淺談如何發揮檔案管理的服務效能

[摘 要]一個單位的檔案館里可以看到一個單位的發展歷程，它裝載著一個單位的文化底蘊和無數個里程碑。檔案館對于一個單位的重要性也就不言而喻了。本文從檔案管理制度化的重要性與檔案管理與各個部門之間協作發揮效能出發，認真探討了如何能夠發揮檔案管理的服務效能。

[關鍵詞]檔案管理；制度化；互動化；信息化

檔案是人類對于自身的活動和文明成果有意識的進行記錄和保存，對于人類的文明發展鋪設了一個文化的長廊。檔案對于一個單位來說是非常的寶貴的財富，它承載著一個單位的發展歷史和光輝的成就，它是能夠真實的還原歷史，對于一個單位的進步和發展起到了至關重要的作用。因此檔案的管理工作對于一個單位來說就不單單只是個保管員的工作，而是對于單位工作提升起到重要作用的工作，那么怎樣能夠讓檔案管理工作發揮最大的能量呢？

1.加強檔案管理的制度化

制度對于任何單位，任何部門都是必須的。沒有規矩不成方圓的這句古話是一個千古不變的道理。

1.1歸檔制度要健全

首先我們就來說說各類檔案的歸檔問題，檔案的前身是文件，檔案是由文件引申而來的。但是隨著社會的進步和文明的發展，檔案變得更加的多種多樣，除了書面形式上的文件之外，還包括許多的圖片、音頻和視頻檔案等。對于這些表現形式不同的檔案就要進行分類的收納和管理。文件中也會包括人事檔案、會議檔案、上級領導的文件檔案等，對于這些都要做出細致的管理。以便以后需要時能夠更快速查找。減輕今后的工作負擔，從而更好的為其他部門服務。

1.2整理制度要健全

我們的檔案在收集和收納的過程中，也需要有嚴格的制度來約束，不能夠盲目的進行歸檔工作。對于一個檔案，我們首先要細致的檢查其完整性、真實性，要做到去冗取精，保證檔案的質量。對于不完整的檔案我們要立即和有關部門聯系，共同解決和跟進，做到不漏收一個有用的檔案。對于有悖于事實的文件等我們也要堅決的進行退回并且與相關部門共同來查出事情的緣由，吸取教訓，杜絕此類事情的再次發生。只有嚴格的把好第一關才能夠更好的發揮檔案管理的效能。

1.3日常制度要健全

除了整理和歸檔工作之外，檔案管理的日常工作也是非常重要的，也要制定健全的相關制度。檔案管理的日常工作主要包括檔案的借閱、檔案的調出、檔案的保密、工作人員的職責等。檔案的借閱是指其他部門的借看，檔案都是非常珍貴的資料，所以在借閱的過程中一定要有詳細的登記，不同等級的機密文件要設定不同等級人員的借閱限制，檔案不能夠長時間的外借等。檔案的調出也要有相關的詳細的一個流程，一定要按程序辦事，不能隨意調出和調入。檔案的保密顧名思義就是要做好保密工作，不能隨便泄露檔案的內容。對于在檔案館工作的館員也要制定規章制度來約束工作人員的日常工作，按章管理人員，按章管理檔案。

2.增強與各個部門加強互動合作

變被動為主動，相較于以往傳統的被動的等待，主動的與各個部門積極主動的合作會達到更加好的效果。這樣一來，就可以在第一時間拿到第一手的檔案資料，可以保證收納工作的及時和準確，可以有效的防止漏收的現象發生。也可以在相關部門的幫助下更加準確的理解所收納檔案的內容，對于下一步的分類管理工作會有很大的幫助。提前溝通，將各個部門需要的檔案信息提前整理準備好，這樣就大大節約了各個部門等待的時間。檔案館是一個獨立的部門，也是我們一個單位大家庭中的一員，與各個部門互助互利才能更好的發揮其作用。

3.廣泛應用信息化的管理技術

在二十一世紀的今天，計算機技術的應用已經涉及到了很多的領域，而且在眾多的領域中都發揮出了很大的作用，如今已經成為了人們工作中必不可少的一部分了。我們的檔案管理工作也應該與時俱進，積極的引進信息化的技術。信息化的技術可以更加有效的幫助我們進行分類管理工作。對于檔案的查詢更加的便利了，不用在復雜的繁多的檔案中翻找需要的檔案，信息技術可以快速的幫助我們找到我們想找的檔案，并鎖定其位置。對于我們檔案館里沒有的信息也可以通過互聯網來向其他的檔案館來尋求幫助。計算機也可以把我們現有的資料和人事資源等通過形象的圖表來表現出來，使得數據信息看起來更加的直觀，可以更加有效的幫助對于單位的現狀進行分析，有利于幫助單位制定下一步的工作計劃。

結語

檔案管理工作是一個看似輕松，實則非常繁復的工作。檔案的管理工作是與一個單位的各個部門都相同的一個部門，檔案館可以說是一個單位的核心部門，是一個單位中至關重要的部門。所以我們在日常的工作中一定要堅守自己的職責，加強與各個部門之間的溝通和合作，不斷的自我發展，從而更好的發揮檔案管理的服務效能。

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作者簡介：賈江仙，1973年3月，女，漢，山西省聞喜縣，大學本科職稱：檔案助理館員，研究方向：如何有效提高檔案信息資源的利用價值。