淺談高職院校檔案管理人員的素質與提升

佘潔華

摘 要：該文根據目前高職院校檔案管理人員綜合素質存在參差不齊的情況來闡述在新時代高職院校的檔案人員應如何提高自己的綜合素質來適應工作的要求，闡述檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養。

關鍵詞：檔案管理人員 素質 能力

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（b）-0176-01

高職院校檔案管理對高等職業學校的教育，科研和教學方法改革進程進行全過程的原始記錄和整理，做好檔案管理的基礎工作，檔案管理人員的綜合素質直接影響著檔案工作的效率、水平和質量。因而檔案管理人員對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。

1 高職院校檔案管理人員綜合素質的現狀分析

目前，高職院校檔案管理人員隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。特別是基層檔案管理人員，他們大多數是轉崗或者是兼職人員，屬于半路出家類型，缺乏對檔案管理專業系統知識，有些甚至連檔案管理的內容和要求都沒有清楚的了解。檔案管理人員專業知識老化，知識面較窄，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。兼職人員調整頻率高，造成檔案管理人員隊伍不穩定，為建立規范檔案管理工作增添了難度。由于大部分的檔案管理人員的文化水平低，計算機技術和外語知識更加是匱乏，沒有能力運用現代化的基礎設施提供基本服務，更加無法提供高層次的研究和開發。 這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。究其根源，主要有以下幾個方面：

第一，檔案管理人員專業知識缺乏，編研水平有待提高。

高職院校檔案管理是學校在從事教學，科研，管理等活動中直接形成對學生，學校的文字，聲像，圖片等各種形式的歷史記錄，是學校教育科研工作的重要組成部分。而檔案編研是對檔案信息深層次加工并以檔案編研的形式來開發檔案信息資源以實現其利用價值，這也是社會新形勢對檔案利用工作提出的新要求。但目前檔案隊伍的現狀卻是大部分檔案管理人員學術能力差，編研能力低，沒有掌握編研工作的規律和編纂技巧，不善于總結和思考。在檔案編研的過程中受檔案資料的限制和傳統模式的制約，編研出來的材料含金量不高，無法形成研究成果。

第二，檔案管理人員流動頻繁，缺乏有效的激勵和培養機制。

高職院校的建校歷史時間短，檔案管理尚處于初級階段，但是隨著高職院校的發展和擴大，對高職院校檔案專業人員需求越來越高。與之相比，目前高職院校檔案專業人員偏少，特別是基層檔案管理人員大部分都是轉崗或者兼職做檔案管理工作，由于身兼多職，造成他們無暇也無心學習檔案管理方法和檔案專業知識。檔案管理人員待遇普遍都偏低，發展空間比較窄，管理人員的工資福利與其專業貢獻沒有直接掛鉤，無法起到激勵作用，導致檔案管理兼職人員頻繁更換，檔案管理隊伍的穩定性得不到保障。在管理工作中協同效應不強、凝聚力不夠，影響了檔案人員隊伍整體素質的提高

第三，管理觀念落后，缺乏創新意識。

高職院校檔案管理工作是高職院校教育事業發展的重要組成部分，但是由于目前很多檔案管理人員還是被誤認為是學院普通行政后勤人員，檔案管理工作得不到領導重視，檔案管理的資金投入不足。檔案管理人員很少有外出學習交流和業務培訓的機會，使得檔案管理方法無法與時俱進，服務效率持續低下。檔案管理人員普遍不能熟練掌握計算機知識與操作技能，檔案管理設備和技術落后，大部分院校還是采用手工檢索、人工操作等原始的管理方式。

2 高職院校檔案管理人員素質的提升對策

當今世界信息爆炸式增長，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在高職院校檔案管理中廣泛應用，要求管理者具有很強的專業檔案管理能力，能做到精確分析歸類；同時要求管理者提供大量的檔案數據信息給使用者。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任。

第一，加強專業人才的引進與培養，穩定檔案管理人員隊伍。

新時期，檔案工作在抓專業知識業務的同時要把工作的重點放在自身能力的提高上，建立一批高效的檔案管理隊伍。首先，高校領導要適應時代的發展，轉變陳舊觀念，把檔案管理人員納入專業技術人員培訓的整體規劃中。其次，要加強檔案管理人員對多媒體技術的培訓，注重電子檔案接收、保管等方法的學習。第三，要引進和培養信息技術和研發型人才，提高檔案人員隊伍的學歷水平和知識結構。第四，要保障檔案人員的權益，適當提高檔案人員的待遇，特別要對高層次專業人才予以重視，避免人才流失，確保檔案管理人員隊伍的穩定。

第二，強化服務意識，提高服務水平。

要做好檔案管理工作，必須強化服務意識，提高服務水平。在工作中要樹立“工作就是服務”的觀念。樹立以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。改變過去“重管理輕使用”、“重數量輕質質”的觀念，打破從前“看攤守點”和“等客上門”的局面。強化全員檔案服務意識，檔案管理不但是要做好文件資料的整理，編排和歸類管理，更要能根據院校檔案管理的規定，利用計算機等網絡設備監理電子文件的整理，編排，研究，甚至編制一些適用檔案管理開發的檢索工具，為高校檔案工作的現代化建設提供全面、有效服務的目的。

第三，利用現代化技術，實現檔案管理規范化。

隨著科技的發展，計算機及網絡技術在高職院校檔案管理中得到廣泛應用，建立數字化檔案勢在必行，每個檔案管理人員要認真學習計算機知識和操作技能，把信息技術和網絡技術應用到檔案管理工作中，在建立豐富、完善的檔案資源庫的基礎上，利用計算機技術進行檢索，其速度和準確性就會大大提高，通過計算機網絡終端，用戶可以快速查尋到所需的文件內容。憑借先進技術多渠道地為廣大利用者提供高效、便捷的服務。大力開辟網上檔案服務項目，盡快實現各級檔案目錄和信息網上自動查詢，達到資源共享。

3 結語

綜上所述，只有不斷提高檔案管理人員整體素質，才能逐步適應和實現檔案管理現代化。高等職業院校只有建立一支政治可靠，業務精通，科研能力強和敢于創新的檔案管理人員，才能推動檔案管理事業的高速發展，才能逐步實現檔案管理現代化的重要途徑。

參考文獻

[1] 鞏淑芳.高校檔案管理人員綜合素質提升策略[J].云南檔案，2009（9）：56.

[2] 李純.淺談高校檔案管理人員的素質[J].山東檔案，2010（6）：29.

[3] 楊公之.檔案信息化建設導論[M].北京：中國檔案出版社，2001.endprint