淺談高校學(xué)籍檔案管理模式

[摘 要]高校學(xué)籍檔案管理是高校檔案管理工作中重要的組成部分，既是學(xué)生在校期間成長(zhǎng)、學(xué)習(xí)和生活的真實(shí)記錄，也是高校教學(xué)活動(dòng)和管理活動(dòng)的真實(shí)寫(xiě)照。隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展和完善，高校檔案管理正從傳統(tǒng)的手工管理模式向信息化檔案管理模式轉(zhuǎn)變。根據(jù)檔案特點(diǎn)及其形成規(guī)律，建立起健全的規(guī)章制度、采取規(guī)范化管理、加快信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高校檔案科學(xué)管理的重要途徑。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案；管理

一、高效學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視

現(xiàn)如今，很多高校的學(xué)籍檔案管理工作普遍存在場(chǎng)地面積不足、辦公設(shè)備陳舊、缺少專業(yè)管理人員和缺乏專項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的情況，之所以會(huì)出現(xiàn)上訴情況，跟領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視有著直接關(guān)系。高校學(xué)籍檔案所反映出的價(jià)值是具有一定隱性和潛在性的，往往容易被校領(lǐng)導(dǎo)所忽視。想要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的管理是需要進(jìn)行資金投入的，卻無(wú)法收到“立竿見(jiàn)影”的效果，這使得高校領(lǐng)導(dǎo)望而怯步，更多的選擇把資金投入到校園的硬件建設(shè)當(dāng)中去。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)“硬實(shí)力”過(guò)于重視，卻忽視了“軟實(shí)力”才是高校發(fā)展建設(shè)當(dāng)中的重中之重。

（二）管理人員隊(duì)伍建設(shè)不完整

由于高校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)識(shí)的不足，以至于其被錯(cuò)誤的放在高校建設(shè)的從屬地位，各院校也沒(méi)有聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員來(lái)進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理工作，很多檔案管理工作都是校內(nèi)的行政業(yè)務(wù)人員來(lái)兼管的，然而由于校內(nèi)行政工作繁重，這使得檔案管理工作人員的流動(dòng)性非常大，而在職人員也缺乏檔案管理的專業(yè)水平和理論素養(yǎng)，以至于出現(xiàn)了檔案管理隊(duì)伍整體業(yè)務(wù)水平低、工作積極性差、檔案管理觀念陳舊等情況，常常無(wú)法按照檔案信息管理工作的要求來(lái)進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理的收集、整理、和分類歸檔工作，使得學(xué)生學(xué)籍檔案的流失量增大，學(xué)生檔案材料殘缺不齊。不僅影響了高校學(xué)籍檔案的利用效率，更嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理工作缺乏規(guī)范性

因?yàn)楦咝?duì)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)及重視度不夠，使得高校學(xué)籍檔案管理工作缺乏一套詳細(xì)的、統(tǒng)一的、可以用來(lái)約束檔案管理工作的規(guī)章制度，這是致使高校學(xué)籍檔案管理在收集核對(duì)、歸檔整理、信息使用傳遞過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的重要原因。不僅如此，由于缺少規(guī)范的管理制度，使得管理人員職責(zé)劃分不清，對(duì)已出現(xiàn)問(wèn)題的責(zé)任相互推諉、工作協(xié)作性差，以至于高校學(xué)籍檔案在客觀上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。

二、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

學(xué)籍檔案的管理工作是高校管理工作中重要的組成部分，學(xué)籍檔案質(zhì)量的好壞直接影響到學(xué)校的管理水平。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視，是提高學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵所在，因此高校各級(jí)黨政管理以及教學(xué)管理部門，都必須充分的認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。檔案管理部門和管理人員，要從過(guò)去“默默無(wú)聞”的被動(dòng)工作狀態(tài)中走出來(lái)，通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)媒體、專題講座、宣傳手冊(cè)、報(bào)告專刊等多種途徑來(lái)宣傳和普及學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)知識(shí)，加強(qiáng)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及校工作人員對(duì)學(xué)籍檔案社會(huì)效益及綜合效益重要性的認(rèn)識(shí)，以確保學(xué)生能夠提供真實(shí)準(zhǔn)確的檔案信息、檔案管理人員能夠認(rèn)真細(xì)致的對(duì)檔案進(jìn)行收集管理，校領(lǐng)導(dǎo)能夠嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的加強(qiáng)信息檔案管理建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)

想要提高學(xué)籍檔案管理工作的管理水平，一支嚴(yán)謹(jǐn)、團(tuán)結(jié)、穩(wěn)定的管理隊(duì)伍是必不可少的。學(xué)校應(yīng)該經(jīng)常組織開(kāi)展檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，積極地為檔案管理人員創(chuàng)造出能夠提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平的平臺(tái)，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率以及對(duì)現(xiàn)代化管理設(shè)備的操作水平得到全面的提升。與此同時(shí)，更要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感和事業(yè)心，真正樹(shù)立起現(xiàn)代化檔案管理工作人員全新的職業(yè)形象。另外，檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，對(duì)于檔案管理工作也是非常重要的，高校應(yīng)設(shè)立恰當(dāng)?shù)目己酥贫群酮?jiǎng)勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)起檔案管理工作人員工作的積極性，全面促進(jìn)檔案各管理工作與學(xué)校各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展，更好的為學(xué)生就業(yè)提供便利條件。

（三）建立完善的規(guī)范檔案管理制度

科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、完善的學(xué)籍檔案管理制度，是協(xié)調(diào)、有序、順利開(kāi)展學(xué)籍檔案管理工作的重要保障。檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的收集整理、檢查歸檔、保管傳遞以及管理職責(zé)等各項(xiàng)工作活動(dòng)，制定出一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⑼暾囊?guī)章制度，使學(xué)籍檔案管理工作做到有據(jù)可依、有章可循。與此同時(shí)，主管部門應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的各部門各自為政的工作狀態(tài)進(jìn)行切實(shí)的改變，促進(jìn)各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作態(tài)度；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要做到把執(zhí)行管理制度作為加強(qiáng)檔案管理部門制度建設(shè)的工作重點(diǎn)來(lái)抓，讓學(xué)籍檔案工作制度與其他制度一樣，真正得到貫徹和落實(shí)。

三、總結(jié)

隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，高校學(xué)籍檔案的信息化管理不僅可以給學(xué)籍檔案提供了保障制度，還最大限度的滿足社會(huì)進(jìn)步和教育發(fā)展對(duì)高校學(xué)籍檔案管理工作的要求。高校學(xué)籍檔案的管理工作是一個(gè)科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的過(guò)程，想要做好高校學(xué)籍檔案的管理工作，除了檔案管理者要以身作則、愛(ài)崗敬業(yè)外，還需要各個(gè)方面的全力支持，才能使高校學(xué)籍檔案最大程度的發(fā)揮其培養(yǎng)具有創(chuàng)新意識(shí)、高素質(zhì)人才的服務(wù)作用，使高校學(xué)籍檔案管理工作在素質(zhì)教育中發(fā)揮其最大的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡映君.芻議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校學(xué)籍檔案管理模式的創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界，2011，

[2]解穎嫻.高校學(xué)籍檔案管理存在問(wèn)題與解決對(duì)策[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，

[3]黃錦旺.談?wù)劯咝W(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].廣西大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2008，

[4]弋曉寧.新形勢(shì)下高校學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].運(yùn)城學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，

[5]陸蘇榕.淺談高校學(xué)籍檔案的本質(zhì)屬性與學(xué)籍檔案管理[J].教育與職業(yè)，2008，

作者簡(jiǎn)介：安華，女，（1962-），北京市，館員，研究方向：與高校相關(guān)的學(xué)籍檔案管理。