現代電子文件對檔案工作的影響及對策分析

李銀淑

[摘 要]隨著現代社會的發展和生產科技的進步，電子文件正以其勢不可擋的態勢逐步取代著傳統的紙質檔案。以延吉市生產力促進中心為例，現代電子文件隨著現代科技的普及逐步成為了檔案管理的主要形式。本文將從現代電子文件對檔案工作的影響、問題以及對策三方面來加以闡述。

[關鍵詞]電子文件；檔案管理；問題；對策

一、現階段延吉市生產力促進中心檔案管理問題透視

1、檔案管理被重視程度不夠

很多人認為，檔案管理工作只是簡單的文字保管工作，不需要耗費太大的人力物力，也不需要頻繁的更新換代和資金投入。殊不知行之有效的檔案管理正是單位效益的重要保證。正是由于一些人對于檔案現代化管理缺乏正確的認識，仍然采用傳統陳舊的檔案管理方式[1]。嚴重影響了單位生產效率的提高。

2、檔案管理硬件設施不齊全

許多人認為所謂的現代化檔案管理，不過是把傳統的以紙質為主的記錄轉化為用電腦記錄。其實檔案管理工作遠不止做表和文檔這么簡單。正是出于這樣的誤解，公司單位往往會忽視硬件設備的投入，設施不齊全，很多檔案館甚至連必備的切刀和統一的檔案夾都沒有備置齊全。有些檔案館館室狹窄潮濕，引起檔案材料的蟲蛀或霉變……，等等一系列的直接后果就是無法為單位提供高質量、高效能的服務。

3、檔案管理工作普遍缺乏專業部門和現代化人才

檔案管理要實現現代化首要的任務就是實現人才的現代化。檔案管理工作要求從業人員能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。而在現在的大多數延吉市生產力促進中心中，管理人員多是“半路出家”，并沒有系統的學習過檔案管理專業，甚至有一些是身兼數職，僅利用閑暇時間處理檔案工作。正是由于從業人員不具有專業性，認為檔案工作就是簡單的資料收集和整合，所以導致檔案管理工作遲遲沒有取得長足的進步，許多先進的現代化方法沒有被及時的運用到工作中去，犧牲了單位效率。

4、延吉市生產力促進中心檔案管理信息化、網絡化進程推進緩慢

檔案管理現網絡和信息化是檔案管理工作大勢所趨，也是最終的發展方向。但從現階段來看，延吉市生產力促進中心的信息化進程是比較滯后的，大多數檔案的主要功能仍然是資料的留存而非共享，產生的效益較低。檔案管理的信息化不僅僅是更新幾臺現代化設備那么簡單，而是要物以致用，既然實現了電子化，就要發揮電子網絡所特有的信息共享功能。

5、電子檔案自身的安全問題

單位檔案管理脫離紙質媒介是發展的必然趨勢，但由于電子檔使用了特殊載體，因此大大增加了信息安全的風險因素。電子檔案的安全主要分為兩個方面，一是傳輸過程的安全性，也就是網絡安全性問題，網絡傳輸一方面使得信息在大范圍內廣泛傳播得以共享，但同時網絡黑客和無孔不入的計算機病毒也給檔案管理帶來了巨大的安全隱患。信息容易泄露也容易被刪改，并且不容易留下痕跡難以被察覺，更增加了單位的隱形風險。另一類風險指的是電子檔案一般以光盤和磁盤為載體，這一類載體的性能不穩定，不具有人為可控性，容易出現檔案失真等突發問題。并且這類特殊載體對于儲存條件要求也較高，像是極端溫度、潮濕、消磁等等問題都會造成載體失真進而引起數據的丟失。

6、對于檔案管理沒有形成健全的評估體系

很多單位對檔案管理處于“放養”的狀態，并沒有形成健全的管理體系，未執行崗位責任制，對檔案的管理工作欠缺了解和準確分析。

二、針對上述問題的解決方案

筆者經過長期來對延吉市生產力促進中心檔案管理工作的觀察和分析，認為今后的單位檔案管理主要有三方面的發展方向：即“信息化”、“規范化”和“安全化”。下面將圍繞這三個發展方向展開。

1、提高檔案管理人員的專業素質，實行崗位責任制度

要想做好單位的檔案管理工作，第一步就應當從人才抓起，因為隨著現代化的發展趨勢，必將對工作人員的素質提出越來越高的要求。首先是要將檔案管理部門獨立起來，安排專人負責該項工作，實行崗位責任制。再者就是要對已經上崗的檔案管理人員組織定期培訓，既包括專業知識培訓也包括安全意識、信息共享意識的培養。在今后吸納新的檔案管理人員時，應著重招聘那些具有長期工作經驗、系統學習了檔案處理知識的人才。

2、加快硬件設施的完善，由外到內逐步推進現代化

設備的現代化更新需要資金支持，應當喚起單位管理層對于檔案工作的重視。要及時配備檔案現代化所必有的互聯網設備、掃描儀、計算機、光盤刻錄機等現代化的辦公機器設備，要充分利用現代科技，特別是光盤技術、微縮技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快推動檔案管理的信息化規范化進程。

3、嚴格規范延吉市生產力促進中心的檔案管理制度

逐步實現規范化管理，沒有規矩不成方圓，如果檔案管理始終無法可依、無章可循，就難以走上規范化管理的道路。檔案管理規范化的目標是要建立最符合單位運營的檔案管理流程，制定與之匹配的評價標準。并且在標準最終確定之前，充分吸取采納其他相關部門的意見，促進各部門之間的協同合作和相互監督。

4、采取相關措施做好延吉市生產力促進中心檔案的安全性防護工作

延吉市生產力促進中心作為國家的支柱產業，應當響應國家號召，做好單位核心機密的保密工作，保護知識產權和商業機密。對于一些特殊載體，尤其是通過互聯網渠道傳輸的檔案文件，更要重點防護。加強對電子檔案的保管，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備，做好防塵防潮燈相關工作。同時謹慎起見，對于關鍵文檔還要做好數據備份工作。

結束語

在新的歷史階段，我們應當及時拋棄陳舊、低效的檔案管理模式，轉變發展觀念，培養管理人才，更新技術設備，推進現代化信息化和安全化進程，讓檔案的科學管理助力生產力水平的快速發展。

參考文獻：

[1]李彤.電子文件對文書檔案管理工作的影響及對策[J].科技視界.2012（05）