強化民生檔案管理工作的意義及策略

楊學梅

[摘 要]隨著經濟社會的快速發展，社會階層高度分化，人員流動日益頻繁，人民群眾對民生檔案的管理工作有了更高的需求。本文從強化民生檔案管理工作的意義出發，提出幾點強化民生檔案管理工作的策略。

[關鍵詞]民生檔案；管理；規范

檔案記錄了過去工作和歷史的真實情況，能為社會各項工作提供備查的依據，是第一手的參考材料，檔案工作是社會管理工作的一項重要內容。而民生檔案，泛指與人民群眾生產生活、權利息息相關的民計民生檔案，包括勞動就業、社會保障、社會管理、教育醫療、婚姻生育、食品安全等民生領域中形成的各類檔案。民生檔案真實記錄了民生建設的各個過程，是維護人民群眾權益的原始憑證，是評價民生工作成果的重要標志。民生檔案工作是充分發揮檔案部門的示范帶動及典型引導作用的基礎，是檔案部門實現統籌協調，并發掘更適合現代社會的民生檔案管理機制，實現民生檔案工作可持續發展的前提。

一、強化民生檔案管理工作的意義

每個人從生老病死到衣食住行，都與民生檔案息息相關。民生檔案是維護人民群眾權益最原始的憑證，記錄了社會管理的歷史，體現了人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題。民生檔案管理工作的有效開展是落實黨委、政府各項民生政策，維護人民群眾的權益，更好的為民生服務，保障民生，構建和諧社會的重要保證。隨著經濟社會的快速發展，社會階層高度分化，人員流動日益頻繁，人民群眾對民生檔案的管理工作有了更高的需求。各級黨委政府工作將關注民生，改善民生當作工作的重點。強化民生檔案管理工作，需要順應形勢，以人為本，遵循新思路，尋求新突破，不斷開創新局面，關注民生、服務民生，在實現檔案事業的全面、協調、可持續發展的同時，為人民群眾提供更為及時、更為全面、更為有效的服務，是保持檔案事業的健康有序、持續高速的發展的重要社會條件。民生檔案信息涉及到人民群眾的切身利益，范圍較廣且種類繁多，動態性較強，民生檔案管理工作仍存在著管理混亂、水平不一、資源分散、基礎設施滯后等不足，具體表現為民生檔案的種類較為繁雜，歸屬不清，保存不一，無法確定由哪一部門負責管理，管理的標準也不盡相同，有的民生檔案是根據本身所在部門及相關行業標準進行管理，也有許多部門沒有相關的行業管理標準及實際操作管理辦法，也談不上規范化的檔案部門管理指導，致使部門民生檔案管理力度不夠，甚至出現無人整理的現象。民生檔案接收進館的范圍沒有明確界定，保存條件比較有限，民生檔案的移交及接收工作開展困難。民生檔案現代化建設程度不高，信息化及數字化有待提高，其檢索功能難以滿足越來越高的民生檔案利用率的需求，民生檔案管理工作亟待提高。強化民生檔案管理工作，將民生檔案工作擺在突出位置，是我國構建和諧社會的要求，是轉型變革時期檔案管理工作存續與發展的基本策略，也是體現檔案社會價值的有效途徑。

二、強化民生檔案管理工作的策略

（一）規范民生檔案管理工作

規范各類民生檔案管理工作是充分發揮民生檔案價值的重要保障。建立健全的檔案管理規章制度，健全民生檔案工作規范，根據不同形式、不同服務人群等制定相關的業務標準、管理標準及其需要遵循的行業標準，實現民生檔案的實體進行分散保管，同時進行統一指導管理。完善民生檔案管理制度體系，包括歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續、工作職責及保管、借閱、記錄、統計等各個方面，以規范化的民生檔案工作及符合實際的業務標準對民生檔案相關部門加以指導，制定本行業民生檔案歸檔范圍和保管期限、整理辦法、管理規范等標準文件，實現檔案管理各個環節的規范化管理。完善民生檔案歸檔制度，設置分類方案和保管期限表，完善檔案整理、檢索目錄編制、檔案鑒定銷毀移交等業務標準。制定民生檔案分類整理的方法及規定，保持檔案整理方法的一致性與正確性，切勿將立卷與組件混用，采用定時制的標識方法劃分保管期限。依照國家相關規定，運用雙套制歸檔對電子文件或電子數據進行整理歸檔，做好數據的脫機備份，及電子檔案的紙質化管理及異地備份。建立民生檔案登記及年檢制度，對各類民生檔案進行排查和登記工作，詳細記錄當地民生檔案的形成和管理單位、主要內容、數量、整理規范和標準、信息化建設、開放利用規定和利用情況、移交進館規定等信息，利于有效掌握民生檔案的形成規律、利用情況及管理現狀，便于監督。強化對民生檔案管理工作的監督力度，加大業務指導監督力度，從源頭上抓起，明確相關部門責任，切實抓好與群眾切身利益密切相關的各類民生檔案管理和利用的監督指導。將民生檔案管理工作納入考核范圍，使考核的結果能成為評判單位檔案管理成效的重要依據，同時嚴格開展執法檢查，及時發現民生檔案工作中存在的違法現象，嚴格加以查處，不斷提高工作人員依法管理民生檔案的意識，促進民生檔案工作走向規范化、制度化、標準化，逐步推動民生檔案工作的法制化發展。

（二）加大民生檔案的現代化建設

進入信息時代以來，電子計算機和網絡技術得到廣泛地利用，越來越多的電子文件應運而生，人民群眾對信息有了更快、更全、量更多的需求，在這樣的形式下，只有加大民生檔案的現代化建設，改善民生檔案工作場所的基礎設施，為檔案室配備各種專業設施設備，加速民生檔案信息化進程，在接收新的檔案進館的同時，接收檔案電子信息進館，以關注民生、改善民生為著眼點，全面部署民生檔案數字化工作，實現責任到人、任務到人，安排專門人員深入挖掘現有的民生的檔案資源，加強整理、編目，大力推進檔案信息的深加工，并對館藏利用較高、最頻繁的檔案優先進行數字化加工，實施檔案的全文掃描，同時結合檔案利用工作的實際情況，制作電子民生檔案目錄，加快館藏檔案的劃控和數字化工作，逐步發展成可以提供網上在線查詢服務，提高民生檔案利用的效率。利用電子技術提供電子信息服務，拓寬利用渠道，充分發揮檔案的參考和資政作用。加快實現運用電子信息技術手段提高查檔工作效率，通過計算機檢索系統迅速獲取所需信息，避免群眾因無法確定所需檔案保存地而到處奔波的現象，以滿足日益增多的查檔人員的需求。運用現代技術，制作與人民群眾息息相關的民生專題檔案，并將其連接至接待窗口，以提高查檔的工作效率。將人民群眾關注的熱點進行數字化掃描，并將著錄條口與掃描全文進行掛接，最大限度地方便百姓對民生檔案的利用，提升民生檔案管理工作的水平及效率。

（三）增強民生檔案的利用效能

積極適應群眾和民生的需求，整合檔案資源，拓寬利用渠道，豐富利用內容，增強民生檔案的利用效能。配備相應的設施、設備，向社會公開服務形式和手段，為公民獲取民生檔案信息提供便利，同時采取切實有效的舉措，公開民生檔案查閱流程和服務承諾，編制行之有效的民生檔案公開指南，通過設立公開欄、網上公開等多種形式，為群眾查詢檔案提供便利，以充分發揮民生檔案的作用。例如具備專題檔案展覽、開展檔案走進社區活動、開通便民服務“綠色通道”等活動，規范檔案查閱利用的收費項目、標準，取消不合理收費，降低群眾查閱利用檔案的成本，使檔案真正成為服務廣大人民群眾的活資料。整合各民生檔案單位建立相應地檔案冊，諸如戶籍檔案、醫院出生檔案和病史檔案、單位職工培訓檔案、勞動就業檔案、農村農保檔案等，必要時可以開展信息共享，創辦人民的個人信息庫，人民憑借有效身份證明，就能方便地查詢到個人信息，促進民生檔案的利用效能。充分發揮各民生檔案的作用，為諸如優待撫恤、養老服務、婚姻登記等各項民生提供服務。將改善民生作為民生檔案管理工作的出發點和落腳點，積極編研人民群眾關注的熱點問題及難點問題，使民生檔案的利用更為深入。

（四）提高檔案管理工作人員素質

各單位需要明確檔案員的工作職責，增強檔案員的責任意識，認識到檔案管理工作的重要性，具備良好的保密習慣，以飽滿的工作熱情、奮發向上的精神，為發揮檔案事業的作用多做貢獻。精心挑選熟悉檔案業務，掌握檔案管理專業的知識，并忠實于檔案管理工作的檔案員。還可根據實際情況，安排檔案員進行業務培訓工作，提高檔案員業務能力。關心支持檔案管理工作人員的工作，提高其待遇，獎懲分明，保持民生檔案管理工作隊伍的穩定性。檔案管理工作人員自身也應當在不斷學習業務知識的基礎上，不斷提高自身的信息素養，增強自身的網絡技術信息管理、利用能力，信息資源處理能力，以扎實的工作能力，熟練的技能，大膽的創新精神，飽滿的工作熱情，為民生檔案管理工作的發展做出貢獻，以自身極大的熱心、耐心，全心全意為人民服務。

參考文獻：

[1]何萍.加強民生檔案工作服務和諧社會建設[N].中國檔案報.2009