新時期事業單位人事檔案管理的創新改革實踐研究

李超

[摘 要]人事檔案記錄著關于人才的所有重要信息，也是決定一個人才能否適用崗位，能否創造價值的可靠標準。因此對人事檔案的管理，可以利于開發人力資源，促進事業單位的發展。當前事業單位人事檔案管理制度已經落后于人事制度改革的需要。所以本文著重探討人事檔案管理的創新改革方法，使其更好地服務于事業單位。

[關鍵詞]事業單位；人事檔案管理；創新改革

引言

人事檔案管理是一項事關事業單位發展和有序運行的管理工作，能夠充分考量單位用人情況、單位自身的科學發展水平、事業單位的精神文明建設程度，因此掌握新時期人事檔案管理方法能夠在一定程度上促進事業單位對內部情況的統籌計劃和控制，進行科學的決策，從而更全面地發展。

1.人事檔案管理的內容及意義

人事檔案管理無論是在企業還是在事業單位都有其存在的必要性，主要是對員工主要的工作經歷、學習經歷、政治面貌、職業素養及思想品德等個人情況做詳細地記錄與備份，一般用于員工的個人發展和職業規劃，往往根據員工在職過程中做出的業績與所犯的錯誤隨時跟進信息，作為員工轉正或提升的依據[1]。人事檔案管理是建立在信息真實而全面的基礎上，在檔案管理過程中進行嚴格地審查，能夠強化對員工信息的了解，作出分析，更好地實行人才管理。人事檔案是一項寶貴的資料，事業單位加強人事檔案的管理，能進行更合理地人員分配和利用，充分發揮出人才的作用。從某種意義上說，檔案資料是事業單位的一種隱形的財富，但其價值并不能直接顯現，而是通過信息的轉換和分配，來促進事業單位在發展上有個質的飛躍，突破原有的局限性，實現科學發展。

2.當前事業單位人事檔案管理的情況

2.1管理制度有很大漏洞

目前，很多事業單位在進行人事檔案管理時，都沒有相關的制度依據，也不夠重視檔案的作用，所以整體管理局面比較混亂。就住房公積金管理中心對人事檔案的管理來說，國家還沒有一個統一的管理方法，有些管理條例也沒做出明文規定，使得全國各地住房公積金人事檔案管理都處于自行管理的混亂狀態，各個地方的管理都各不相同，這種不規范的現象不利于以后進行數字化信息統一管理，也不利于事業單位的穩步發展。

2.2管理手段比較陳舊

目前很多事業單位在管理人事檔案時手段和方法都比較落后，仍然沿用傳統的人工管理，沒有及時引進現代信息數字化管理的技術，使得整個管理水平都偏低，因為信息量的不斷擴大，人工管理的效率提不上去還常出現錯誤。例如某住房公積金管理中心缺乏專業檔案管理人員，管理設備陳舊，管理人員在收集、整理和分類檔案信息時，操作不規范，檔案存放比較分散，保護措施又不到位，甚至出現信息的丟失，這些都將嚴重影響事業單位的公信度，不利于今后檔案信息數據庫的建立。

2.3管理信息時目的不明確

人事檔案資料是一種無形的單位財富，加強對檔案信息的有效管理，可以促進事業單位的發展和穩定[2]。但在實際管理工作中，管理人員并沒有對檔案管理的價值充分認識。比如，一些事業單位只知道怎樣去收藏和保管好所有檔案信息，卻忽視對這些信息的有效利用，為事業單位科學決策提供依據，如果檔案信息只具有收藏價值，那其存在就沒有意義。所以事業單位需要改變這種重收藏，輕使用的局面，真正發揮檔案信息的價值。

2.4專業管理人員的缺乏

人事檔案的管理是交到管理人員的手中，其對信息的處理和利用非常重要。但就目前來看，專業管理人員非常缺乏。專業的管理人員必須同時具備專業的管理知識，還需要有較高的素養，實際情況往往只具備其一，所以管理不能到位，而且有些管理人員工作態度首先就不端正，即使有專業的管理知識和技能，仍然不能達到較高的工作效率。

3.創新改革方式

3.1創新檔案管理意識

在凡事都講求創新的現代社會，事業單位的檔案管理工作要想開展得更有效，就要創新意識和觀念。首先，單位領導就要樹立重視檔案管理的思想，提高事業單位全體工對檔案工作的認識，從而發揮其工作積極性；其次，定期開展相關教育宣傳活動，讓更多員工從思想上接受熏陶，從而更加全面認識檔案管理工作；最后要實行檔案管理工作責任制，每個員工都有自己需要全權負責的領域，一旦工作出現紕漏，就會影響員工的工作績效，這樣有利于加強員工的責任感，，從而對工作更加盡心盡力。

3.2完善制度建設

一套完整的管理制度有利于解決工作中的大小事宜。事業單位的檔案管理也要創新管理手段，建立科學的現代化的管理制度，保證各項管理工作能夠有條不紊地進行，加強管理制度的實施效果考核，隨時監督控制制度的實施情況，碰到特殊情況也可及時調整策略，在單位內建立合適的獎懲機制，來調動管理人員的工作熱情，使其積極主動地參與到管理工作中去，能夠在工作中抓住核心內容，確定工作方向，并學會及時總結經驗，提高檔案信息的準確性和真實性。

3.3加強專業管理人員的培養

硬件的管理手段是可控因素，但專業管理人員卻是不可控因素。所以只有過硬的專業知識技能和高水平的專業素養同時配備，才能真正促進管理工作的有效進行。首先，事業單位的領導要重視人才的引領作用，雙管齊下，一邊加強對單位現有人才的培養，一邊尋找新的人才，加以引進。不光注重管理知識和技能的培訓，還要對管理人員素質進行測試，對達不到要求用的堅決不予重用。對于新入職員工，要強化崗前培訓的力度，在培訓過程中嚴格觀察，有不適應崗位要求的也要及時調整，保證所有進入到單位內的管理人員都要絕對到位。在這個過程中，還要注意培訓內容的全面性和專業性，使得管理人員能夠靈活處理好各種復雜問題，將檔案管理工作落實到位。

4.結語

總而言之，檔案管理是事業單位一項重要的工作，在較高重視的意識下采取有效措施，能促進檔案工作的順利開展，使其價值得到充分發揮。

參考文獻：

[1]王恩軍，李娜.新時期地方院校人事檔案管理工作的問題與對策—以河西學院人事檔案管理為例[J].河西學院學報.2011（5）：42-43.