淺談政府信息公開環境下的檔案開放問題

謝菊兵

摘 要：目前政府信息公開已經成為信息檔案管理的一個工作趨勢，政府信息公開需要過程，而政府公共檔案的管理，也需要跟進這種趨勢有所改進和完善。那么，在政府信息公開的環境下，檔案開放工作也存在著許多需要探討的問題。面對新環境，新局勢，新制度下的檔案管理工作，我們的政府檔案信息管理部門在諸多方面做出改進。今天筆者就與大家討論一下在政府信息公開的環境下，檔案開放工作中所涉及到一些問題，以及筆者對檔案開放工作所提出的一些個人見解，希望可以得到各位同仁的認同與分享。

關鍵詞：政府信息公開；檔案開放；檔案管理

一、政府信息公開環境下，檔案開放遇到的若干問題

目前公眾對于政府信息公開化的要求已經是日漸強烈，然而我國的政府信息可以真正公開的比例并未達到歐美等發達國家的標準。由于歷史與制度的原因，許多檔案都不能完整的保存，或者公開，而中國政府的信息公開，檔案開放工作也在逐漸的完善。下面是筆者對于在政府信息公開的環境下檔案開放遇到的問題敘述。

第一，檔案的集中管理問題。我國的政府公共檔案管理在過去一直處于集中管理制度，而這種制度下，檔案的分類有時會出現一些錯漏，而對于紙質檔案的保存也是一個很大的難題。在這樣的情況下，檔案信息開放，會讓檔案管理工作人員的工作量增加。隨著辦公自動化的流行，目前許多地方采取的檔案信息管理制度是應用電腦錄入和紙質文件兩種保存制度。這樣檔案就不再涉及集中管理的問題，而對于檔案管理人員的計算機應用要求也會相應的有所提高。而檔案信息開放的過程中，也會有一些檔案管理不明朗的問題出現。而這些管理問題也都是有待于解決的。

第二，檔案開放涉密問題。政府信息公開，不意味著國家就沒有秘密可言，許多機密性的文件檔案，是不能隨便公開的。這里涉及到的保密問題，就是檔案公開過程中遇到的難題之一。部分地方的信息公開，檔案開放，一些檔案管理人員認為一部分的陳舊檔案已經失去時效性，因此可以作為開放的檔案，一旦這樣的情況出現，就有可能會涉及泄露國家機密的問題。這是因為，檔案開放，意味著檔案信息的公開，而部分失去時效性的檔案中會涉及一些行業趨勢，政府工作方向，中央對國家所制定的戰略方針等。而這些信息，或許在一定時間內某一個工作方向有所調整，這些檔案在政府工作中所起到的作用不大，但是，很有可能會讓一些有心人利用，從這些檔案信息中獲取到一些對國家，對政府，對民眾有影響的信息，從中分析出政府工作的方向。

第三，檔案開放的形式問題。檔案在開放的過程中，檔案開放的形式也是有所講究的。部分檔案可以通過政府公開信息的公眾平臺去進行開放，而部分檔案只能對部分人開放。而有些機密，機要的檔案對開放的對象范圍就更小了。這些檔案開放的過程中，需要按照檔案的內容來確定開放的形式。對于有些可開放的檔案，也可以說是說開放對象的范圍縮小了，而是有些可以放到政府公眾平臺上的檔案，是可以對世界公開的。對于存放在檔案館里的公開檔案，普通民眾可以查詢，但是需要做好查詢記錄，這主要還是要防止檔案泄密。

第四，檔案在開放的過程中，注意對民眾，對社會，對國家的影響。有些檔案在開放之后，就會引起社會輿論的集體嘩然，有些檔案公開之后，會引起社會的負面情緒增長，而對于這樣的檔案，就需要政府工作人員對即將公開的檔案內容做出合理的判斷以及嚴格審批。只有合理的公開檔案信息，才能正確的輔助政府工作，正確引導民眾的思想，安定社會。

二、對檔案開放管理工作的若干建議

對于檔案開放工作，筆者有著自己的幾點建議。

第一，要對所有檔案進行備份。無論檔案是否公開，都需要對檔案進行備份處理，尤其是機密檔案，每份檔案在公開的過程中都必須要有一份電子備份版。這并不是說，對手寫檔案進行錄入，而是對手寫檔案進行掃描，直接保存成為圖片格式，這樣做的目的就是為了永久的保存檔案，讓公開的檔案可以有更大的公信度。而對于檔案開放工作來說，更是需要扎實的檔案管理工作，才能讓政府有檔案可以開放。

第二，檔案公開的過程中要嚴格進行審核審批。這主要是針對檔案開放過程中的涉密問題，對檔案的開放一定要注意審核，其中的標準并不是一兩句化就可以說明的，簡明之，檔案開放的過程中首先要注意內容是否對政府工作造成損害；第二，要注意檔案是否設計政府開會的重要內容；第三要對涉密內容做好隱藏工作。公眾希望知道的是檔案的內容是否損害他們的利益，損害政府的利益，損害國家的利益，那么開放檔案的內容就可以圍繞著這幾點來進行公開，對于國家機密的檔案，就不能公之于眾，即便公開，查詢檔案人員的范圍也要縮小。

第三，政府信息公開化，檔案開放，檔案查詢人員信息要詳細記錄。前文說過，檔案開放不意味著國家沒有機密，而是對信息公開化，政府工作透明化的一種體現。政府檔案的開放，會引起各界人士的關注。而對于部分涉密檔案的開放，查詢人員的信息要做好詳細記錄，并不是說這些檔案的不能開放，而是查詢人員對檔案的用途進行追蹤。如果發現檔案開放后，被人查詢后，該檔案信息發生泄露，偏用的情況，當立即詢問當事人，查詢檔案的用途，而這時如果查詢檔案人員信息不明確，或不全面導致政府無法追蹤到這個人，那么這將是一個嚴重的工作失職。不僅僅不能對當事人進行巡查，就算是知道當事人是利用了這些檔案做出了違法行為，對其信息一無所知，也是無法將之繩之以法的。

第四，對網絡信息平臺安全做好防范。首先要對網絡進行優化，設置防火墻，防止黑客攻擊網絡信息平臺；其次，檔案開放的過程中，需要設置開放權限，什么樣的人可以進入閱讀檔案，什么樣權限的人可以提取檔案；再次，對權限管理，對登錄人員的訪問路徑做出判斷，其是否是非法登錄人員；最后，仔細審核申請登錄信息平臺人員的信息，可以與公安身份查詢系統進行聯網審核。一旦發現可疑人員立即報警，并對其登錄地址進行追蹤，鎖定IP和登錄帳號，令其無法再行登錄訪問，以保證檔案信息安全。

三、結束語

本文筆者通過對檔案公開化過程中出現的問題分析，做出了針對所出現問題的一些建議，希望可以有助于政府信息公開，檔案開放工作的開展與進行。

參考文獻：

[1]駱偉娟.政府信息公開環境下檔案開放利用中的公民權利保護探析[D].吉林大學 2012.

[2]何振，盧加明.政府信息公開環境下檔案開放問題探討[J].檔案學通訊.2009（02）：35-38.