關于檔案工作現代化管理分析

韓英

[摘 要] 21世紀的到來標志著信息化時代大門的開啟，高科技發展預示著檔案工作管理現代化發展的必然趨勢。目前，隨著個人電腦現代化辦公設備的廣泛應用，科學技術的發展對檔案管理工作有了特別大的影響，許多的資料，向無紙化的電子文件轉變，兼具便捷、存儲量大的優點，本文就吉林省延吉市市容管理中心的檔案管理現代化進程探討了目前檔案管理工作現代化所具有的優勢條件，并就好的檔案工作現代化管理工作方法方略展開分析。

[關鍵詞]檔案工作；現代化；管理；優勢分析；方略分析

引言

現代社會不斷發展，網絡信息化建設不斷深化，標準化以及規范化的工作方式是檔案管理現代化工作新的追求。提高檔案管理基礎工作水平和檔案管理工具技術水平，在收集、整理、鑒定、著錄、保管、錄入、標碼、歸檔、索引、應用等方方面都是檔案管理工作的努力方向。嘗試更新觀念，學會轉變思路，做到與時俱進，不斷開創新模式取得新進展，才能在新時期經得起市場經濟的考驗，跟得上時代的潮流，才能提高檔案的使用效率和管理水平，促進檔案管理業又好又快的發展。

一、現代化的檔案管理優勢

1.規范性與標準性

網絡管理檔案有利于檔案標準化管理的推廣和應用，在實際工作中，檔案工作十分的繁復和瑣碎，網絡管理有其規范與標準，特別是吉林省延吉市市容管理中心的檔案管理的檔案工作是政府統一指導和管理的，從總體上提高現代化水平，必須摸清的吉林省延吉市市容管理中心的工作動態，檔案工作現代化使得檔案部門能迅速而準確地提供現代化所需的檔案材料，大大的提高工作效率與工作質量，為有需要的人也節省了時間。運用現代化管理手段建立起支持檔案信息存貯處理和傳輸的高效率的檔案信息管理系統，可以幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄，速度無可比擬與挑剔[1]。

2.便捷性與簡易性

隨著我國社會的前進，檔案事業不斷發展，種類和數量急劇增長膨脹，對保管和使用提出了更高的要求。檔案部門及時地無遺漏地向使用方提供所需要的檔案材料并迅速傳遞到每一個需要利用的地方，這種便捷性與簡易性只有網絡管理檔案可以不費吹灰之力的做到，因而現代化的檔案管理至關重要。畢竟手工紙質檔案管理存貯量小、錄入慢、檢索慢、保存時間有限，而且分辨率低、成本高等一系列問題以然成為檔案管理發展的瓶頸[2]。不得不說標準化、規范化、系統化、科學化的電子計算機及通訊技術，是實現檔案工作現代化可靠的技術基礎。網絡檔案管理查詢時，任意組合查詢，在檢索入口輸入即可，網絡系統會將全部信息托盤而出。檔案網絡管理是文件檔案管理的發展趨勢，建立計算機網絡連接互動性，實現資源共享，快捷地利用信息資源，使一切變得便捷簡易，有效地推進了我國檔案信息化工作的持續健康發展。

二、檔案管理工作現代化的主要內容與方略

1.培養檔案管理人才隊伍

隨著社會日新月異的變化，建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業人才隊伍是必不可少的[3]。設備的現代化和管理的科學化必須為管理人員所了解熟悉，以吉林省延吉市市容管理中心的檔案管理隊伍為例，獻計獻策，較高的政治素養和豐富飽滿的精神是一個管理者的理想素質，對其進行電子計算機的基本理論和基本技能培訓，不斷更新知識，熟悉掌握技術操作和管理。培養懂專業知識，還懂信息技術，兼具綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，加強機關檔案人員的技能培訓，兼具素質與職業能力，使他們起到參謀作用領導作用。

2.資源共享引領檔案管理

信息時代里，網絡化環境中的檔案信息資源共享性是新時期檔案管理現代化的核心內容，有利于拓展網絡檔案管理的社會效益，增大使用者基數，利用信息化技術推動共贏互利是今后檔案經濟發展的方向。電子信息時代到來，加強檔案信息資源建設，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。利用日益普及的數字化和網絡化技術建立起規范標準的共享的目錄數據庫和內容數據庫。檔案的使用將預示著檔案信息資源可以通過網絡為社會利用，為社會服務。把檔案工作的重心放到知識經濟以及檔案事業發展優質服務軌道上來。做到知識經濟發展與檔案工作的并駕齊驅。檔案管理現代化的關鍵在于信息化與資源共享性，是檔案現代化的方向與內涵的最終取向。

3.檔案工作技術的先進化

現代檔案的記錄與存儲，整理與使用，加工與查找，共享與傳遞各個環節都要用先進的科學技術實現工作手段的現代化。技術的達關才是硬道理，檔案的檢索查找、編目整定、庫房管理、閱覽管理以及統計工作記錄工作都涉及到聲像技術電訊設備、電子計算機技術、印刷打印技術、復制粘貼技術、縮微技術等等。信息的共享與網絡溝通需要統一的標準與規范技術的支持，檔案數據的交換和檔案信息的傳遞，檔案資源的共享和網絡平臺的鏈接等等都需要通過強大的技術支持，用先進的信息技術確保檔案管理現代化各項指示指標得以有效實現。

三、結束語

吉林省延吉市市容管理中心的檔案管理是指延吉市在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會有保存價值的各種形式的文件材料。檔案管理成果同市容管理的有機結合決定了該市資源配置的取向和模式，決定著該市的版圖和未來發展規劃，對于實現延吉市未來的戰略發展，有著記錄過去，提醒現在，預示未來的作用，全面的影響著延吉市的發展道路，現代化檔案管理的技術對檔案管理本身有著深遠的影響，對延吉市市容的改善也有著助力作用。

參考文獻：

[1]邵鋒.淺析實現公路施工企業物資管理現代化的途徑和措施[J].中小企業管理與科技（上旬刊）.2010（07）

[2]武春梅.對檔案管理工作現代化進程的有效措施分析[J].中小企業管理與科技（上旬刊）.2010（10）

[3]堅持兩手抓同心協力團結拼搏再接再厲努力開創全省檔案工作新局面──靳秀華副局、館長在全省檔案工作會議上的報告（節錄）[J].浙江檔案.1997（04）