基于高校學生檔案管理現狀的思考

孟健

摘 要：該文分析當前高校學生檔案管理不規范的現狀，探討高校學生檔案管理存在問題的原因，如相關規范制度的不完善、檔案意識的薄弱等，并提出了改善高校學生檔案管理的積極對策。

關鍵詞：高校 學生檔案 管理

中圖分類號： R19 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）03（b）-0164-01

高校學生檔案是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的全面記錄，能比較全面地、客觀地、歷史地反映出每名學生的成長歷程，科學、合理地利用和管理學生檔案，對于學生管理、學生就業、選拔人才以及高校教學質量的提高和保障教學秩序都具有重要作用。

1 高校學生檔案管理現狀

（1）管理機構不統一。2008年9月教育部和國家檔案局聯合頒布了《高等學校檔案管理辦法》，首次明確將“學生類”檔案與其他十類檔案一同納入高校檔案實體管理體系。然而，在實際工作中，由于學生檔案的產生部門多，內容復雜，高校專職檔案人員數量較少，學生檔案管理工作尚不能由檔案部門獨立完成。目前，學生檔案管理在實際運作中分屬于學生管理部門、學校各院系、或是教務部門、檔案部門，各高校由于實際情況不同，在學生檔案的管理中，各部門所承擔的任務，角色輕重各有不同。

（2）管理方式不規范。學生檔案的流動性強，它不歸高校檔案部門長期或永久保存，因此不少高校并不重視學生檔案工作。此外，上級檔案行政部門的評估工作通常也不涉及學生檔案，這就使學生檔案管理工作缺少規范化、標準化指導。

①材料收集不齊全。學生類文件材料的歸檔范圍包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。然而，在實際工作中，高校接收到的新生檔案材料內容參差不齊，究其原因，新生來自于全國各地，各省市對學生檔案的標準要求不同，導致新生檔案內容多寡的地區差異。學生在校期間，學生檔案雖然由學生部門或檔案部門保存，但材料的收集、整理工作涉及學校的多個部門，由于一些高校尚未制定學生檔案管理的相關制度規范，造成學生材料的收集沒有統一的標準，一些社會實踐、畢業論文等反映學生能力的材料沒有歸入檔案。

②“棄檔”現象普遍存在。近年來畢業生回母校查詢個人檔案、補辦學籍檔案等情況非常多。究其原因，一些畢業生在臨近畢業時由于沒有找到合適的工作，往往會將檔案留在畢業院校，按有關規定，學校可代為保管檔案1年～2年，過期后會根據學生原戶口所在地將其檔案寄往當地人才市場，也有一些學校沒有將檔案寄出，將其存放在學校的某個部門。很多畢業生不知道自己的檔案究竟在哪兒，因為沒有及時轉遞檔案或是找不到檔案，造成工齡斷檔或是無法晉級等，給個人帶來很大麻煩。

（3）管理手段落后。目前，各高校學籍檔案的數字化管理已全面展開，而學生檔案的數字化建設則相對滯后，各高校還沒有統一的大學生檔案管理應用軟件，大部分高校仍采用傳統的手工操作。學籍檔案雖然是學生檔案中最重要的部分，但是學生的社團活動、社會實踐、發明專利等體現學生能力和個性的紙質檔案卻無法進行數字化檢索和利用，只能通過人工查找，不僅效率低，而且容易造成檔案的損壞和丟失。

2 高校學生檔案管理存在問題的原因

（1）制度規范不完善。當前，我國大部分高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數高校尚未制定學生檔案的管理規范及制度、學生檔案管理的工作流程等，制度規范的不完善造成學生檔案材料內容不完整、不規范，常常會出現檔案材料漏、亂、錯、假的情況，為學生將來就業、職稱晉升、考評等方面帶來一定影響。

（2）學生檔案意識薄弱。大學生檔案知識匱乏、檔案關注度低、檔案意識淡薄是普遍存在的現象，很多學生對檔案沒有形成正確的認識，對檔案管理法律法規、大學生檔案基本材料內容和大學生檔案功能的認知相當有限，沒有把檔案同個人未來的工作、生活緊密聯系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現象的原因之一。

（3）檔案管理人員責任心不強。隨著學生畢業，學生檔案將轉至工作單位或戶口所在地的人才流動服務機構，實際保留在學校的只是學籍部分的內容，因此很多檔案人員不太重視對學生檔案的管理。有些學校，在新生入學時將學生檔案送至檔案部門集中保存，待臨近畢業時突擊整理，很多檔案材料沒有及時歸檔，這勢必影響學生檔案的質量，對學生將來就業產生不利。

3 改善高校學生檔案管理的對策

（1）完善相關制度規范。學生類檔案涉及的學生檔案材料內容廣泛、復雜，為保證學生檔案的質量，各高校檔案部門應在《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》以及《高等學校檔案管理辦法》基礎上，結合學校的實際情況制定具體的實施細則，對學生檔案的收集、鑒定、整理、保管、轉遞、利用等環節作出規范性的規定，增強檔案管理的可操作性，逐步實現學生檔案管理制度化、標準化，確保學生檔案歸檔材料規范、齊全、完整。

（2）提高師生的檔案意識。學校檔案管理部門應采用各種措施通過各種渠道宣傳學生檔案的重要性，一方面輔導員要加強對學生檔案意識的教育，另一方面檔案機構可以通過講座、培訓、選修課等形式對學生宣講檔案的重要性，同時也可利用檔案網站、校園廣播、校報等校園媒介宣傳學生檔案的內容、價值等，從而提高學生的檔案意識，使學生充分認識到學生檔案是人事檔案的前身，它在未來工作和生活中起著重要的憑證作用，無論是考研、出國、工作調動、轉正定級、工齡計算、職稱申報等都離不開檔案，檔案是自己權益的最好保障。

（3）加快學生檔案數字化建設。隨著計算機、網絡技術的不斷發展，學生檔案數字化建設勢在必行。目前，學生檔案數字化建設主要是依托學校的網絡共享平臺，通過采集基礎數據，將學生在校期間的成績、獎勵、社會實踐、特長、獲得資格等信息進行數字化管理，及時予以補充和更新，同時對有關紙質檔案數字化，以實現學生檔案的網上查閱、畢業生電子檔案的快捷轉接等，學生本人可通過設定的名稱和密碼在校園局域網內查閱瀏覽自己的檔案信息，學校也可利用電子檔案與用人單位溝通、推薦，憑借一站式的檔案查詢、利用服務最大程度地發揮畢業生檔案資源的作用。

（4）提高檔案人員素質。學生檔案雖不是永久或長期保存的檔案，但它卻是人事檔案的前身，與學生的未來工作、生活息息相關。檔案人員應有較高的思想政治素質、職業道德和工作責任心，嚴格按照相關規章制度認真做好學生檔案管理工作。同時，檔案人員要鞏固專業知識，注重知識更新，不斷提升業務素質和檔案管理理論水平，在理論學習和實際操作中，不斷發現新問題、探索新方法，變被動服務為主動服務，擴大學生檔案服務范圍，深化學生檔案服務內容，充分發揮學生檔案在其生活、就業等方面的作用。

總之，高校應本著以人為本的服務理念，高度重視學生檔案管理工作，針對目前學生檔案管理的現狀和不足，積極探索對策，不斷提升學生檔案管理水平，以優質的學生檔案管理來促進學生就業。

參考文獻

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