工作人員對檔子保密性的意識性不強，出現(xiàn)在檔案網(wǎng)上隨意發(fā)信息，甚至將檔案文件處于開放狀態(tài)；另一方面是技術(shù)問題，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上經(jīng)常出現(xiàn)各種病毒加上一些黑客的惡意攻擊，使得檔案安全受到威脅。這些都使得婦幼保健的整體安全性不足。

三、婦幼保健所信息檔案信息化管理中應(yīng)采取的對策

（一）加大檔案管理經(jīng)費投入力度，提高設(shè)備條件

要想盡快發(fā)展婦幼檔案信息化的進(jìn)程，就要先投入一些相關(guān)的設(shè)備，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。如性能較好的計算機(jī)、服務(wù)器、路由器、刻錄機(jī)等基本的硬件設(shè)備。于此同時，應(yīng)根據(jù)婦幼保健所的實際情況，建立專用的數(shù)據(jù)率處理系統(tǒng)，利于存儲、查詢、統(tǒng)計所有相關(guān)的電子檔案。另外，向有關(guān)部門說明情況，盡可能申請資金進(jìn)行有償服務(wù)的方式來吸引優(yōu)秀人才，調(diào)動人員的積極性，改善職工的福利。資金投入應(yīng)服務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)程和管理需要的整體要求。為提高檔案信息化服務(wù)效率，在相關(guān)設(shè)備及建設(shè)方面應(yīng)在充分準(zhǔn)備于論證的基礎(chǔ)上，加大經(jīng)費投入力度，確保檔案信息化建設(shè)中軟硬件設(shè)備齊全。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提升工作人員的認(rèn)識

檔案的信息化建設(shè)是婦幼保健多檔案部門的一項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，是時代發(fā)展的必然要求。因此要摒棄之前重設(shè)施購置，輕社會服務(wù)的觀念，以創(chuàng)新意識，開放意思是檔案服務(wù)更加便利，快捷。婦幼保健所應(yīng)積極宣傳，努力提升相關(guān)工作人員對檔案管理工作的重要性的認(rèn)識，要學(xué)會與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，接受并學(xué)習(xí)新的思維與新方法。摒棄被動服務(wù)為主動服務(wù)，提高婦幼保健所檔案管理的系統(tǒng)性服務(wù)程度，優(yōu)化資源配置，利用信息化手段更好為全社會的婦女兒童服務(wù)。

（三）提升或引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才

婦幼保健所檔案管理人員的素質(zhì)高低與檔案信息化建設(shè)直接掛鉤。檔案信息化管理的核心就是有效的整理利用檔案資源。這是一門專業(yè)性很強的工作，因此需要加強相關(guān)人才的引進(jìn)已培養(yǎng)。這不僅要求相關(guān)從事人員不僅有高度的責(zé)任感，很好的職業(yè)道德，良好的工作態(tài)度，扎實的檔案管理理論知識，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，也要有能利用新技術(shù)，先進(jìn)方法處理問題的技能。除此之外，良好的思想道德素質(zhì)以及社會責(zé)任感也是不可或缺的元素。

（四）加強婦幼保健所檔案安全性設(shè)置

婦幼保健所的檔案是平時日常工作的真實記錄，是一筆重要的非物質(zhì)財富，對于婦幼保健工作有著很大的指導(dǎo)意義，同時對于保障社會基層群眾的醫(yī)療衛(wèi)生和疾病的預(yù)防糾紛有著重要的影響。所以婦幼保健所應(yīng)當(dāng)加強檔案管理軟件的保密工作。一方面從技術(shù)方面提高安全性，例如提升訪問密碼級別，增加印章和數(shù)字簽名等方式，確保婦幼保健所的信息安全。另一方面，從工作人員入手，制定嚴(yán)格規(guī)章制度，規(guī)范工作人員的操作水平，形成系統(tǒng)的安全保障體系，嚴(yán)格處分信息泄露人員。

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