試論現代信息化檔案管理的新模式

張燕

摘 要：文書檔案信息化管理具備傳統管理方式所不具備的優點，本文對現代文書檔案管理的結構設計及功能進行介紹。

關鍵詞：信息化；檔案管理；問題應對

隨著計算機技術的迅猛發展，高速大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。為了實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。

一、文書檔案信息化管理的優點

1.辦公效率大幅提高。計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。

3.電子文件保存的穩定性。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

二、文書檔案信息化管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，而且網上竊密技術不斷發展，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現檔案管理信息化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術水平偏低，盡管單位引進了現代化設備，但不能充分發揮作用，根本談不上實現檔案管理信息化。

三、應對方法

文書檔案的信息化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應對方法。

1.信息化系統內、外網隔離。在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明，只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備設施的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代發展而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的信息功能。

參考文獻

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